La ISO (Organización Internacional de Normalización) define la gestión de instalaciones como “la disciplina que engloba diversas áreas para manejar el mejor funcionamiento de los inmuebles y sus servicios asociados, mediante la integración de personas, espacios, procesos y las tecnologías con el propósito de mejorar la calidad de vida de las personas y la productividad del negocio». Las operaciones de gestión de instalaciones deben cumplir con los estándares más altos, lo que significa que los procesos deben completarse al mismo nivel todo el tiempo.
¿Cómo pueden los gerentes de instalaciones asegurar la coherencia y la eficiencia de todas las actividades? Hasta hace poco tiempo, utilizaban manuales y listas de verificación en papel para garantizar que todo estaba bajo control y para tomar nota de los problemas y procesos que debían optimizarse. Usando este método, los gerentes no tenían acceso a información en tiempo real, particularmente si no estaban basados en las ubicaciones donde trabajaba el personal. Por lo tanto, no podían garantizar que los empleados estuvieran realizando sus tareas como se esperaba. Las listas de verificación en papel solo pueden proporcionar una imagen limitada de la que está ocurriendo en terreno, es por eso que un número creciente de empresas están prefiriendo las listas de verificación digitales.
Listas de verificación digitales
La digitalización les da a los gerentes un control preeminente de las operaciones y de la información porque permite que el personal comparta información con las oficina central desde donde sea que se encuentren. Por lo tanto, los gerentes tienen una visión en tiempo real de lo que sucede en el terreno.
Las listas de verificación digitales no solo proporcionan mayor visibilidad; también ayudan a la organización a garantizar que cualquier problema se resuelva de manera rápida y eficaz. No es necesario ingresar manualmente la información en las hojas de cálculo, ya que esto puede causar retrasos y errores.
Objetivos de la gestión de instalaciones
Las funcionen de los gerentes de instalaciones incluyen:
- Asegurar que las operaciones se ejecuten de manera eficiente.
- Velar por la seguridad de los trabajadores y clientes.
- Asegurar que las operaciones se realicen de acuerdo a las leyes, a la normativa gubernamental y a las directrices proporcionadas por la industria en cuestión.
- Aumentar la productividad y ahorrar recursos.
Como podemos ver, la gestión de instalaciones cubre una amplia gama de disciplinas, y las listas de verificación digitales pueden ser de gran ayuda con todas ellas. Aquí te mostramos cuatro ejemplos de cómo el uso de esta herramienta puede aumentar la eficiencia y garantizar el cumplimiento de los procedimientos según la normative vigente.
Seguridad
Cuidar de un edificio y mantener las instalaciones comerciales seguras puede ser una tarea complicada. Las listas de verificación digitales que brindan acceso a un registro digital de cuándo se realizaron las verificaciones, quién realizó la inspección y cuáles son los problemas más recurrentes. Si hay problemas críticos, estos deben resolverse rápidamente, antes de que empiecen a afectar gravemente a las empresas. Al adoptar soluciones adecuadas de seguridad en el lugar de trabajo, puede dirigir tu negocio sin mayors problemas y lograr los objetivos comerciales deseados.
Salud y seguridad
El departamento de gestión de instalaciones debe controlar y gestionar los problemas relacionados con la seguridad. De lo contrario, se pueden producir condiciones insalubres que pueden provocar que los empleados se enfermen, sufran lesiones, pérdida de negocios, enjuiciamientos y reclamos de seguros. El desarrollo de una lista de control integral de salud y seguridad es un primer paso importante para establecer un lugar de trabajo seguro. La identificación de peligros potenciales y el desarrollo de procedimientos para manejarlos garantizarán la seguridad de tus empleados y demostrarán tu compromiso con la implementación de una cultura de seguridad en el lugar de trabajo.
Limpieza
Asegurar que todas las áreas de un edificio se inspeccionen y limpien a fondo es una tarea esencial. Las listas de verificación digitales brindan un registro de la fecha y hora en que se realizaron las inspecciones, y se pueden usar para guiar al personal mostrándoles lo que se necesita limpiar y cómo. Desde un punto de vista legal, contra con un registro digital es esencial para demostrar que la tarea ha sido realizada en un momento preciso por un trabajador específico.
Asegurar que el negocio esté funcionando sin problemas
Los gerentes de las instalaciones deben realizar inspecciones diarias para asegurarse de que las instalaciones estén funcionando como deberían diariamente. Esto incluye tareas básicas como encender y apagar las luces en áreas específicas, distribuir publicaciones o reabastecer las máquinas expendedoras. El uso de listas de verificación digitales les ayuda a recordar lo que deben hacer y mantener un registro de las tareas que ya han completado.
Conclusión
Los gerentes de instalaciones se encargan del mantenimiento diario, los planes de contingencia actualizan la identificación de problemas potenciales antes de que ocurran y la implementación de soluciones a los problemas lo más rápido posible. También deben proporcionar orientación al personal para garantizar que todas las tareas se completen a tiempo y con los estándares adecuados. Las listas de verificación digitales respaldan estos procesos, lo que permite un mayor control y hace que las operaciones sean más eficientes. La gestión de instalaciones consiste en una compleja coordinación de todo lo que sucede dentro de una instalación. Sin embargo, esta tarea se ha vuelto mucho más manejable y efectiva a través del uso de herramientas digitales como las listas de verificación digitales y el software de administración de instalaciones.
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