Um dos princípios fundamentais da legislação trabalhista é o controle da frequência dos trabalhadores. Estabelecer com exatidão o número de horas trabalhadas, os horários de entrada e de saída de cada pessoa, as horas extras e as ausências por assuntos alheios ao trabalho é um pilar da relação trabalhista.
E na era da transformação digital, o clássico livro de ponto e o relógio com cartões de registro são complementados com um sistema eletrônico, capaz de compilar, armazenar e processar a informação de uma equipe que se encontra em campo, ajudando os chefes e colaboradores a terem um controle eficiente de suas horas trabalhadas.
Requisitos para um controle de ponto eletrônico
Seguindo as normas que regulamentam as atividades trabalhistas, os sistemas computacionais de controle de ponto e determinação das horas de trabalho devem cumprir com as seguintes características:
1. Marcaçoões
Partimos do pressuposto de que, independentemente do tipo de registro de frequência que utilize o empregador, existe a obrigação de realizar um controle de ponto, baseado em um ato voluntário e não obrigatório ou controlado presencialmente por um chefe ou responsável. Nome completo do trabalhador, número de sua cédula nacional de identidade, data, hora e minuto que começa ou termina a sua jornada de trabalho e os dados do empregador devem ficar registrados. Opcionalmente, o empregador pode incluir informação sobre a saída ou retorno do horário de almoço.
Se houver algum inconveniente ao realizar os registros, é recomendável gerar um alerta sinalizando o dia, hora e lugar da operação falhada, emitindo, além disso, um código da operação e uma mensagem de erro, que serão armazenados no sistema e entregues ao trabalhador, seja em papel ou através de envio eletrônico.
Por último, tudo deve ser transferido online, a uma base de dados central, deixando o registro organizado e online, ao qual é possível acessar posteriormente desde dispositivos fixos ou móveis, sem prejudicar os backups que forem incluídos posteriormente.
2. Identificação
O controle de ponto eletrônico pode ser realizado de maneira presencial ou através de um login remoto, usando aparelhos portáteis ou computadores localizados fora do estabelecimento do empregador. É possível recorrer aos parâmetros biométricos, cartões com tarja magnética ou outros documentos de identificação, chaves ou password, token, entre outros.
É fundamental ter certeza sobre a identidade da pessoa que efetua o respectivo registro, a data do evento e, se for aplicável e necessário, a sua localização. Tudo isso sem que o mecanismo de identificação escolhido viole os direitos fundamentais dos dependentes.
Se os cartões com tarja magnética forem escolhidos como meio de identificação, este deve estar associado ao número da carteira nacional de identidade do trabalhador e estar impresso acompanhado de seu nome completo.
Quando o sistema de controle de frequência é realizado através de dispositivos móveis, como os celulares, estes sempre deverão ser portados pelo trabalhador. A ideia é que aparelho sempre esteja disponível para realizar registros. O sistema deve evitar que a determinação da hora do registro fique exposta ao critério exclusivo do empregador.
No caso de usar senhas para os sistemas de controle de frequência, estas devem permitir que os funcionários que as possuam possam modificá-las sem muitas restrições que não sejam as dos parâmetros mínimos de segurança, como a quantidade mínima de números, letras ou uso de maiúsculas.
Uma fórmula alternativa de controle deve considerar, por exemplo, quando as pessoas apresentam problemas frequentes diante de um registro biométrico. Cartões de aproximação ou senhas são algumas opções.
3. Comprovantes de identificação
O sistema de controle de frequência tem que entregar algum tipo de comprovante de maneira automática ao trabalhador. O dispositivo deve entregar uma garantia de maneira física, com uma impressora, por exemplo, ou de maneira eletrônica, enviando automaticamente, através de um e-mail a uma conta pessoal ou institucional que o trabalhador deve informar para este fim.
O empregador pode recorrer a uma intranet, totens com tela touch, entre outros recursos para melhorar a disponibilidade da informação, mas a obrigação de entregar um comprovante de controle de frequência não se entenderá como cumprida enquanto este não for enviado automaticamente por e-mail, informação que deve ficar registrada nos respectivos contratos de trabalho ou anexos dos mesmos.
Todos os comprovantes deverão indicar, pelo menos, a data e a hora do registro, o número da cédula de identificação do trabalhador, o ID, a razão social e os dados de domicílio do empregador. Se o registro é realizado com dispositivos portáteis com sistemas de posicionamento global (GPS), o comprovante deverá sinalizar, também, o lugar em que a marcação é realizada, com a maior precisão possível.
