La mayoría de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) desean eliminar el papel de sus procesos comerciales para reducir el gasto de tiempo y el dinero y para atenuar los riesgos de seguridad. Ten en cuenta que el cambio a formularios móviles y software de recopilación de datos puede producir un impacto positivo en el crecimiento y la productividad de tu negocio.
Sin la implementación de un debido proceso digital, los datos recopilados en terreno mediante formularios de papel deben enviarse a la oficina antes de que puedan ser analizados. Si el documento no se carga de inmediato, deberá archivarse correctamente para poder evaluarlo más adelante. Los documentos en papel se pierden con facilidad, se dañan o incluso puede ser robados sin mayor esfuerzo.
Menor seguridad
Cuando imprimes datos confidenciales, esta información se vuelve vulnerable y se expone innecesariamente al mal uso porque es imposible predecir cuándo puede surgir una situación de emergencia. Incendios, inundaciones y robos pueden destruir los registros en papel que, muchas veces, están accesible a cualquier que pase por la oficina. Un sistema de gestión de documentos digitales puede proporcionar una copia de seguridad para registros en papel, si no reemplazarlos completamente.
El papel es una opción cara
El empleado de oficina promedio en los Estados Unidos usa aproximadamente 10.000 hojas de papel año. Si tu compañía tiene 15 empleados y dos gerentes administrativos, eso es 170,000 hojas de papel por año, lo que es una cantidad de dinero bastante relevante. A esa suma, debemos agregar los costos de impresión, almacenamiento y el tiempo dedicado a trabajar con formularios en papel. Ten en cuenta que hay un costo de tiempo asociado con la impresión, archivo y administración de los documentos en papel. Al deshacerse de estos, tu empresa puede ahorrar una cantidad significativa de tiempo, lo que es un recurso muy valioso.
Los beneficios de eliminar el uso del papel
Las soluciones digitales han mejorado por completo el flujo de información y la gestión para todas las industrias. La tecnología ahora es asequible incluso para las empresas más pequeñas, por lo tanto, no usar papel ya no es solo un deseo; es un deber. Dejar de usar papeles en tus procesos de negocio beneficiará a tu organización de muchas maneras. Aquí analizaremos cuatro beneficios de deshacerse de los documentos impresos que incluyen aumento de la productividad, reducción de costos y estrés laboral, y simplificación del trabajo de equipo.
Mejora de la productividad de los empleados
La tecnología móvil ha impactado significativamente el resultado final en la industria de la cadena de suministro durante la última década, ha mejorado enormemente la precisión y ha reducido los tiempos de entrega. Para los empleados, trabajar con archivos digitales y formularios móviles significa que no se ocuparán de cajas o archivadores llenos de papeles. La transferencia y el almacenamiento de información será más fácil, así como el intercambio de datos y la colaboración. Todos estos factores impulsarán la productividad.
Reducción de costos y aumento del ROI
En los EE. UU., Las empresas gastan más de $ 120 mil millones cada año en formularios en papel, aunque la mayoría de ellos estarán desactualizados dentro de tres meses. La eliminación del papeleo puede reducir significativamente estos gastos. La Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM), después de realizar dos encuestas sobre los costos y beneficios de las soluciones en papel y sin papel, estableció que la mayoría de las organizaciones que encuestaron (84%) habían aumentado el retorno de la inversión (ROI) de un proyecto de software de oficina sin papel.
Al deshacerse de documentos en papel y utilizar la tecnología de almacenamiento en la nube y los discos duros, puede maximizar su espacio, ahorrar dinero y almacenar grandes cantidades de información en un espacio pequeño.
Accesibilidad
El problema principal con los documentos en papel es que no son fáciles de encontrar cuando tienes cerros de papeles de manera que la información no está disponible de manera inmediata. Los empleados en negocios que todavía trabajan con documentos impresos pasan hasta el 40% de su tiempo buscando información, y alrededor del 7% de ella está perdido o archivada incorrectamente. Esto también implica una gran cantidad de tiempo y demoras en el procesamiento. Los procesos digitales hacen que el acceso sea más fácil, más simple y más rápido.
Seguridad de datos
Los documentos digitales son más seguros que los impresos. Por un lado, los archivos digitales se pueden procesar a través del cifrado. También pueden protegerse contra la impresión porque los controles de acceso son más severos, por lo que las posibilidades de mantener la información segura son mayores. Cuando los documentos se almacenan digitalmente, se puede saber quién accedió a qué información y cuándo. Este tipo de restricción no se puede realizar cuando se trabaja con documentos impresos.
Al implementar una solución de formularios móviles y deshacerse del papeleo, eliminarás la vulnerabilidad de los documentos impresos y permitirás que tu empresa implemente políticas de seguridad más efectivas.
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