La gestión de proveedores de una empresa no se construye solo a partir de simples negociaciones de precios. También se estructura en la construcción de relaciones sólidas, fluidas y confiables entre ambas partes.
La extrema competitividad y los constantes cambios en las tendencias de consumo, exigen a las empresas estar permanentemente preparadas para actuar en forma ágil.
Por ejemplo, ¿qué sucedería si en pleno verano, un fabricante de helados no recibe a tiempo las materias primas que necesita para lanzar sus nuevos productos? Sin duda que el resultado sería devastador para toda su estrategia comercial.
Más allá de comprender el impacto negativo de este tipo de situaciones, es importante entender su causa basal. Es decir, necesitamos descubrir la cadena de eventos que generaron la crisis, para que no vuelva a suceder.
Este trabajo analítico implica valorar en toda su importancia estratégica un concepto esencial para la supervivencia de empresas y organizaciones: la gestión de proveedores.
¿Qué es la gestión de proveedores y por qué es tan importante?
Técnicamente, la gestión de proveedores es aquella estrategia que permite administrar en forma eficiente y oportuna el suministro de los productos o insumos que una empresa necesita, para garantizar su exitosa participación de mercado.
Para implementar una adecuada gestión de proveedores, debemos entender que su objetivo va mucho más allá de obtener precios convenientes o de negociar condiciones de pago más ventajosas.
Es decir, se basa en la necesidad de mantener una relación permanente, activa e informada con cada uno de los proveedores que forman nuestra cadena de suministro.
Si las empresas no actúan de esta manera, pueden enfrentar consecuencias negativas y potencialmente desastrosas, tales como:
- Ser incapaces de atender las demandas del público objetivo.
- Sufrir un grave deterioro de su imagen corporativa.
- Quedar expuestas a impactos financieros irreversibles.
Al respecto, los analistas de mercado coinciden en que la elección de un buen proveedor siempre debe considerar los siguientes aspectos:
Precio y calidad del producto o materia prima
La elección del proveedor influye directamente en el producto final y en la “experiencia de marca”. Por tanto, no basta escoger los insumos más baratos, sino que se debe privilegiar la mejor relación precio-calidad.
Origen y ubicación geográfica
Este aspecto es fundamental para determinar la extensión o trazado de las redes logísticas, así como para calcular los tiempos exactos de respuesta, tanto en condiciones normales como durante eventuales contingencias (como quiebres de stock).
Capacidad para cumplir plazos
El proveedor debe suministrar los productos, servicios o materias primas dentro de los plazos estipulados. De lo contrario, se perjudicará la capacidad de la empresa para responder oportunamente a las demandas del cliente final.
Cumplimiento de requisitos legales
Es imprescindible que el proveedor cumpla las leyes, normas y/o estándares de calidad requeridos, tanto a nivel nacional como internacional. En especial si atiende a empresas que buscan posicionarse en mercados de exportación.
Confiabilidad
Es muy importante que la empresa compradora investigue el comportamiento previo de sus proveedores. Para ello debe solicitar referencias válidas y que puedan ser verificadas.
Estándares medioambientales de responsabilidad social y gobernanza (ESG)
El proveedor debe cumplir los requisitos tanto de sus clientes, como de las autoridades y consumidores.
¿Qué criterios se deben considerar al elegir proveedores?
Para determinar la lista de los mejores proveedores para una empresa, es importante tener en cuenta los siguientes criterios:
Criterio 1: Calificación
Es importante evaluar a los potenciales proveedores y determinar si son capaces de proporcionar los bienes, servicios o insumos necesarios, según los estándares y metas de la empresa.
Criterio 2: Clasificación
Otro punto importante es clasificarlos para segmentarlos de acuerdo con parámetros tales como:
- Riesgo de suministro
- Gasto total
- Calidad
- Rentabilidad
- Rendimiento
- Confianza
Criterio 3: Evaluación
La evaluación del proveedor, permite medir su rendimiento y verificar si cumple las condiciones contractuales preestablecidas. La evaluación se realiza de acuerdo con parámetros como:
- Plazo de entrega
- Precio
- Producción
- Calidad
¿Cuáles son las ventajas de una correcta gestión de proveedores?
Realizar una adecuada elección de proveedores permite que las empresas y sus áreas de compras trabajen en forma más inteligente, estratégica y acorde con el cumplimiento normativo.
Es decir, asegurando que tanto la relación con los proveedores, como la compra de insumos, se ajusten a las leyes, regulaciones, normas y estándares éticos aplicables en su respectivo ámbito de actuación.
