En el día a día, las personas se ocupan de tantas tareas que acaban perdiendo la importancia real de esta herramienta de trabajo. Sin embargo, saber cuál es la orden de servicio y cómo preparar el documento de la mejor manera son acciones necesarias para optimizar el desempeño de los equipos externos.
Independientemente de la industria de su empresa, una orientación estandarizada para los técnicos facilitará enormemente la operación. Además de una gestión eficiente de los prestadores de servicios que se encuentran en los clientes, el documento permite mayor seguridad en la ejecución del trabajo y organización en la entrega de informes.
¿Qué es una orden de servicio?
La Orden de Servicio (OS) es un documento en el que se formaliza el trabajo a realizar para un cliente específico. Así, cuando un cliente tiene una demanda o necesidad, se cierra el trato entre el administrador o un empleado y la persona atendida, se emite una orden de servicio para que exista una comunicación interna indispensable sobre un trabajo que debe realizarse.
A través de las indicaciones contenidas en una orden de servicio, se designa la información necesaria tanto sobre lo que se hará, como la fecha y lugar dónde se realizó el contacto y también los datos sobre el cliente, con el fin de identificarlo.
¿Para qué se usa una orden de servicio?
El documento sirve para ordenar de manera general un servicio a prestar. Es un soporte de datos importante – sobre el cliente, el servicio o recordatorios – y también es una especie de autorización para el inicio de un determinado servicio. A partir de las notas especificadas en una orden de servicio, es posible que el gerente o el propietario de la empresa obtenga calcular los materiales que se utilizarán en esta entrega, así como el tipo y cantidad de mano de obra necesaria para realizar con éxito el servicio, dentro del plazo estipulado. Y esto servirá como un soporte importante para controlar sus existencias y optimizar su gestión financiera.
Cómo se arma una orden de servicio
Dependiendo de la actividad que se realice y de las tareas que realizará la empresa, la orden de servicio puede variar mucho. Pero, en general, además de traer la fecha de procesamiento y demás información anterior, el documento debe tener un número para que sea posible identificar y discernir los diferentes procesos , manteniendo una organización confiable entre cada una de las tareas requeridas.
Entre los datos que pueden registrarse, se encuentran: la descripción del servicio a realizar, el monto a cobrar, la forma de pago ajustada, la indicación de los productos o tareas que están involucradas en esta intervención, y mucho más. Es posible – y de hecho preferible – montar un material a medida, según el tipo de obra y servicios que ofrece la empresa.
Plantilla de orden de trabajo: PDF o Excel
La estandarización de un documento de orden de trabajo es cada vez más simple. Esto se debe a que antes la gente tenía que tomar notas todo a mano y dependiendo de cada técnico para seguir las pautas. Afortunadamente, las empresas con avances tecnológicos han comenzado a crear documentos en la computadora.
Los formatos más comunes elegidos son archivos en Word, Excel o incluso PDF, que luego pueden imprimirse y entregarse al equipo técnico. Pero, una buena noticia para el sector es la contratación de un sistema digital para controlar todos los datos que se introducirán en el documento en tiempo real, como con DataScope.
En DataScope puede importar sus órdenes de servicio ya creadas en un Google Sheets, a través de sus add-on. Pero también, puede crear una orden fácilmente desde cero y hacer los envíos automáticos.
Si usted digitaliza sus documentos y crea un formulario en esta plataforma, la orden de servicio se genera automáticamente, ingresando datos básicos, y puedes registrar campos extra, además de los que ya forman parte de tu modelo estándar. Los técnicos, a su vez, pueden utilizar una aplicación en el teléfono celular para completar información y generar los informes para entregar interna o externamente.
Invertir en tecnología compatible con equipos móviles, como tablets y smartphones para combinar con esta organización necesaria para la prestación de servicios, será una gran acción. Tendrá mucha más flexibilidad e ingenio para generar sus órdenes de trabajo y monitorear su correcta ejecución por parte de los empleados. ¿A qué esperas para ofrecer más agilidad a tu empresa y más satisfacción a tus clientes?
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