La norma ISO 31000 permite aplicar un sistema de gestión para analizar, detectar y prevenir las diferentes situaciones de riesgo que pueden afectar la salud y seguridad de los trabajadores, así como también, la continuidad operativa.
En un mundo tan ágil, cambiante y competitivo como el actual, las empresas que gestionan de manera eficaz sus riesgos tienen más posibilidades de crecer y ser exitosas.
No debemos olvidar que toda organización, sin importar su tamaño o el segmento donde opere, está propensa a sufrir accidentes que pueden afectar gravemente su desempeño.
Por ello, siempre es necesario diseñar y ejecutar un adecuado plan de gestión de riesgos que atienda de manera efectiva, eficiente y oportuna cualquier situación inesperada.
Esto implica, asimismo, el desafío de conformar estos planes a partir de buenas prácticas estandarizadas que se apliquen en todas las acciones y decisiones que formen parte de las actividades cotidianas de la empresa.
El rol de la norma ISO 31000 en la gestión de riesgos
Si bien cada institución gestiona los riesgos propios de su actividad, de acuerdo con sus características y requerimientos específicos, también existen recomendaciones y estándares generales que ayudan a optimizar y perfeccionar la implementación de estas técnicas de gestión.
De este modo, las empresas crecen y se desarrollan a través de un camino de mejora continua, que garantiza, en todo momento, superiores índices de salud y seguridad en el lugar de trabajo.
Uno de estos parámetros específicos de mejora es la norma ISO 31000, que proporciona principios y guías exhaustivas para ayudar a las organizaciones a implementar sus respectivos análisis y evaluaciones de riesgos.
La norma ISO 31000 se aplica en la mayoría de las actividades empresariales, sean públicas o privadas, incluyendo planificación, operaciones de gestión y procesos de comunicación.
Su implementación mejora la eficacia operativa, gobernanza y confianza, y al mismo tiempo minimiza cualquier posible pérdida.
Esta norma internacional también ayuda a optimizar el desempeño de Seguridad y Salud, estableciendo una base sólida para tomar decisiones que fomentarán una gestión proactiva en todas las áreas de la empresa.
Principales ventajas de la norma ISO 31000
Mediante la norma ISO 31000, las organizaciones adoptan un enfoque proactivo que les ayuda a gestionar más eficientemente los riesgos y amenazas que se puedan presentar.
Algunos de sus principales beneficios son los siguientes:
- Mejora de forma proactiva la eficacia operativa y la gobernanza de la empresa.
- Genera confianza al interior de la organización mediante la aplicación de técnicas de riesgos.
- Aplica controles de sistemas de gestión para analizar riesgos y minimizar posibles pérdidas.
- Mejora el desempeño y resiliencia de los sistemas de gestión.
- Responde a los cambios de forma eficaz y protege a la empresa mientras crece.
- Incrementa el logro de los objetivos establecidos.
- Permite a los integrantes de la organización ver y reconocer la importancia de identificar y controlar los riesgos en todos los niveles.
- Impulsa la participación y compromiso de todos los integrantes.
- Establece bases para garantizar una adecuada toma de decisiones.
- Optimiza los recursos de la organización para afrontar los riesgos.
- Aumenta la eficacia y eficiencia operativa general.
- Mejora el aprendizaje y la adecuación organizacional ante los cambios del entorno.
¿Qué pasos previos se dan antes de implementar ISO 31000?
Gestionar el riesgo mediante una programación ordenada brinda mejores elementos de control para que las organizaciones evalúen en forma adecuada sus riesgos, e intervengan oportunamente ante incidentes internos y externos.
La norma ISO 31000, precisamente, pone a disposición de las empresas metodologías y herramientas para identificar riesgos, aplicar controles preventivos y crear planes de acción o de respuesta, que ayuden a reducir al máximo posible las pérdidas cuando se registran incidentes.
Sin embargo, para que todos los pasos y etapas se cumplan en forma eficiente, es necesario analizar antes los siguientes elementos:
1. Promover una cultura organizacional con foco en prevención de riesgos
Es importante que todos los integrantes de la organización contribuyan al cumplimiento exitoso del manejo de los posibles riesgos.
Por ello, hay que promover una adecuada conciencia colectiva y cultura organizacional que ayuden a enfrentar estas situaciones.
2. Diseñar un plan estratégico
Para diseñar un buen plan de gestión de riesgo, se deben tener en cuenta todos los factores que puedan incidir, para así prevenirlos de manera oportuna.
3. Contar con responsables de cada proceso
Los encargados del área de seguridad de la empresa deben tener proactividad, iniciativa y agilidad para implementar las acciones necesarias.
4. Implementar un plan de comunicación interna
Es fundamental que los planes, acciones, medidas e información referidos a la seguridad y control de riesgos, se comuniquen a todos los niveles de la organización, para que así tengan la efectividad requerida.
Para ello es necesario trabajar de forma coordinada con el área de comunicación interna de la organización.
5. Contar un presupuesto
Todo plan preventivo de seguridad requiere recursos para su aplicación. Esto implica revisar los montos disponibles, para así aplicar un programa adecuado a las necesidades de la empresa.