Asimismo, una correcta gestión de proveedores garantiza el cumplimiento de plazos de entrega, lo que se traduce en disponibilidad oportuna y constante de todos los productos o servicios destinados al consumidor final.
En suma, la regla principal dentro de esta relación consiste en que las empresas conozcan a fondo a cada uno de sus proveedores e inviertan tiempo en fortalecer su vínculo con ellos.
De este modo, obtendrán las siguientes ventajas comparativas:
1. Aumento de ahorro global
Una buena gestión de proveedores reduce los costos de compra, y ahorra recursos importantes para el balance general de la empresa.
2. Más agilidad para atender a los mercados objetivos
Una buena gestión de los procesos operativos que conforman la relación con proveedores, se traduce en más productividad y capacidad de responder ágilmente a las demandas del mercado.
3. Mejor gobernanza y cumplimiento
Una gestión efectiva garantiza que los proveedores cumplan los reglamentos y normas, y respeten los compromisos financieros. Esto además, reducirá los riesgos relacionados que puedan afectar negativamente a la empresa compradora.
4. Mayor colaboración
La comunicación eficaz y oportuna con los proveedores agiliza los procesos de compra y optimiza el desempeño global de toda la empresa, especialmente con sus clientes finales.
¿Cómo mejorar la gestión de proveedores?
Dada la importancia estratégica que tiene la gestión de proveedores, es importante perfeccionar constantemente las herramientas y estrategias destinadas a cumplir este objetivo.
Al respecto, analistas y expertos internacionales consideran que la relación de las empresas con sus proveedores debe respetar los siguientes principios:
Principio 1: Los proveedores son socios
Su aporte ayuda a las empresas a incrementar su eficiencia, reducir costos e incorporar más innovación en sus productos o servicios finales.
Principio 2: Las alianzas deben ser a largo plazo
Los contratos o acuerdos a largo plazo fomentan una relación más confiable y garantizan el suministro oportuno de insumos, productos o servicios, incluso en escenarios complejos.
Principio 3: Estandarizar las expectativas
Establecer metas y objetivos claros para los proveedores, ayuda a realizar un seguimiento regular de su rendimiento en el suministro de insumos, productos o servicios.
Principio 4: Establecer contratos formales
Puede parecer obvio, pero las relaciones contractuales claramente delimitadas entre proveedor y comprador, son fundamentales para resolver controversias, litigios o situaciones imprevistas.
Principio 5: Evaluar proveedores periódicamente
Las empresas deben evaluar con frecuencia la performance de sus proveedores, priorizando el debido cumplimiento (o no) de los criterios anteriormente mencionados.
¿Cómo y por qué digitalizar la gestión de proveedores?
En un mercado marcado por la necesidad de brindar respuestas cada vez más ágiles, la tecnología es una aliada fundamental para gestionar de forma eficiente la cartera de proveedores
De hecho, las nuevas soluciones tecnológicas permiten dejar atrás los procesos manuales basados en formularios en papel.
Algunas de las principales ventajas de implementar tecnología para la gestión de proveedores son las siguientes:
- Estandarizar y sistematizar todos los procesos de adquisición, distribución y entrega.
- Integrar diferentes áreas de la empresa.
- Manejar y analizar mayor cantidad de datos.
- Cruzar información de diferentes fuentes para optimizar los procesos de compra.
- Controlar toda la documentación intercambiada con el proveedor.
- Supervisar en tiempo real las distintas operaciones de suministro.
- Reducir el gasto de papel y moderar la huella de carbono de la empresa.
Mediante listas de verificación digitales y formularios móviles adaptados las necesidades de cada empresa, pueden optimizarse diversos aspectos críticos de la gestión de proveedores.
DataScope, por ejemplo, es un software especializado en gestión de calidad que permite a las empresas digitalizar todos los procesos relacionados a la gestión de proveedores, así como también, auditorías internas.
Gracias a sus funcionalidades es posible:
- Realizar tareas de auditoría para verificar el cumplimiento normativo.
- Programar inspecciones inspecciones de calidad en terreno.
- Automatizar procesos como gestión de bodegas y clasificación de insumos.
- Eficientizar la recolección de datos y optimizar el análisis de los mismos.
- Emitir informes actualizados y en tiempo real, que agilicen la entrega y certificación de insumos.
- Reportar en tiempo real cada entrega realizada por un proveedor.
