En un mundo donde la velocidad es muy importante, las empresas necesitan flexibilidad para adaptar y modificar sus procesos y prácticas para mantenerse competitivos. El rápido ritmo de la modernización y el aumento de las expectativas de los clientes están impulsando a las organizaciones hacia la transformación de los negocios para alcanzar la excelencia. La elección de la solución adecuada para la transformación de los procesos de negocios brindará un fácil acceso a la información y a resultados medibles que le darán a tu empresa la ventaja de mantenerse a la vanguardia en el altamente competitivo mercado actual.
La automatización del flujo de trabajo utiliza la tecnología para automatizar los procesos de negocios y reemplazar el trabajo manual con lógica basada en informática que hacen que toda la información se almacene y se distribuya de manera automatizada. La automatización del flujo de trabajo hace que las operaciones sean más eficientes, flexibles y visibles, ya que permite que cada paso se defina y optimice con el fin de lograr la máxima eficiencia posible.
Los beneficios de la automatización del flujo de trabajo
La automatización del flujo de trabajo brinda muchas ventajas a las empresas porque permite formas de trabajo más efectivas y mejora la participación de los empleados, la colaboración y la eficiencia de los procesos. Según la Workflow Magazine, el 74 por ciento de las empresas que implementan dispositivos móviles están impulsadas por la necesidad de acelerar la comunicación, y el 63 por ciento de las empresas implementan dispositivos móviles para que los empleados trabajen lejos de sus escritorios.
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Aumenta la eficiencia
Casi todas las partes de un negocio exitoso dependen de que la información esté disponible para las personas apropiadas en el momento adecuado. Sin embargo, el flujo de información a menudo se ve obstaculizado por procesos comerciales manuales que son ineficientes y rígidos. Los procesos manuales no son lo suficientemente rápidos y eficientes para el moderno lugar de trabajo del siglo XXI. Los sistemas manuales y el papeleo a menudo retrasan las operaciones porque los documentos van de un escritorio a otro o de una oficina a otra para obtener las aprobaciones necesarias. Después de que hayan sido aprobados, otra persona debe recopilar y subir los datos. Es un proceso que consume mucho tiempo y es propenso a errores porque es bastante fácil perder información o ingresar datos incorrectos.
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Optimiza tu negocio
La automatización de flujos de trabajo puede transformar un negocio en uno más productivo y eficaz. El principal beneficio del flujo de trabajo automatizado es que ahorra tiempo y eso permite que los empleados puedan realizar otras tareas productivas en vez de repetir una acción mecánica una y otra vez.
¿Cómo construir un flujo de trabajo automatizado eficiente?
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Elige el software adecuado
Debes considerar qué tan fácil es la plataforma o el software para implementarlo y usarlo. ¿Permite el diseño de formularios y flujos de trabajo arrastrando y moviendo elementos o hay códigos involucrados? Un sistema de automatización de flujo de trabajo debería permitir a las personas trabajar de una manera fácil y rápida. Por lo tanto, es necesario que tenga una interfaz amigable y que sea adaptable y de fácil acceso para los usuarios.
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Identifica tus recursos
Antes de crear un flujo de trabajo para un proceso específico es necesario que te interiorices acerca de los problemas que enfrenta tu organización, que analices qué esperas de la automatización del flujo de trabajo y que verifique si tienes los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos.
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Establecer una lista con las tareas que deben realizarse
Es fundamental comprender la estructura de las tareas y la forma en que se intercambia información entre los distintos departamentos antes de diseñar un flujo de trabajo. Una vez que conozcas la estructura de la tarea, debes determinar quién formará parte del flujo de trabajo. Enumera todas las responsabilidades específicas y los recursos necesarios para lograr los objetivos. Sobre la base de ese análisis, crea roles específicos y establece las responsabilidades de cada paso y cada tarea.
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Diseñar diagramas de flujo de trabajo para visualizar el proceso
Al crear un diagrama de flujo de trabajo, puedes ver fácilmente todo el proceso. Un diagrama de flujo de trabajo es una representación visual de un proceso de negocios y puede ser útil para comprender todos los pasos necesarios para completar una tarea. Idealmente, esta visualización debe incluir a los individuos responsables de cada paso.
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Testea tu flujo de trabajo
¿Cómo saber si el flujo de trabajo que has creado funcionará como esperas? Un simple test te permitirá dilucidar estas dudas, solucionar los problemas y asegurarte de que todos los pasos y equipos funcionen como esperas. Este último paso debe involucrar a todas las personas que formen parte del flujo de trabajo para que te ayuden a descubrir problemas y descubrir qué funciona y qué no. Recopilando esos comentarios y utilizando los datos para modificar y mejorar el flujo de trabajo automatizado te permitirá acelerar y optimizar el proceso.
La automatización del flujo de trabajo es el paso correcto hacia el crecimiento y el éxito. Al adoptar software y tecnología de administración digital que aumenta la empresa mejorará la productividad al reducir el tiempo, el esfuerzo y los recursos dedicados a cada tarea.
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