La oficina sin papel es una utopía de largo aliento, desde la popularización de los primeros computadores personales. Años más tarde, el término cobró nueva vida con el abanico inimaginable de posibilidades que trajo el auge de Internet. Con el gran objetivo de que la empresa transforme sus procesos físicos en oportunidades digitales y móviles, hoy por hoy la gran promesa para llegar a la oficina sin papel, como hemos mencionado en artículos anteriores, recae sobre el enorme potencial de los teléfonos inteligentes para hacer estallar los límites impuestos por los documentos físicos.
Revisemos entonces qué ventajas lograría su empresa con una oficina libre de papeles, y qué tan cerca estamos de esa utopía en 2017:
Mayor productividad e inmediata accesibilidad
Como muy bien detalla un artículo en el diario español El País, la oficina sin papel está alineada con las nuevas tendencias en entornos de trabajo, donde desaparecen un alto porcentaje de ubicaciones fijas en la oficina y se eliminan los espacios de archivo físico, gracias a soluciones móviles para empresas en constante evolución.
“Esto nos lleva a identificar dos primeros beneficios fundamentales de la oficina sin papel: la disminución del tiempo de localización de la información y la disminución del espacio y coste tanto de almacenaje como de sus procesos asociados”, señala El País. Pero eso no es todo.
Como señala el interesante artículo, cabe destacar otros muchos beneficios de una oficina sin papel: procesos y servicios más eficaces y eficientes, disminución del tiempo de respuesta aumentando la calidad y rapidez de los servicios, optimización de los recursos y aumento de la productividad, disminución de errores y costes, rápido acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar, mayor control y seguridad de la información, y mejora de la comunicación en la organización.
Frente al papel, digitalización resuelve varios problemas a la vez
Más allá de las ventajas generales, y yendo al día a día de las organizaciones, ¿qué puede ganar su empresa con el reemplazo del papel por soluciones digitales-móviles de avanzada?
Frente a frente con los formularios en papel, una publicación del diario The Telegraph no deja dudas con respecto al avance que representa la digitalización, como forma de resolver varios problemas a la vez.
Uno de los problemas más significativos que trae el almacenamiento de papel es la facilidad de que un documento se pierda, o que se almacene en el lugar equivocado. Con un sistema de gestión documental (o Document Management System, en inglés), estos problemas desaparecen. Ahora, los usuarios pueden sólo digitalizar un documento, pero el original permanece en el sistema, donde no puede perderse. Con la nube, cada cambio se guarda instantáneamente, sin que el usuario deba hacer nada, por lo que los viejos días de respaldos en papel quedan en el olvido.
El trabajo remoto también puede mejorar en una oficina sin papel. Los trabajadores en terreno pueden usar soluciones móviles como DataScope para enviar a la oficina central documentos en tiempo real, evitando que los formularios en papel, contratos o inspecciones se pierdan antes que la persona vuelva a la central.
En términos de seguridad, también hay un mundo de diferencia. Como indica The Telegraph, con documentos de papel guardados en un archivo, puede ser difícil restringir el acceso a cada uno de ellos. Una vez que un empleado accede al sistema de archivo, pueden leer prácticamente cualquier documento que quieran, lo que es una enorme amenaza a su privacidad. En cambio, bajo un sistema de almacenamiento en la nube, su negocio tiene control sobre cada documento.
Resumiendo, si se implementa correctamente, una oficina sin papel le entrega a su empresa mayor control sobre sus documentos, más seguridad de los datos, y respaldos instantáneos.
Un logro medioambiental
La oficina sin papel contempla además otro objetivo relevante: minimizar o eliminar el uso del papel, con los consiguientes beneficios para el medio ambiente.
El País así lo detalla: “Las ventajas [de una oficina sin papel] respecto a la preservación del medio ambiente no son menores: ahorro de papel; reducción de los costes de eliminación de residuos; y un menor impacto ambiental por la disminución de la utilización de recursos naturales empleados en la fabricación del papel (…)”.
DataScope es una plataforma que permite a diversas industrias administrar de manera eficiente su fuerza de trabajo en terreno, asignándole tareas diarias. Además permite recolectar al instante la información del trabajo realizado, mediante sus formularios 100% adaptables a cualquier necesidad.
