MRO significa Mantenimiento, Reparaciones y Operaciones, y se refiere a cualquier equipo o proceso utilizado para mantener una instalación en funcionamiento. El término se utiliza para describir el conjunto de operaciones y actividades que están asociadas con el mantenimiento de una planta o instalación y que pueden incluir en el mantenimiento físico de la estructura o edificio, en los sistemas que operan dentro de la instalación y en los equipos utilizados para producir bienes.
En una planta o instalación de fabricación hay una variedad de operaciones y actividades diferentes que tienen lugar dentro de esa instalación a diario. Para respaldar todas esas operaciones, los gerentes de planta, ingenieros y profesionales de adquisiciones deben contar con una variedad de productos y servicios para que la planta continúe con los procesos de producción sin mayores inconvenientes.
La compra de los diferentes materiales, productos y servicios necesarios se puede dividir en dos clases principales de gastos: gasto directo y gasto indirecto. El gasto directo se refiere a la compra de materiales, piezas y servicios que están directamente asociados con las actividades de producción de la empresa. El gasto indirecto, por otro lado, representa todos los demás tipos de materiales, piezas, productos y servicios necesarios para las operaciones de producción, que no se utilizan directamente para producir los productos finales. Una gran parte del gasto indirecto se clasifica como MRO; sin embargo, no todo el gasto indirecto se clasificaría como MRO. Los servicios y actividades comerciales generales, como los servicios legales, los servicios de contabilidad, los servicios de nómina o los servicios de marketing, son ejemplos de gastos indirectos que no se consideran MRO.
¿Por qué es importante el MRO?
Al considerar los costos involucrados en su cadena de suministro, muchas empresas no tienen considerado el MRO. Sin embargo, aunque el dinero gastado en mantenimiento, reparaciones y operaciones puede no contribuir directamente a los productos finales, este es absolutamente esencial para mantener el negocio en funcionamiento. En la actualidad, muchas organizaciones están optando por un enfoque proactivo de mantenimiento en lugar del tradicional (esperar a que el equipo falle antes de realizar reparaciones). También están utilizando tecnología para evitar paros no planificados antes de que ocurran.
El MRO es relevante para cualquier negocio porque tiene el potencial de reducir los gastos de producción, aunque normalmente solo representa del 6% al 10% del gasto total de una empresa. Por ejemplo, cualquiera de los siguientes problemas puede generar un impacto negativo en los costos y en el funcionamiento de una compañía.
Tiempo de inactividad: un activo con tiempo de inactividad puede afectar en gran medida todos los rendimientos de producción.
Costos de oportunidad: es necesario comprobar si el tiempo dedicado a los problemas de MRO se puede recuperar y reasignar.
Trabajadores inactivos: ¿Cuánto cuesta pagarle a un trabajador para que no haga nada? Más tiempo de inactividad acarrea más trabajadores inactivos.
Piezas incorrectas: si no tienes o no encuentras la pieza correcta, las compras y los envíos de emergencia pueden resultar muy costosos.
¿Cómo puede MRO ayudar a su empresa a reducir costos?
• Reducir el costoso tiempo de inactividad de los equipos
• Mejorar la eficiencia operativa
• Garantizar la seguridad en el lugar de trabajo
Por ejemplo, una planta de envasado de alimentos donde le otorgan importancia y tiempo al MRO probablemente tendrá menos averías en su equipo. Si experimentan averías y tienen la pieza de repuesto adecuada a mano, el equipo volverá a funcionar en breve.
¿Qué tipo de equipos se utilizan en MRO?
Con respecto a los tipos de equipos utilizados en MRO, todo lo que se utilice para mantener las máquinas, edificios u oficinas funcionando sin problemas se incluiría en el MRO. Algunos ejemplos de suministros y equipos MRO son:
• Equipo de seguridad
• Combustible para vehículos
• Baterías
• Lubricante
• Suministros de oficina
• Sistemas informáticos y TI
• Herramientas
• Limpiando suministros
• Piezas de repuesto
El MRO no solo involucra suministros y equipos, sino que también incluye procesos y personal. Los técnicos, supervisores y gerentes de mantenimiento tienen roles distintos para mantenerse al día con los procesos de mantenimiento.
Componentes de la gestión de inventario de MRO
La gestión de inventario del MRO, o la gestión de inventario de mantenimiento, es el proceso de adquisición, almacenamiento, uso y reposición de los materiales y suministros utilizados para mantener los activos al menor costo posible. En pocas palabras, el objetivo de la gestión de inventario de MRO es tener el stock correcto en el momento y lugar correctos, y al costo adecuado.
Los componentes centrales de la gestión de inventario de MRO son la identificación, la ubicación, las adquisiciones y el control de inventario.
Identificación
El mantenimiento rápido y eficaz se basa en saber exactamente qué artículos MRO se mantienen en stock en el inventario de mantenimiento. La identificación de artículos puede mejorar notablemente la gestión del inventario de mantenimiento.
