Para llevar a cabo un proceso eficaz de gestión y seguimiento de órdenes de trabajo, sigue estos consejos.
Digitaliza tu proceso de orden de trabajo
El papeleo se puede perder fácilmente. El uso de órdenes de trabajo digitales eliminará este problema y no tendrás que preocuparse por malinterpretar la escritura desordenada. Mediante el uso de órdenes de trabajo digitales, tus formularios podrán integrarse automáticamente en el sistema de tu empresa, lo que facilitará las cosas a todos los miembros de tu equipo. Además, es más fácil enviar y recibir órdenes de trabajo digitales.
Identifica y describe el problema.
Trata de describir en palabras simples lo que sucedió o el mal funcionamiento. Si la causa no está clara, los técnicos pueden perder tiempo tratando de encontrar el problema.
Utiliza una orden de trabajo para cada problema
Algunas tareas pequeñas pueden parecer irrelevantes de rastrear, pero suman horas a la carga de trabajo semanal de tu equipo. La creación de órdenes de trabajo para tareas más pequeñas puede ayudar a tu empresa a ahorrar tiempo y solucionar problemas más rápidamente en el futuro. Al tener un sistema de registro, puedes verificar el historial de órdenes de trabajo del activo y ver qué partes se reemplazaron recientemente.
Prioriza tus órdenes de trabajo
Algunas solicitudes deben tratarse como de alta prioridad, especialmente si involucran la seguridad del sitio o del personal. Es posible que no sea necesario abordar otras solicitudes de mantenimiento de rutina como primera prioridad, pero el hecho de tener un procedimiento de priorización de órdenes de trabajo de mantenimiento implementado evitará que los solicitantes marquen cada orden de trabajo con una prioridad alta.
Seguimiento del inventario
Una orden de trabajo puede ayudarte a realizar un seguimiento del tiempo y los costos. También puede ayudarte a rastrear piezas, materiales, órdenes de compra y recibos. Es por eso que muchas soluciones CMMS vienen con software de gestión de inventario. Incluso puedes ajustar su configuración para recibir notificaciones cuando e inventario esté bajo.
Cómo crear la orden de trabajo perfecta
La mejor manera de identificar y resolver las inquietudes de la orden de trabajo es comprender el recorrido que toma una orden de trabajo. Aunque cada uno es diferente, la mayoría comienza cuando un cliente interno o externo inicia una solicitud. Completar una orden de trabajo puede llevar minutos, horas, días o más, dependiendo de la complejidad del trabajo. Cada orden de trabajo tiene tres fases principales: creación, finalización y registro. Estas fases se pueden dividir en diferentes pasos como:
Identifica la tarea
Si trabajas con un mantenimiento planificado y realizas inspecciones de rutina, podrías prever averías inesperadas y anticiparte a futuros problemas.
Crea una solicitud de mantenimiento
Los detalles del trabajo deben reunirse y enviarse al equipo de mantenimiento para que se tomen las medidas necesarias. Por ejemplo, cuando una máquina se avería, un operador crea una solicitud de trabajo y la envía a mantenimiento.
Prioriza y programa las órdenes de trabajo
Algunos trabajos son más urgentes que otros. Algunos problemas no necesitan solucionarse de inmediato, pero otros son bastante urgentes. Es por eso que priorizar cada orden de trabajo es crucial. Después de priorizar, debe programar según una fecha límite establecida. Establecer una fecha límite mantiene a todos informados sobre las prioridades.
Asigna el trabajo
Cada orden de trabajo tiene que estar asignada a un técnico o grupo de trabajadores para que puedan realizar las tareas específicas.
La orden de trabajo queda cerrada y archivada
Una vez que se completa una orden de trabajo, el problema se cierra y se archiva. Un registro de órdenes de trabajo debidamente organizado es esencial para construir historiales de activos, revisar soluciones pasadas, prevenir problemas futuros y más.
Análisis de la orden de trabajo
Las órdenes de trabajo cerradas contienen información valiosa. Pueden proporcionar información sobre sus procesos que se puede utilizar para optimizar tus operaciones. Tener un registro de órdenes de trabajo también permite a los técnicos detectar rápidamente cualquier paso perdido o soluciones alternativas si surge un problema nuevamente.
Ventajas de usar órdenes de trabajo
Con las órdenes de trabajo, puedes obtener un mayor control sobre los procesos de mantenimiento. Además, asignar órdenes de trabajo a tu equipo te permite realizar un seguimiento y optimizar su desempeño.
Aquí hemos enumerado algunas razones para comenzar a usarlas.