4. Relatórios Semanais
Dada a capacidade dos sistemas informáticos atuais de obter automaticamente resumos de horas semanais, mensais ou outras horas trabalhadas, os empregadores que optem por estes sistemas não terão a necessidade de gerar e manter assinados livros de presença.
5. Disponibilidade do serviço
Cabe ao empregador a responsabilidade da operação e manutenção do sistema. Isso implica dar ao trabalhador a garantia de que não perderá a possibilidade de registrar os eventos associados com a jornada de trabalho.
Da mesma forma, a informação armazenada deve ser copiada em dispositivos externos, onde possa ser recuperada em caso de algum incidente. Além disso, as bases de dados deverão ter sistemas de segurança que impeçam o acesso de pessoal não autorizado, prevendo uma possível adulteração.
6. Verificação:
O sistema deve ser verificado pela companhia antes de colocá-lo em prática. O processo precisa incluir a revisão, no sentido de software e hardware, de todos os aspectos técnicos, funcionais, de segurança e inviolabilidade indicados neste relatório.
Durante a análise, é preciso considerar aspectos relacionados com:
–segurança – incorporando medidas para impedir a alteração da informação ou intrusões não autorizadas.
–confidencialidade – assegurando a visualização de informação de acordo aos perfis de segurança pertinentes e apropriados para cada função.
–disponibilidade – considerando componentes e desenvolvimentos tecnológicos que garantam a permanente disponibilidade da informação que for mantida armazenada, para a sua consulta online.
–geolocalização – para quando o controle seja realizado através de um sistema de GPS, se empreguem equipamentos atualizados e com altos padrões tecnológicos.
–funcionalidade – culminando num relatório de suporte às provas ao que foi submetido o sistema de controle de presenças.
7. Acesso para fiscalização:
A informação existente deve estar atualizada e disponível a todo momento para o trabalho dos fiscalizadores, sendo esta uma área de responsabilidade do empregador.
8. Compatibilidade com outros sistemas
O controle de presença digital deve operar com o princípio de complementaridade com outros sistemas. Existem casos, como o da área da construção, onde é possível que se precise de mais de um sistema e o importante é que eles se complementem.
Quais benefícios oferecidos por um sistema de controle de frequência?
Ao utilizar um sistema digital, é possível administrar, armazenar, e acessar a informação em tempo real. Agora a informação pode ser obtida de maneira imediata a partir de um computador ou dispositivo móvel.
Para a empresa, a implementação de um controle de frequência digital entrega uma solução eficiente de controle de absenteísmo, assim como economiza tempo ao automatizar a gestão da informação chave sobre o registro da frequência, cálculo de horas extras, autorizações, turnos, entre outros dados essenciais para a área de Recursos Humanos, supervisores e chefes.
Além disso, permite gerar relatórios e uma série de dados estatísticos que podem ser usados para visualizar o rendimento geral da empresa com mais eficiência. Apoiam ao combate de condutas fraudulentas, como a marcação de presença realizadas por terceiros.
Finalmente, conferem mais garantia no quesito segurança dos dados, ao estarem guardados de maneira digital e respaldados em servidores externos.
E se falamos dos trabalhadores, os benefícios direcionam a uma melhor transparência no registro, o acesso às estatísticas as quais podem ser usadas para analisar o seu próprio comportamento, além de revisar suas faltas, horas extras e outras informações relevantes.
A otimização do tempo também é um fator importante aqui. Isso porque ao ter um acesso rápido e organizado, o trabalhador é beneficiado, já que não tem que destinar demasiado tempo ao revisar sua informação em tempo real e através de dispositivos fixos ou móveis.
Como DataScope pode te ajudar a ter controle de presença de sua equipe em campo?
Quando uma empresa necessita ter controle e oferecer um alto padrão de serviço de seus trabalhadores em campo, um sistema de presença permite estabelecer um fluxo de comunicação entre o escritório e quem executa ações fora dela.
Com uma ferramenta digital deste tipo, é possível que um técnico em campo receba de seu supervisor de maneira remota uma ordem de trabalho com todas as especificações para completar o seu trabalho. Por sua vez, o supervisor recebe de volta a ordem de trabalho concluída e assinada por ambas as partes para a sua validação. E, finalmente, o cliente recebe uma cópia para sua garantia.
As vantagens deste tipo de sistema automatizado proporcionam uma melhor eficiência da equipe em campo, a possibilidade de centralizar dados coletados, gerar relatórios automáticos e personalizados, entre outras características que permitem reduzir os tempos de execução e oferecer uma qualidade de serviço que beneficia tanto a empresa como os seus clientes.
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