En el competitivo mundo de hoy, las empresas necesitan ventajas para mantenerse al día con los desafíos que van surgiendo constantemente. Las nuevas tecnologías han brindado a las empresas una amplia gama de opciones para elegir las herramientas necesarias que les permitan optimizar sus procesos. Los formularios móviles han tenido un gran impacto en las empresas porque les ayudan a aumentar la productividad y a reducir los costos operativos. Cambiar de formularios en papel a formularios móviles ya no es una tendencia, es la forma de ser más eficiente y optimizar los procesos de negocios. Las empresas que aún utilizan formularios en papel deben ponerse al día y empezar a usar dispositivos móviles para no quedarse atrás.
Estos son algunos de los principales beneficios de eliminar el papeleo y cambiar a formularios móviles.
Ahorrar dinero
Muchas oficinas todavía gastan mucho dinero imprimiendo documentos que no necesitan ser impresos, desperdiciando tinta y papel. Si bien puede parecer un gasto menor, en un año puede ser una cantidad significativa de dinero. Cambiar a formularios móviles puede ayudarte a ahorrar dinero y a llevar a tu negocio a un nivel mucho más eficiente y productivo.
Velocidad
El uso de formularios móviles para recopilar e información acelera los procesos. Con el modelo anterior, los trabajadores tenían que llevar formularios en papel a la oficina para transcribirlos y archivarlos, y luego recuperarlos en el caso de una auditoría. Utilizando formularios móviles, la información se envía con el clic de un botón. La espera de que los formularios en papel se envíen por correo electrónico a la oficina antes de que se puedan utilizar los datos y la información que contienen puede demorar la toma de decisiones y las operaciones. Con los formularios móviles, puedes enviar automáticamente los formularios móviles más actualizados a los trabajadores en terreno, activar notificaciones por correo electrónico o SMS para una acción inmediata, mejorando la eficiencia.
Eliminar errores de proceso
Otra gran ventaja de usar formularios móviles es que simplifican cualquier proceso. Para los trabajadores es fácil completar un formulario o lista de verificación mientras están trabajando. Por ejemplo, muchos contratistas tienen que completar una lista de verificación al finalizar un trabajo para asegurarse de que el proceso se realizó correctamente. Esta revisión ayuda a reducir o eliminar el error humano en procesos repetitivos que deben realizarse de forma continua.
Recopilar información completa
Los formularios móviles te ofrecen la posibilidad de recopilar información en diversos formatos, capturar fotos, capturar archivos de audio o video y escanear códigos de barras. A tener la capacidad de mejorar la información multimedia hace que el proceso sea mucho más eficiente y aumenta las posibilidades de responder rápida y eficientemente a las partes interesadas (socios, clientes o autoridad regulatoria). La captura de datos con fecha, fecha y hora y geo-estampada con toda la información necesaria es de gran utilidad cuando se chequean tareas finalizadas en distintas locaciones.
Mejorar la gestión de informes
Los formularios en dispositivos móviles pueden incluir inicio de sesión único, GPS y sellos de tiempo para que los administradores puedan saber exactamente quién, dónde y cuándo se completó un formulario. Los administradores también pueden crear formularios individuales y agrupar permisos de formularios, brindando el formulario adecuado y el acceso a los datos para cada usuario. Al utilizar los formularios móviles, se eliminan las demoras al completar solo el papeleo necesario y enviarlo a la persona correcta. Los formularios móviles hacen que los flujos de trabajo y los informes sean más rápidos y precisos.
Facilita el seguimiento y análisis
Los datos móviles están mejor organizados y disponibles inmediatamente dentro de los sistemas y servidores, por lo que pueden ser analizados tan pronto como se obtienen. También puedes realizar un seguimiento de los datos antiguos recopilados en terrenoy compararlos con datos externos. Mediante el uso de formularios móviles, los informes se pueden generar y compartir fácilmente con las partes interesadas que pueden obtener acceso a información empresarial crítica de manera casi instantánea.
Mejorar la productividad
Si estás en una industria en la que tus empleados trabajan en terreno, usar un software de formularios móviles puede ser un salvavidas. Al utilizar esta tecnología, tus empleados pueden dedicar más tiempo a hacer lo que mejor hacen en lugar de intentar realizar un seguimiento continuo del papeleo.
Los formularios móviles te permiten rellenar previamente la información en un formulario y hacer los campos necesarios para obtener la información necesaria para una tarea.
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