La continuidad operativa de sus insumos y equipamientos técnicos es esencial para asegurar la eficiencia productiva de un sector vital para el sustento alimentario de la población. Objetivo estratégico donde el uso de tecnología digital y aplicaciones móviles se posiciona cada vez con mayores ventajas competitivas.
La sociedad moderna basa su progreso y desarrollo en el perfeccionamiento de las actividades estratégicas esenciales de su economía. Una de estas es la agroindustria, segmento del cual depende prácticamente la totalidad de la producción mundial de alimentos.
Para que la industria agrícola trabaje sin interrupciones, necesita de insumos, equipos y maquinarias que operen en forma continua y eficiente. Y para ello se requiere, también, de procesos especializados de monitoreo, control y prevención, que reduzcan al mínimo las fallas o desperfectos.
Una de las metodologías que garantiza resultados más eficientes es la “lista de verificación”. Esta consiste en un monitoreo, previamente sistematizado, de los elementos más importantes para el correcto mantenimiento del equipo.
De este modo, el operador de la maquinaria puede determinar qué elementos cumplen o no los parámetros de calidad necesarios para una operación eficiente; o bien, determinar cuáles deben ser reparados o reemplazados, entre otros parámetros de acción ya definidos.
A partir de esta premisa, se puede concluir que contar con una lista de verificación es uno de los principales objetivos estratégicos de toda empresa agrícola, sin importar su tamaño o área de acción. Y como tal, debe ser base esencial para sistematizar los parámetros de trabajo en todo aquello relacionado con planificación y control de gestión de sus equipos productivos.
La funcionalidad y trascendencia de estas listas es tan importante, que no sólo involucra al personal que trabaja directamente en terreno, operando o revisando la maquinaria, sino también a los funcionarios administrativos de la empresa. Dicha característica permite que todo el equipo humano tenga una visión general, más clara y precisa, de su contribución conjunta a la exitosa gestión de la empresa.
Esta importancia lleva a que, de hecho, la lista de verificación se utilice también en algunos casos como orden de trabajo. Esto permite una mejor trazabilidad y control de calidad en todos los procesos internos de la empresa.
VENTAJAS CUALITATIVAS Y OPERATIVAS
La versatilidad de las listas de verificación en la agroindustria permite su uso tanto en el mantenimiento rutinario de la maquinaria, como en la inspección preventiva de equipos. Incluso, una misma empresa puede maximizar estas ventajas mediante dos modelos diferentes de listas, adaptados específicamente a cada una de ambas necesidades.
Esto dualidad de funciones puede organizarse de la siguiente manera:
1. Listas de comprobación para inspeccionar entrada y salida de maquinaria
Este modelo es principalmente utilizado por empresas de servicios que alquilan maquinaria agrícola a propietarios rurales. En estas circunstancias, las listas de verificación permiten, por ejemplo, controlar la entrada y salida de las máquinas y, al mismo tiempo, servir como instrumento de prueba y seguridad tanto para el dueño del equipo, como para quien lo alquila.
De este modo sería posible comprobar el estado general de la maquinaria antes y después de su alquiler, estableciendo parámetros específicos de medición o comparación como: funcionamiento del motor, indicadores de niveles de fluidos, operatividad de filtros o estado de neumáticos, entre otros.
2. Listas de verificación para mantenimiento de maquinaria
En estos casos, los principales beneficiarios son las empresas agrícolas que subcontratan servicios de mantenimiento y asistencia técnica (ofrecidos por firmas especializadas que concurren a terreno).
Quienes ejecuten esta tarea, deben recordar que la lista de verificación tiene tanta importancia como el profesional encargado de aplicarla. Es él quien, precisamente, realiza el respectivo checklist, toma notas, hace fotografías y genera los informes de servicio que garantizarán mayor operatividad.
Del mismo modo, estos informes también pueden utilizarse como órdenes de trabajo para ejecutar las respectivas acciones de mantenimiento contratadas; y a la vez, como registro e historial de todo el trabajo realizado.
