Ainda existem muitas empresas que continuam usando papel para criar formulários, faturas e para armazenar diferentes tipos de informações. O gerenciamento eficiente dessa quantidade crescente de documentos em papel precisa de um sistema de gerenciamento adequado para documentos nesse formato. No entanto, se compararmos esse método às plataformas digitais, há várias desvantagens que não podem ser desconsideradas antes de escolher um sistema de gerenciamento de para manter informações comerciais seguras e acessíveis.
Listamos abaixo algumas das dificuldades de se utilizar documentos em papel:
Falta de espaço de armazenamento
Os documentos em papel podem ocupar uma quantidade significativa de espaço e a quantidade de papel só tende a aumentar dia após dia. Além disso, os documentos geralmente precisam ser armazenados manualmente para que possam ser acessados o mais rápido possível.
Problemas relacionados à segurança
Independentemente do tamanho, para qualquer organização é importante proteger seus dados e outros ativos valiosos. Um dos maiores riscos de segurança da informação para as empresas é o papel, pois documentos impressos podem ser facilmente perdidos, manipulados ou danificados, enquanto dados digitais podem ser criptografados e mantidos com segurança em discos rígidos ou em dispositivos eletrônicos.
Propensão a danos
Documentos físicos podem ser facilmente danificados, perdidos, extraviados ou roubados. Um incêndio ou desastre natural pode significar a perda de informações essenciais. Se você não possuir cópias, não há como recuperar as informações caso algum acidente ocorra.
Transporte de documentos
O transporte de documentos em um sistema que só utiliza papel é bastante complicado, lento e ineficiente. Com um sistema de gerenciamento de documentos digitais, você pode simplesmente adicionar anexos a um e-mail e enviar informações instantaneamente.
Problemas para editar
Se você quiser fazer alterações em um documento em papel, precisará escrever todo o conteúdo novamente. Isso precisará ser repetido toda vez que você desejar fazer mais correções. Você deve fazer uma cópia do documento original para distinguir todas as alterações que foram feitas.
Alto custo
Uma das maiores desvantagens dos sistemas de gerenciamento de documentos em papel são os custos associados. Além de toneladas de papel, você precisará de mais impressoras, fotocopiadora e todo tipo de material de escritório. Esses custos só aumentam e podem se tornar uma despesa significativa em muitas organizações.
Restrição na comunicação e colaboração
Ao trabalhar com documentos em papel, a colaboração é extremamente difícil. Se vários chefes de departamento precisarem criar um documento comum, eles deverão ter várias cópias impressas, fazer todas as alterações necessárias separadamente e compartilhar a versão entre si antes de começar a trabalhar na versão final. Os sistemas de gerenciamento de documentos digitais permitem que os usuários colaborem de maneira fácil e rápida, permitindo também o rastreio de todas as alterações feitas.
Dano ambiental
Usar papel é ruim para o meio ambiente e não ajuda muito a melhorar as credenciais ecológicas da sua empresa. Muitos dos trabalhadores de hoje em dia querem trabalhar para empresas que priorizam a sustentabilidade e muitos consumidores também preferem alternativas ambientalmente amigáveis. Substituir papel por documentos digitais é também uma forma de atrair e manter essas pessoas, sejam clientes ou funcionários.
Investir em um sistema de gerenciamento de documentos digitais reduzirá a quantidade de papel desperdiçado no escritório da sua empresa e aumentará a efetividade e produtividade de suas operações. É também uma maneira de as empresas mudarem toda a sua abordagem de armazenamento e gerenciamento de dados. Você está pronto para essa mudança? Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos soa como a solução ideal para o seu negócio?
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