Gemba Walk es una oportunidad para analizar y aprender sobre temas e inquietudes relacionados con la eficacia con la que se está desempeñando tu equipo.
¿Qué es un Gemba Walk?
Es un recorrido para observar y preguntar a los empleados sobre sus tareas con el fin de identificar algunos problemas y aumentar ganancias y productividad. La palabra proviene de la palabra japonesa «Gemba» o «Gembutsu» que significa «el lugar real» y se refiere al acto de ver lo que realmente sucede en tu negocio. Gemba walk es un método simple pero poderoso realizado por gerentes y líderes para promover la optimización continua de los diversos procesos en sus negocios. Durante este viaje, los gerentes van físicamente a los lugares donde las personas están vendiendo productos, ayudando a los clientes, analizando datos u otros.
El concepto fue desarrollado por el ejecutivo de Toyota, Taiichi Ohno, quien pensó que, para eliminar todos los problemas y cuellos de botella de las operaciones, era necesario aprender de todos los involucrados de manera de lograr la capacidad de implementar los cambios necesarios de una forma consistente y eficiente.
¿Por qué implementar el Gemba Walk?
El propósito de este elemento fundamental de la filosofía de gestión es ayudar a los miembros del equipo a desarrollar habilidades para mejorar las operaciones. Muchas organizaciones se centran en problemas teóricos y en informes de datos y pierden de vista el trabajo detallado y los problemas del mundo real. Hacer el Gemba Walk significa tomarse el tiempo para observar cómo se realiza un proceso y hablar con quienes realizan el trabajo diariamente.
Las caminatas Gemba se definen típicamente como ir donde está la acción. Las personas en el lugar de trabajo pueden ser herramientas poderosas para que los líderes o gerentes impulsen una alineación dentro de la organización de manera que quienes están a cargo de tomar las decisiones más relevantes se mantengan en contacto con la realidad. Cuando se lleva a cabo el Gemba Walk, muchos de los involucrados tienen la oportunidad de ver de primera mano lo que realmente está sucediendo dentro de su organización y eso les permitirá comprender profundamente los diversos procesos. Ver de cerca la realidad, cómo funciona realmente un proceso puede proporcionar respuestas a muchas preguntas que conducen a nuevas ideas y a optimizaciones importantes de los procesos. Los métodos de Gemba Walk se utilizan para empoderar a toda la fuerza laboral; es una de las pocas herramientas que la gente puede utilizar para abordar directamente el cambio cultural.
Cada caminata Gemba debe tener uno o varios objetivos que, posteriormente, deben ser observados y analizados. También es común que un Gemba Walk esté relacionado con una optimización específica que se desea llevar a cabo. A continuación, se muestran algunos temas de ejemplo:
• Productividad
• Servicio al Cliente
• Costo
• Innovación
• La seguridad
• Eficiencia del espacio de trabajo
• Kanban
Ya sea que elijas o no uno de estos temas, debes identificar tus objetivos y tener claro lo que estás buscando con cada caminata.
Adaptación del Gemba Walk
No importa cuál sea su industria, Gemba Walk puede ayudar a los gerentes y miembros del equipo del proyecto a reconciliar la naturaleza vertical y horizontal de todas las organizaciones.
Las empresas están estructuradas verticalmente, lo que fomenta la idea de que las personas «de abajo» miran a las de «arriba» en busca de liderazgo. Sin embargo, el producto o servicio real que ofrece una organización se mueve horizontalmente a través de una organización y finalmente llega a los clientes. Personas como Jeff Bezos, director ejecutivo de Amazon, utilizan un tipo de Gemba Walk para que todos los gerentes tengan la oportunidad de trabajar, durante algún tiempo, en servicio al cliente. Esta experiencia les brinda una mejor perspectiva sobre cómo la empresa interactúa con los posibles clientes. El tiempo dedicado a los trabajadores que interactúan con el público les da a los gerentes una nueva perspectiva de las necesidades del cliente y, de esta manera, pueden trabajar para desarrollar nuevos servicios y productos para satisfacer las siempre cambiantes demandas de los consumidores.
¿Cómo realizar una caminata Gemba?
Gemba Walk es uno de los 5 principios rectores de Lean que los empresarios y hombres de negocios deberían practicar a diario. La efectividad de Gemba Walks es mayor ya que los procesos son más estables y existe un buen manejo visual que hace visibles las condiciones anormales.
Aquí hemos enumerado los pasos que debe seguir para asegurarse de que tu próxima caminata Gemba sea exitosa.
Prepara al equipo
Es importante que los miembros del equipo que participarán en esta experiencia comprendan bien qué es una caminata Gemba y cómo afectará positivamente a la organización. Hablar sobre la caminata antes de que se realice ayudará a que todos se sientan más cómodos con el proceso.