Claro que la versatilidad operativa de las listas de verificación de maquinaria agrícola no se circunscribe sólo a estas áreas. También son útiles para sistematizar una extensa gama de procedimientos como, por ejemplo, cuidar la seguridad del personal que opera las máquinas, controlar la infraestructura asociada, verificar el estado de las instalaciones de almacenamiento, y calendarizar regularmente las tareas de mantenimiento preventivo o correctivo, entre muchas otras opciones.
PASOS PARA ELABORAR UNA LISTA DE VERIFICACIÓN
Para aprovechar al máximo las ventajas que las listas de verificación brindan a la agroindustria, es necesario seguir tres pasos claramente delimitados:
Paso 1: Proceso
Se trata de una condición básica para el éxito, y que debe ser seguida meticulosamente por todo el personal técnico a cargo. En primer lugar, hay que definir cuáles servicios se realizan con más frecuencia (mantenimientos correctivos, preventivos o inspección). Y a partir de ellos, determinar el procedimiento más apropiado. Por ejemplo, si vamos a realizarle mantenimiento preventivo a una cosechadora de trigo, ¿cuál es el paso a paso necesario?, y ¿cuáles los elementos que se deben verificar y probar?
Una vez que estos puntos están claros, se determinan los pasos centrales de la lista de verificación. Estos se estructuran en forma de preguntas con respuestas asociadas, las cuales pueden ser cerradas, abiertas, de cantidades específicas u opción múltiple, entre otras posibilidades.
Aunque una lista de verificación puede combinar todas estas variables, lo importante es tener todo el marco previo bien definido y estructurado, de acuerdo con las características propias de cada equipo. De este modo, se trabajará de acuerdo con una estandarización concreta.
Esto implica que, más allá de la versatilidad propia de cada lista de verificación (para construirlas de manera personalizada, y de acuerdo con los procedimientos internos de cada empresa), siempre se deben tener en cuenta los elementos técnicos habituales e indispensables en toda acción de mantenimiento.
Estos aspectos técnicos incluyen los siguientes parámetros:
– Limpieza y cambio de filtros (sistema hidráulico, de aire y combustible, entre otros).
– Lubricación (motor, dirección y caja de cambios, entre otros).
– Verificación de componentes críticos (como radiador, contenedor de refrigerantes, batería, chasis, neumáticos y aditivos, entre otros).
– Conservación y almacenamiento (comprobar el espacio físico dónde se guarda la maquinaria y verificar si están cubiertas o protegidas de la contaminación o los elementos, por ejemplo).
– Modificaciones o instalación de nuevas piezas (informar nombre del fabricante y cantidad de piezas intercambiadas, y justificar los cambios realizados para que el historial de la maquinaria sea lo más completo posible).
Paso 2: Estandarización
Este segundo paso es muy importante para evitar errores o desperdicio de recursos debido a trabajo duplicado. Consiste en establecer qué se puede hacer para asegurar, en la labor cotidiana, que todos los equipos responderán a la orden de servicio o lista de verificación, con el mismo estándar de calidad.
Si se recurre a métodos “clásicos”, como listas en papel o planillas Excel, habrá que enfrentar diversas dificultades adicionales, y llevar a cabo un control mucho estricto, dado que se trata de sistemas con muy alta tasa de error. Consecuentemente, esto traerá consigo mayor gasto de recursos en inspecciones en terreno, retroalimentaciones, capacitaciones, y doble trabajo de revisión o corrección de la información.
Por el contrario, si la lista de verificación se diseña e implementa mediante aplicaciones móviles u otras soluciones tecnológicas especializadas, la estandarización se alcanzará de manera natural, dado que estas herramientas digitales cuentan con recursos especiales propios para asegurarla.