Proporcionan información relevante
Una orden de trabajo proporciona información importante desde tareas específicas hasta todos los procesos de mantenimiento. Si tu objetivo es documentar cada orden de trabajo, debes obtener información detallada sobre una variedad de problemas que puedan surgir. Esta información le ayudará a resolver problemas más rápidamente la próxima vez que te enfrentes a problemas similares para mejorar la eficiencia del trabajo. Al estudiar estos datos, puedes encontrar la causa principal de cada falla del equipo, encontrar una solución y disminuir la frecuencia de problemas recurrentes. Además, si un problema sigue surgiendo con frecuencia, podría afectar a todo el proceso de mantenimiento. En tales casos, la información documentada se vuelve fundamental porque te ayuda a analizar y comprender dónde es necesario mejorar el proceso.
Ayuda a mantener los procesos organizados
Sin una orden de trabajo, los empleados crean solicitudes de mantenimiento de manera informal, sin documentación ni prueba, lo que genera ineficiencias, confusión sobre quién tiene que hacer qué y sobre las tareas prioritarias.
Permiten terminar los procesos de manera oportuna
Una orden de trabajo puede ser de gran ayuda para lidiar con tales ineficiencias al formar un modelo formal para crear, asignar y completar solicitudes de tareas. Como empresa, debes asegurarte de que las tareas más importantes se resuelvan primero. Una orden de trabajo de mantenimiento especifica el nivel de prioridad de una tarea. Si tu empresa no utiliza órdenes de trabajo, es posible que las tareas prioritarias no se resuelvan de manera oportuna. Esto podría generar costos importantes debido a la pérdida de tiempo y al equipo no disponible.
Mejoran la eficiencia del trabajo
Una orden de trabajo proporciona información para garantizar que todos los empleados estén en la misma página. Todo el mundo debe saber quién es el técnico para la tarea, qué temas son prioritarios y cuándo es el plazo.
Las órdenes de trabajo eficaces mejoran la comunicación para que todos tengan claro el papel que desempeñan. Por lo tanto, hay menos errores y mayor tiempo para corregir errores o aclarar confusiones.
Las órdenes de trabajo de mantenimiento también proporcionan un proceso estandarizado y mejoran la calidad, ya que cada tarea se realiza de una manera predefinida y optimizada.
Mejoran el cumplimiento de las normas de fabricación y seguridad
Los gerentes y jefes de áreas tienen los medios para tomar decisiones responsables que aumenten el cumplimiento de las reglas y regulaciones. Esto garantiza la seguridad de los empleados. Las órdenes de trabajo efectivas proporcionan los medios para ver, diagnosticar y mejorar las condiciones de salud y seguridad y ayudan a los gerentes a crear un entorno seguro y productivo
Aumentan la productividad
El tiempo de inactividad del equipo puede convertirse en un servicio deficiente, pérdida de beneficios y mayores costos operativos. Con un sistema de orden de trabajo de mantenimiento organizado, los usuarios pueden recibir y crear tickets de órdenes de trabajo aumentando la productividad. También reduce los tiempos de respuesta con una finalización del trabajo más rápida y una mayor transparencia.
Beneficios de usar órdenes de trabajo digitales
Un sistema de órdenes de trabajo digitales toma todos los componentes que componen el ciclo de vida del trabajo, desde la programación hasta la finalización, y los transforma en un proceso fácilmente realizable.
Un sistema de órdenes de trabajo automatizado elimina el flujo de documentos en papel o la necesidad de actualizar las hojas de cálculo manualmente. Además, acelera la aprobación, facturación, y mejora la comunicación con tu equipo y con los contratistas. Quizás lo más importante es que minimiza las oportunidades de error humano.
Al utilizar órdenes de trabajo digitales, puedes realizar una solicitud de mantenimiento a través de una aplicación web en lugar de tener que hacer una llamada telefónica, por lo que asignar tareas a los técnicos es más fácil que nunca. Si se necesita equipo nuevo, el técnico puede tomar nota de la orden de trabajo digital, dando a todos actualizaciones en tiempo real sobre el progreso del trabajo.
Conclusiones
Las órdenes de trabajo son la piedra angular de un gran mantenimiento. Cuando se administran correctamente, le dan a tu equipo la organización que necesita para ser eficiente. Una orden de trabajo de mantenimiento bien construida y un proceso de orden de trabajo bien estructurado facilitan el establecimiento de un programa de mantenimiento preventivo y permiten reaccionar efectivamente al mantenimiento no planificado.
Elegir las herramientas y los sistemas adecuados para administrar las órdenes de trabajo es la pieza esencial del rompecabezas. La digitalización de los procesos de administración de órdenes de trabajo puede beneficiar enormemente a tu organización, ahorrándole tiempo a tu equipo, manteniendo las cosas organizadas, administrando us recursos de manera más eficiente y facilitando el análisis de datos para hacer los cambios requeridos de manera más rápida y eficiente.