9 pasos para implementar la norma ISO 31000
Para implementar exitosamente un plan de gestión de riesgo basado en la norma ISO 31000, se recomienda seguir los siguientes pasos:
1. Establecer el contexto
Hay que ponderar bien cada riesgo, interno o externo, asignando a cada uno de ellos su respectiva puntuación.
2. Nombrar a los responsables del Sistema de Gestión de Riesgos
La coordinación del Sistema de Gestión de Riesgos debe delegarse en un responsable de confianza de la alta dirección. Este, a su vez, debe contar con un equipo de trabajo en función del tamaño de la organización y del alcance del Sistema de Gestión de Riesgos.
Esta responsabilidad también puede externalizarse, en caso de que la organización, por tamaño o capacidad, no cuente con los recursos para realizar las tareas correspondientes. Este proceso suele ser más costoso y lento, ya que implica un periodo de adaptación de la entidad subcontratada.
3. Identificar los riesgos
Hay que establecer cuáles son las amenazas que la organización puede enfrentar en cada una de sus áreas de trabajo.
4. Categorizar los riesgos
Una vez identificados los riesgos, hay que establecer qué tan graves son y asignarles las respectivas variables que determinan su probabilidad e importancia.
5. Comunicar los resultados a las áreas pertinentes
Se recaba toda la información que cada área o departamento obtuvo en sus respectivas evaluaciones de riesgo, para comunicar efectiva y oportunamente a todos los integrantes de la organización.
6. Validar el sistema de riesgos
Es una evaluación objetiva del sistema de gestión de riesgos, que resalta los puntos positivos y permite mejorar los factores donde es menos efectivo.
7. Definir la respuesta ante cada riesgo
Una vez identificados, analizados y priorizados los riesgos, hay que plantear la solución más pertinente y oportuna para cada uno de ellos. Eso implica alcanzar los siguientes objetivos:
- Suprimir el riesgo: Implica eliminarlo totalmente.
- Transferir el riesgo: Conseguir que impacte en las áreas o departamentos menos estratégicos de la empresa.
- Mitigar el riesgo: Reducir la probabilidad de aparición o el impacto que supondría.
- Explotar el riesgo: Aprovechar las eventuales oportunidades de mejora que puede conllevar.
- Aceptar el riesgo: Este paso se reserva ocasionalmente para riesgos de bajo impacto, o bien, para los que ofrecen menos posibilidades de acción o reacción.
8. Crear un plan de acción frente a cada riesgo
Consiste en preparar el plan específico y valorar las opciones disponibles para atender los posibles peligros, identificando las que funcionan y cuáles no funcionan.
9. Monitorear el cumplimiento del plan de acción definido
Implica hacer seguimiento y control de las acciones implementadas, para garantizar que todo el plan se desarrolle exactamente según lo previsto. Si esto no sucede así, hay que adoptar las medidas correctivas necesarias.
Los beneficios de usar tecnología
El valor de implementar correctamente un plan de gestión y control de riesgos basado en la norma ISO 31000 permite evitar incidentes y accidentes. Además, proporciona confianza y estabilidad, y genera valor agregado al negocio.
En consecuencia, es esencial que todas las empresas cumplan esta norma, sin importar el segmento del mercado al que pertenezcan. Solo así podrán llevar a cabo sus actividades y operaciones en forma segura.
No cumplir la norma ISO 31000 puede perjudicar la continuidad operativa de la empresa y erosionar gravemente su reputación y credibilidad ante las autoridades y la opinión pública. Incluso puede generar sanciones administrativas o legales, de acuerdo con las regulaciones específicas de cada país.
Sin embargo, seguir exhaustivamente cada uno de los pasos contenidos en la implementación puede ser muy complejo. En especial, si se utilizan sistemas basados en formularios de papel.
Por ello, las herramientas tecnológicas y digitales brindan un apoyo invaluable para que las organizaciones cumplan en detalle los distintos requerimientos de gestión establecidos por la norma ISO 31000.
En DataScope podemos ayudarte a automatizar tu Sistema de Gestión de Riesgo, permitiéndote detectar y controlar oportunamente las amenazas que afecten la seguridad y salud de tus trabajadores o la continuidad de tus operaciones.
Para ello contamos con funcionalidades que contribuyen a implementar un eficiente plan de control, revisión e inspección de los diferentes parámetros que establece la norma ISO 31000, como por ejemplo:
- Formularios electrónicos que se despliegan en dispositivos móviles, sin estar conectado a Internet.
- Sistema GPS para registrar la ubicación exacta del lugar donde se completa el formulario de revisión.
- Constructor de Formularios para registrar más y mejor información, con la opción de agregar fácilmente fotografías, códigos de barra y bases de datos, entre otras múltiples opciones.
- Administración de Usuarios y Permisos con distintos niveles, para garantizar el correcto funcionamiento de la plataforma y la seguridad de los datos.
- Notificaciones automáticas vía email, cada vez que se completa el formulario.
- Asignación rápida y eficiente de tareas a los respectivos equipos de trabajo.
- Creación en formato PDF de reportes personalizados.
- Integración con más de 4.000 aplicaciones, como ERP, CRM, Bases de Datos, Herramientas de Google y Herramientas de Microsoft, entre otros.
- Representación gráfica de los datos recolectados.
- Personalización de la plataforma, de acuerdo con la imagen de la organización.