Haz un plan
Los paseos de Gemba no deben confundirse con Management by Walking Around (MBWA), un enfoque diferente en el que los líderes simplemente deambulan y se involucran en lo que hacen los empleados. Una caminata Gemba debe tener un objetivo definido, asociado con una preocupación específica y relacionado con un KPI.
Haz preguntas relevantes
Hacer las preguntas más relevantes y significativas durante la caminata Gemba conduce a una sesión interactiva con los empleados que ayuda a construir una relación positiva entre gerentes y empleados.
Durante una caminata Gemba, los gerentes deben hacer diversas preguntas sobre el proceso como ¿Quién está involucrado? ¿Qué materiales se utilizan? ¿Qué haces diariamente? ¿Cómo sabes qué hacer? ¿Cuándo se realiza la tarea?
Enfócate en el proceso
Una caminata Gemba no es una evaluación de los empleados. El propósito es observar, comprender y, en última instancia, mejorar los procesos.
Podría ser útil preparar a los empleados haciéndoles saber que se les preguntará. Debes tener claro que no está buscando respuestas “correctas”; lo que necesita son respuestas honestas y completas.
Toma notas
Debido a que suceden muchas cosas durante una caminata Gemba y querrás recordarlo todo más tarde, es importante llevar consigo herramientas para registrar tus observaciones. Al escribir tus observaciones y tomar fotografías, es más probable que te involucres más y te concentres en la observación y en la reflexión.
Haz preguntas
Una de las cosas más difíciles de hacer en una caminata Gemba es dejar de lado las suposiciones. No asumas que todo se está haciendo de acuerdo con el estándar. Lo mejor es preguntar a los empleados por qué hacen las cosas como lo hacen. Estas 5 preguntas son excelentes para obtener la información que necesitas.
Qué: ¿Cuáles son las entradas y salidas del proceso?
Quién: ¿Quiénes son las personas involucradas en los procesos? ¿Quién aporta información para los procesos? ¿Quiénes son los «clientes» del proceso?
Dónde: ¿Dónde se realiza la obra? ¿Están todos los materiales y equipos necesarios en el lugar de trabajo?
Cuándo: ¿Están disponibles todas las entradas del proceso y toda la información cuando se necesitan?¿Los tiempos de espera son altos o reducidos?
Por qué: ¿Qué valor aporta este proceso al cliente?
Trata de aprender
Los gerentes y líderes deben mostrar una actitud adecuada al realizar caminatas Gemba. Recuerda que se trata de evaluar el proceso y no el trabajador, por lo tanto, debes evitar dar sugerencias y estar muy atento a todas las acciones para aprender cosas nuevas de los trabajadores. No obstante, puedes proporcionar comentarios positivos sobre el trabajo bien hecho.
No sugieras cambios durante el proceso
Una caminata Gemba es una gran oportunidad para la observación, no para la acción. Puede ser muy tentador proponer cambios, nuevas soluciones o realizar mejoras sobre la marcha, pero los cambios deben realizarse solo después de un período de análisis.
Involucra a personas de diferentes áreas
Puede ser una buena idea invitar a un colega de otros departamentos y a miembros del equipo con tareas diarias muy diferentes. Las personas que están menos familiarizadas con los procesos aportarán un nuevo punto de vista y harán diferentes preguntas que quizás otros no hayan formulado, y estos diferentes conjuntos de preguntas permitirán analizar los procesos desde distintos ángulos.
Seguimiento a los empleados involucrados
A veces, los resultados de una caminata Gemba serán inmediatamente obvios, pero incluso si no hay una acción inmediata como resultado de una caminata en particular, es importante hacer un seguimiento con los empleados para compartir puntos de vista y comunicar cuáles son los próximos pasos.
Jornada post-Gemba
Antes de realizar cualquier acción basada en las observaciones de la caminata Gemba, deberás organizar tus pensamientos y analizar cuidadosamente la situación. Incluso puedes invitar a algunos de los trabajadores con los que has estado trabajando.
Si tienes una reunión después de cada caminata Gemba, esta debería incluir a algunos participantes de diferentes departamentos, para tener tantos puntos de vista diferentes como sea posible y así tener la capacidad de tomar la mejores decisiones; una decisión que realmente mejore los procesos comerciales de tu empresa. Es fundamental recorrer la fábrica o centro de ventas y recopilar información detallada sobre lo que se necesita mejorar.
El cierre de una caminata posterior a Gemba hará que sea mucho más fácil liderar una caminata Gemba exitosa en el futuro.
Conclusión
Realizar caminatas Gemba de forma regular puede ofrecer algunas ventajas importantes como:
-Construir relaciones estables con quienes realmente hacen el trabajo y crean valor.
-Identificar problemas y tomar acciones para conseguir una mejora continua mucho más rápidamente.
-Comunicar metas y objetivos que conduzcan a un mayor compromiso de los empleados.
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