El mercado ofrece excelentes opciones de hojas de cálculo, incluyendo versiones básicas o avanzadas, basadas en la nube, disponibles para descarga, de código abierto y también gratuitas. Algunos, incluso, ofrecen herramientas similares o mejores que el popular producto de Microsoft.
Las hojas de cálculo hoy son esenciales para categorizar y visualizar datos a todo nivel. Funcionalidad especialmente valiosa para el mundo empresarial moderno. En este escenario, Microsoft Excel se ha posicionado como uno de los programas más populares, permitiendo elaborar desde simples planillas de presupuesto hogareño, hasta elaborados informes de gestión para grandes empresas. Un dominio que hoy ya no es absoluto, gracias la posibilidad de acceder a un número cada vez mayor y mejor de programas alternativos.
Esto porque, a pesar de la gran cantidad de funciones de Excel y su amplia capacidad para organizar datos, no es una herramienta perfecta. De hecho, su poca flexibilidad reduce su eficacia en la gestión de proyectos; y el alto costo de su licencia comercial puede, además, ser un grave obstáculo para las PYMES, en especial si estas no necesitan de todas sus funciones.
Ante esta situación, cada vez ganan más preferencias los programas alternativos, que, junto con las ventajas de la gratuidad o de un precio muy reducido, también ayudan a organizar y procesar datos en forma práctica y fácil, tanto en versiones en línea como fuera de línea. La mayoría de ellos, asimismo, es compatible con todas las plataformas y cuentan, además, con diversas funcionalidades que se traducen en óptima relación costo-beneficio.
Algunas de las mejores opciones hoy disponibles en el mercado, son las siguientes.
Google Sheets
Es, sin lugar a dudas, la alternativa más extendida y eficiente, en términos de que ofrece prácticamente las mismas funcionalidades de Excel, pero en forma totalmente gratuita. Opera en modo online, y permite crear y gestionar bases de datos compartidas entre múltiples usuarios, de manera ágil y eficiente. Esta característica le permite operar sin limitaciones tanto en ambientes Windows, como en Mac, Linux, Android e iOS.
Los archivos creados se guardan automáticamente en la nube de Google Drive, y pueden ser abiertos o editados por múltiples usuarios al mismo tiempo. Ello garantiza colaboración en tiempo real a todos los integrantes del equipo. También es posible descargar documentos en múltiples formatos, como XLSX, ODS, PDF, HTML, CSV y TSV, lo que garantiza total compatibilidad.
Asimismo, cada vez que algún usuario abre y trabaja en un archivo, el sistema crea respaldos automáticos de todas las tareas realizadas. Además, es más fácil de usar que las tradicionales planillas Excel, y requiere una menor curva de aprendizaje, incluso si se trata de usuarios inexpertos.
Google Sheets también lleva la colaboración multiusuario a un nivel más profundo, pues en lugar de compartir archivos mediante correo electrónico, envía sólo un enlace, para que todo el equipo trabaje simultáneamente en la edición de los datos. Además, los documentos creados pueden ser almacenados en Google Drive, para acceder a ellos en cualquier momento.
Si deseas utilizar esta herramienta, te dejamos nuestra guía: Google Sheets para principiantes
Zoho Sheets
Esta aplicación, que forma parte de la Suite Zoho, ofrece las ventajas de una hoja de cálculo basada en la nube, como Google Sheets, y de los programas sin conexión como Excel.
Por ejemplo, admite múltiples formatos de archivo como XLSX, XLS, ODS y CSV, sin ningún problema técnico, y al igual que Google Sheets, simplifica la colaboración centre usuarios, mediante el uso de enlaces.
Además, proporciona características importantes como el uso de gráficos, tablas dinámicas y otras funcionalidades avanzadas. Opera tanto en línea, como sin conexión, y también está disponible para ambientes Windows, Mac, Linux, Android e iOS.
WPS Office spreadsheets
Esta herramienta, que forma parte de WPS Office Suite, es otra de las mejores alternativas a Excel que existen en la actualidad.
Tiene la mayoría de las características que se esperan de una planilla de cálculo profesional, es completamente gratuita, y funciona sin problemas, en modo en línea o fuera de línea, en todas las plataformas Windows, Mac, Linux, Android e iOS.
Su único gran inconveniente es que, como la mayoría de las apps gratuitas, incluye anuncios comerciales. Estos mensajes suelen durar entre 15 a 20 segundos, y aunque no son demasiado invasivos (sólo aparecen cuando se guarda e imprime un trabajo, o al utilizar funciones avanzadas), si pueden ser molestos para los usuarios no acostumbrados, o que desean trabajar sin perder tiempo.
Existen dos formas para evitar la aparición continua de estos avisos. Ver el primero de ellos sin interrupciones (lo cual asegura trabajar sin interrupciones durante aproximadamente 30 minutos), o bien, pagar una licencia cuyo costo es bastante menor al de Excel.
Microsoft Excel en línea
Esta herramienta fue creada como alternativa a Google Sheets, y aunque sus funcionalidades son muy limitadas, en comparación con la versión de escritorio, puede ser una buena alternativa para aquellas empresas que disponen de menos recursos.