Especificación
Proporciona los requisitos de repuestos o suministros para garantizar el correcto funcionamiento de un activo. Las especificaciones de la pieza definen exactamente lo que es necesario para un rendimiento óptimo de los activos e indican las herramientas utilizadas para instalar o hacer uso de la pieza. Para los artículos que requieren herramientas especializadas, los técnicos se benefician al asegurarse de que estén disponibles para ser revisados con anticipación.
Las especificaciones también son útiles cuando se requieren piezas o suministros alternativos. Las especificaciones de seguimiento ayudarán a identificar piezas similares intercambiables. Las especificaciones también afectan el mantenimiento de la organización. Los artículos del inventario deben organizarse según sus características, como tamaño, peso, material, forma, etc. Un almacén organizado hace que los artículos MRO sean más fáciles de encontrar para los técnicos.
Ubicación
Una vez que sepa qué artículos de inventario MRO tiene en stock, debes poder ubicarlos. Saber exactamente dónde se almacenan los artículos del inventario de MRO ayuda a aumentar la capacidad de respuesta y permite a los trabajadores cumplir con las órdenes de trabajo de mantenimiento de manera más eficiente.
Organización
Dependiendo del tamaño de la organización, el inventario de MRO puede estar distribuido en varias ubicaciones. Cuando este es el caso, debes tener un sistema para organizar los diversos artículos. Por ejemplo, los sistemas de almacenamiento pueden utilizar un esquema de letras o números para organizar sus pasillos, estantes y estantes. Estas etiquetas harán que los artículos del inventario sean fáciles de encontrar.
Comunicación
Una vez organizados los elementos, debes informar acerca del sistema de organización al resto del equipo. Las partes interesadas deben saber exactamente cómo están organizadas las cosas y comprender los nombres o números. Las ubicaciones también se pueden comunicar a través de un sistema de gestión de inventario de mantenimiento.
Adquisición
La adquisición es el proceso de obtener bienes o servicios, como artículos de inventario de MRO, de manera rentable y eficiente. Incluye todas las actividades que tienen lugar desde la solicitud inicial hasta el pago final y la recepción de mercancías.
Control del inventario
El control de inventario garantiza que la organización tenga la cantidad adecuada de stock disponible para realizar el mantenimiento de manera eficiente. Es importante saber qué artículos se tienen, cuántos se tienen y dónde están ubicados, y cuántos están fácilmente accesible. Esta información es muy útil para administrar el inventario de MRO porque les ayuda a evitar desabastecimientos y costosos tiempos de inactividad de los activos.
¿Cómo gestionar tu inventario de MRO?
Establecer una línea de base
Un perfil de línea de base muestra cómo se distribuye tu inventario por nivel de actividad y qué tan rápido se están volcando los materiales a nivel agregado.
Identificar el exceso de inventario
El exceso de inventario es el stock de materiales utilizables que excede los requisitos establecidos a corto plazo. En muchos artículos, lo más alto que debe llegar el inventario es la suma del punto de pedido más la cantidad de pedido. El exceso es la cantidad por encima del nivel más alto esperado.
Identificación de material obsoleto
Casi todos los almacenes de MRO tienen algunas piezas que son para equipos que ya no están en servicio debido a que algunos equipos han sido rediseñados o algunas piezas ya no se pueden utilizar. Cualquier elemento que se considere obsoleto debe identificarse en el sistema y separarse del resto
Priorización del inventario activo
Un análisis efectivo determinará los elementos que tienen el mayor impacto en el servicio y la inversión y, por lo tanto, identificará aquellos en los que debería dedicar más tiempo. Asegúrese de excluir todo lo que se identifique como obsoleto.
Establecer KPI de gestión de MRO
El primer paso para la gestión sostenible del inventario de piezas del MRO es establecer puntos de referencia con los que se pueda medir el inventario. La configuración y el seguimiento de los indicadores claves de rendimiento ayudarán a los gerentes de suministro a predecir las tendencias en el uso del MRO y ofrecerán sugerencias adecuadas sobre cómo mantener el proceso funcionando de manera eficiente.
Educar al personal relevante sobre el abastecimiento y la cadena de suministro del MRO
Igualmente importante para la implementación de un plan de inventario de MRO efectivo es la capacitación de los miembros relevantes del personal que manejarán el inventario de MRO. Dar oportunidades para que los miembros de tu equipo interactúen con el personal de MRO creará un entorno de trabajo en el que todos comprendan su papel para lograr un objetivo común.
Establecer un sistema de gestión de software
Invertir en software de gestión de MRO es una decisión empresarial inteligente. El acceso al software de gestión no solo agilizará la cadena de suministro, sino que también mejorará su capacidad para rastrear, predecir y adelantarse a las necesidades de MRO en tiempo real. Además, el uso del software de MRO te proporcionará datos relevantes, que serían muy útiles para analizar el desempeño de los proveedores y para ajustar a las estrategias y acciones de mantenimiento según sean necesarias.
