Los formularios de Google, o Google Forms, son probablemente los instrumentos para crear formularios online más conocidos y populares gracias a su fácil y simple integración con otras herramientas de G-Suite, como por ejemplo, Google Drive.
Ventajas de Google Forms
Algunas de las ventajas que presentan los formularios de Google son:
- Rápida extracción de datos: desde los formularios se puede generar, de forma automática, una hoja de cálculos. Allí es posible visualizar las respuestas de forma más clara, aplicar filtros y así hacer un análisis de datos más profundo.
- Diversos formatos de preguntas: estos formularios permiten elegir entre varios formatos como por ejemplo, opción múltiple, menú desplegable, texto corto, respuesta en formato de párrafo, entre otros.
- Plataforma gratuita: otra ventaja innegable de Google Forms es que es totalmente gratis, no presenta límite de formularios y no tiene fecha de caducidad.
¿Qué sucede cuando no hay conexión a internet?
Pero, ¿qué pasa cuando queremos recolectar información en lugares donde no hay internet y necesitamos guardarla para enviarla luego?
Google Forms, como mencionamos, ofrece innumerables ventajas – siempre y cuando – el usuario pueda conectarse a una red. Desafortunadamente, la posibilidad de editar los formularios de Google de forma offline no existe aún.
Si bien se puede acceder a los datos obtenidos por el formulario de Google de forma offline, éstos no se pueden completar sin conexión a internet.
Esto sin dudas se convierte en un obstáculo para realizar determinadas actividades en terreno o a campo, donde muchas veces es difícil acceder a internet sin interrupciones en la conexión. En estos casos, es normal utilizar una libreta de papel para recolectar los datos y tener un registro de la tarea realizada.
Este paso en papel puede consumir hasta el doble de tiempo, retrasando las tareas planificadas para el día y quitándole horas de productividad a los técnicos en terreno.
Por ello, si se busca realizar este tipo de trabajos a campo, lo mejor será buscar otra herramienta que sí pueda utilizarse sin conexión. En un artículo anterior mencionamos las ventajas que ofrecen las encuestas offline y por qué pueden ser grandes aliadas para estas ocasiones.
Plataformas alternativas para usar sin conexión
Como se mencionó anteriormente, los Google Forms no son la herramienta más confiable si se trabaja en lugares con una conexión a internet inestable.
Una plataforma que permite completar formularios y encuestas, tanto de forma online como offline, es DataScope. Esta aplicación permite recolectar datos en cualquier momento y lugar. En caso que se pierda la conexión a internet, la plataforma carga la información y cuando vuelve a detectar una red disponible sincroniza todos los datos.
Otro valor agregado que ofrecen aplicaciones como DataScope (a diferencia de los Google Forms offline) es el contenido multimedia que se le puede agregar:
- Fotos desde el lugar donde se realiza la encuesta
- Firma digital de la persona encuestada, proveedor o cliente visitado
- Ubicación GPS
- Hora en que fue completado el formulario
- Lectura de códigos de barra y códigos QR
Además de las ventajas ya mencionadas, DataScope presenta la posibilidad de importar Formularios de Google a su plataforma, así como también de exportar formularios realizados en su plataforma a Google Forms. Esta funcionalidad, permite poder integrar las ventajas de ambas aplicaciones y optimizar la recolección de datos en terreno.
Utilizar DataScope o Google Forms, dependerá de los objetivos buscados y la dinámica de las operaciones de cada organización. Utilizar la tecnología para digitalizar procesos siempre será la mejor opción.
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DataScope es una plataforma que permite a diversas industrias agilizar, ordenar y evaluar el trabajo en terreno, gracias a sus formularios en línea que proveen indicadores en tiempo real y que son 100% adaptables a cualquier necesidad.