Utiliza una interfaz familiar, con toda la excelencia ya conocida del producto Microsoft, y almacena los documentos en línea, empleando el servicio OneDrive. Su desventaja radica en que, a pesar de ser gratis, los usuarios expertos de Excel podrían desestimarla, debido a su falta de funcionalidades avanzadas.
Por el contrario, esta opción es perfecta para quienes sólo requieren una herramienta básica y sencilla, pues también funciona en la nube y es compatible con ambientes Windows, Mac, Linux, Android e iOS.
LibreOffice
Esta alternativa es una derivación de la suite OpenOffice.org y proporciona una herramienta con todas las características fundamentales de Excel, como tablas dinámicas, gráficos y texto a columnas, entre otras. Incluso, permite importar hojas de cálculo heredadas de otros programas ya abandonados, como Microsoft Works, y BeagleWorks, entre otros.
Sin embargo, no permite realizar formateos extensos y, en ocasiones, se bloquea. Está disponible para Windows, Mac y Linux, lo que lo convierte en una buena alternativa para uso personal. Aunque no es adecuada para profesionales que sólo operan con dispositivos móviles.
Numbers by apple
Es la alternativa propia de Apple para contrarrestar el dominio de Excel. Su gran diferencia de esta aplicación, y de cualquier otra, radica en que, en lugar de abrir una nueva hoja de cálculo en forma de cuadrícula, lo hace como una hoja en blanco.
Como ya es tradicional en los productos de esta compañía, esta interfaz (similar a un lienzo), permite trabajar presentaciones muy atractivas desde el punto de vista gráfico. Asimismo, Apple también ofrece la opción de contar con una gran cantidad de plantillas, para que el usuario escoja la que mejor se ajuste a sus requerimientos. También permite guardar los archivos como hojas de cálculo en formato Excel, lo que brinda amplia compatibilidad.
Numbers funciona perfectamente en dispositivos iPhone, iPad y Mac, pero su gran inconveniente radica en que no está disponible para ambientes Windows, Linux o Android, a menos que se use a través del sitio web de iCloud.
Apache OpenOffice Calc
Es un programa de código abierto que forma parte de la suite OpenOffice de Apache. A diferencia de los programas anteriores, funciona completamente fuera de línea, y no requiere una conexión a Internet activa.
Fue diseñado como una excelente opción para trabajar con pocos datos, pero como es de código abierto, puede ser modificado libremente. Ello permite que los programadores de cada empresa, lo adapten a sus necesidades específicas.
Ofrece amplia compatibilidad para equipos de escritorio, pues se ejecuta perfectamente en ambientes Windows, Mac y Linux. Sin embargo, pierde funcionalidad, porque no es un software colaborativo, y tampoco pueda utilizarse desde un dispositivo móvil.
Hancom Office (Ex ThinkFree Office)
Es un conjunto de aplicaciones de oficina que opera en línea, similar a Google Docs, Sheets y Slides. Ofrece la opción de guardar en línea, aunque el espacio de almacenamiento está limitado a sólo 1 GB. Brinda la opción de colaborar en línea con otros usuarios, mediante intercambio de enlaces, y también reconoce archivos de Microsoft Office, lo cual proporciona gran facilidad de uso.
Spread32
Esta herramienta ofrece un amplio conjunto de funciones para trabajar con funciones de cálculos. Además, admite un extenso conjunto de formatos de archivo básicos, incluidos XLS, CSV y PXL. No trabaja en línea y es ideal para quienes trabajan con cantidades limitadas de datos. Tampoco tiene funciones de colaboración multiusuarios, y solo está disponible para sistemas operativos Windows y Android.
Gnumeric
Es otra alternativa de código abierto que incluye funciones básicas de hoja de cálculo. Permite abrir archivos heredados de software como Lotus 1-2-3, OpenOffice y otros. Sin embargo, no es fácil de usar, porque todo se abre en la misma ventana, y sólo está disponible para plataformas Windows, Linux y BSD.
¿Cuál escoger?
El amplio conjunto de alternativas a Excel existentes, permite que cada usuario escoja aquella que mejor se ajusta a sus necesidades especificas. Por ejemplo, si el principal problema es el alto costo de una licencia Microsoft, las mejores alternativas son Google Sheets, WPS Office y Excel Online.
A su vez, si sólo se trabaja en ambientes Mac, y se quiere disfrutar al máximo todas las atractivas sensaciones gráficas de esta plataforma, la elección obvia será Numbers by Apple.
Por el contrario, si sólo se necesita una opción básica, sin costo, y orientada al uso personal o para comenzar a introducirse al manejo de hojas de cálculo, las alternativas indicadas serán Apache OpenOffice Calc, Hacom Office y Spread32.
En síntesis, y como en la mayoría de las acciones que conllevan al éxito, la respuesta a esta pregunta siempre estará en saber lo que realmente se necesita, para alcanzar los objetivos trazados.