Paso 3: Formato
Como ya hemos visto, los tres tipos más utilizados para elaborar una lista de verificación de mantenimiento son el papel, las planillas Excel y las aplicaciones móviles.
Si bien todos son útiles, los dos primeros también generan efectos secundarios negativos que reducen significativamente la agilidad y eficiencia de todo el proceso. Entre estos podemos identificar los siguientes:
– Pérdida de formularios e información.
– Olvido de órdenes de servicio o de listas de verificación.
– Incompatibilidad con la rutina del campo, debido a la complejidad de trabajar con papel o workstations en terreno, o en lugares de extrema complejidad ambiental.
– Aportes poco trascendentes para optimizar la estandarización y legibilidad de datos, así como para un manejo más eficiente del historial de revisiones.
– Alto riesgo de cometer errores en el ingreso de data, o en la elaboración de informes.
– Aumento exponencial del trabajo duplicado y pérdida de tiempo, tanto en terreno como en oficina.
– Baja confiabilidad, debido a la escasez de recursos de verificación.
– Dificultad para generar datos, indicadores e historial; y, en consecuencia, de una adecuada estrategia comercial.
Todas estas externalidades negativas, que pueden traducirse en alta tasa de contingencias y crisis operativas, se eliminan si se recurre directamente a la tecnología digital. Su aporte moderno ayuda, efectivamente, a afrontar estos desafíos y tener una operación más ágil y rentable.
VENTAJAS DE LA TECNOLOGÍA
Esta indudable ventaja ha propiciado que, en los últimos años, surjan diversas aplicaciones capaces de optimizar estos procesos, así como de proyectar, diseñar y aplicar listas de verificación de maquinarias agrícolas más ágiles y seguras.
Todo ello se traduce en control total, integrado, sencillo y permanente de la operación, no sólo en terreno sino en todas sus fases. En el mundo del mantenimiento agrícola esto se refleja en:
Facilidad y practicidad: Todas las listas de verificación, órdenes de trabajo e informes se completan dentro de la propia aplicación con agilidad y calidad. Ello termina en forma definitiva con la pérdida de tiempo e información.
Confiabilidad y estandarización: A diferencia de los formatos de papel o planillas Excel, la aplicación brinda la opción de personalizar la solución tecnológica a las características y desafíos particulares que plantea el trabajo en campo. Esto se logra mediante herramientas tales como:
– Sello de fecha y hora.
– Firma digital.
– Determinación y solución para problemas de cumplimiento e incumplimiento,
– Opción de adjuntar fotos e imágenes para una verificación más rigurosa y detallada.
Reportes automáticos inteligentes: Las diferentes soluciones tecnológicas pueden tomar toda la información almacenada en los dispositivos móviles y exportarla automáticamente a reportes elaborados en el formato que requiera la empresa (como documentos PDF o Excel). Esto incluye toda la data e información gráfica recolectada durante el día.
Operación fuera de línea: Como el acceso a Internet no siempre está disponible en zonas rurales, las aplicaciones modernas permiten que los técnicos completen directamente el procesamiento de toda la información de la lista de verificación en sus propios equipos móviles, sin pérdida de datos.
Precisión: La opción de monitoreo mediante GPS, que entregan algunas soluciones, permite conocer y controlar parámetros tales como día, hora de inicio y finalización de un trabajo, así como la ubicación exacta donde se realizó el servicio.
Flexibilidad: Las modernas soluciones móviles también ofrecen, en formato digital y eficientemente organizado, múltiples formularios para diferentes tipos de servicios, máquinas y clientes.
Mayor control: Hoy también es factible tener pleno conocimiento de variables tales como calcular cuánto cuesta cada visita y el tiempo de productividad. Para ello, las aplicaciones disponen de herramientas tales como gráficos y tablas, que permiten detallar la calidad de los servicios prestados y el desempeño del equipo, entre otros parámetros. Esto ayuda a trazar mejoras operativas y diseñar planes de acción estratégicos para la empresa.
