Se podría pensar que los gastos generales de administración (incluidos el papel de impresión, tableros, clips y carpetas) son bastante reducidos, pero no se equivoquen; a menudo pasan desapercibidos, pero pueden tener un impacto negativo en sus ingresos totales y márgenes. Por lo tanto, si estás buscando una manera más sostenible de mejorar tus resultados financieros, debes tratar de reducir los gastos administrativos en lugar de reducir los gastos operativos.
La captura de datos usando formularios de entrada es una práctica importante en muchas industrias como la fabricación y distribución. En la actualidad, cuando la tecnología digital se está apoderando del mundo, muchas organizaciones siguen empleando formularios de papel para recolectar información en terreno. Si bien puede haber buenos motivos para seguir usando este método, los argumentos para hacer la transición hacia lo digital se están fortaleciendo cada vez más.
¿Por qué usar formularios digitales?
¿Cómo pueden los formularios digitales beneficiar a tu negocio? La digitalización de los formularios de recopilación de datos puede impactar positivamente tus operaciones productivas y comerciales. Aquí te diremos cómo los formularios digitales pueden reducir tus costos administrativos:
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Eliminación de costos de impresión y almacenamiento
Usando formularios digitales se puede trabajar efectivamente en terreno sin usar papel. Al implementarlos, no solo eliminas la necesidad de papel, sino que también suprimes los costos de impresión y almacenamiento y la necesidad de comprar accesorios para almacenar documentos manuales (por ejemplo, carpetas, portapapeles, bolígrafos, grapas, etc.).
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Erradicación de entrada manual de datos
Una solución de administración de formularios digitales te ayuda a eliminar el ingreso manual de datos del proceso de captura de información y te permite implementar el uso de firmas electrónicas en los formularios para acelerar los procesos de aprobación.
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Reducción del desaprovechamiento de recursos
La recopilación manual de datos necesita recursos que generalmente no están asociados con el papeleo, como el combustible y el kilometraje del vehículo. Los equipos en terreno que llenan formularios de papel deben entregar estos documentos en la oficina administrativa para su revisión y análisis. Esto le cuesta a tu negocio combustible, tiempo y recursos adicionales.
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Integración con otros sistemas
Los formularios digitales también pueden integrarse con otros sistemas, lo que permite a los usuarios cargar instantáneamente sus datos, metadatos e imágenes al servidor o a la nube, e interactuar y comunicarse con la oficina y el personal de campo en tiempo real. Por lo tanto, esta es una forma más eficiente y productiva de recopilar y enviar información y estarán accesibles y listos para ser utilizados cuando sea necesario.
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Simplificación de la entrada de datos
Al reemplazar los formularios en papel por los digitales, puede obtener procesos más rápidos, más fáciles y más ecológicos. El software de administración de formularios digitales puede reemplazar el antiguo archivador de datos, acelerando la recopilación de datos y optimizando el almacenamiento de información, permitiéndote acceder a cualquier tipo de documentos digitales, como órdenes de trabajo, solicitudes de compra, contratos y más.
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Estandarización de la recopilación de datos
Al implementar formularios digitales, puedes asegurarte de que todos los formularios de tu empresa se completarán de una manera estandarizada, de acuerdo a las necesidades de la organización lo que facilitaría el análisis y almacenamiento, mejoraría la eficiencia, disminuiría el tiempo usado y garantizaría que la información ingresada fuera correcta. El uso de formularios de papel hace que sea difícil estandarizar el proceso de captura de datos. Debes tener en cuenta que la falta de estandarización en la recolección de datos complica el proceso de ingreso de estos en el sistema de back-end.
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Aumenta la precisión de los datos
Con la administración de formularios digitales puedes decidir cómo deseas que los usuarios interactúen con tus formularios y garantizar que los datos ingresados sean confiables. Como resultado de esto, puede extraer datos directamente de las bases de datos, obteniendo información altamente precisa y reduciendo el tiempo de búsqueda.
Los formularios digitales pueden transformar tus equipos en terreno y la operación de back-office. Los formularios en papel causan desorden, su almacenamiento e impresión son caros, se pierden fácilmente, se los roban o simplemente se llenan incorrectamente. Y los datos de formularios ingresados incorrectamente pueden retardar el crecimiento de su negocio, creando bloqueos en el flujo de trabajo que dañan la productividad de tu compañía.
No importa si tu negocio es una empresa pequeña o mediana o una gran empresa, si tus prácticas actuales de administración de formularios son anticuadas, ineficientes o costosas, estás perdiendo la oportunidad de hacer crecer a tu empresa y de maximizar la productividad. ¡Empieza la transformación digital de tu empresa ya!
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