Muchas empresas siguen utilizando formularios en papel; entonces, ¿por qué deberías considerar cambiar? El uso de formularios en papel puede ser complicado y llevar mucho tiempo, ya que los empleados deben completar el formulario y enviar la información al administrador o a otro miembro del equipo para procesar el papeleo. Al utilizar formularios digitales para recopilar y compartir información, se optimizan las operaciones comerciales y se mejora la productividad de la empresa.
Uso de formularios de papel en los negocios
Los formularios en papel han sido una herramienta útil durante muchos años porque:
- Se pueden utilizar para recopilar información de una manera bastante efectiva.
- El personal puede llevar portapapeles a sitios de trabajo remotos y formularios para completar y almacenar en cualquier lugar.
- Los formularios en papel son fáciles de llenar y le permiten agregar notas o dibujos a mano, o obtener firmas.
A pesar de todos estos beneficios, los formularios en papel pueden ser una fuente enorme de frustración porque:
- Son una forma muy lenta de compartir información.
- Debe ser entregado en mano. Si desea enviarlos digitalmente, necesita escanear y adjuntar el archivo a un correo electrónico e imprimirlo antes de poder ingresarlo en un software.
- Existe el problema de escritura a mano ilegible o información incompleta que invalida todo el proceso de recopilación de datos.
- Las formas de pape se pueden dañar o perder fácilmente.
- La información recopilada debe procesarse y los miembros de su equipo deben volver a escribir todos los datos al final del día para poder enviarlos a la sede central o cargarlos en el sistema.
El formulario digital es la respuesta
Hoy en día, gracias a la tecnología móvil, hay una forma más fácil de manejar negocios y recolectar información que el uso de los formularios de papel. Al utilizar una aplicación móvil para recopilar datos, tu empresa puede aumentar su productividad, reducir los puntos de fricción y automatizar los procesos.
Los formularios digitales son una herramienta útil para ayudarte a conseguir una oficina sin papel. Además, te ayudará a reducir los gastos de impresión, almacenaje y transporte. Una ventaja clave del uso de formularios digitales es que tiene todas las opciones de personalización de formularios sin necesidad de crearlos desde cero. Con el generador de formularios (que usa las funciones de arrastrar y soltar) se puede crear cualquier tipo de formulario o herramienta de recolección de datos para adaptarse a los requisitos de tu industria. Las aplicaciones móviles también pueden recopilar y agregar diversos tipos de información como textos, fotos, bocetos, ubicación de GPS, firmas digitales y más.
¿Por qué usar formularios digitales?
Hay muchas ventajas en el uso de la tecnología digital. Con los formularios digitales, los usuarios pueden ingresar información desde cualquier ubicación y mientras están en movimiento, lo que simplifica todo el proceso de recolección de datos. Los formularios incluso se pueden completar cuando el usuario está fuera de línea, y la información recopilada se enviará automáticamente cuando se restaure la señal.
El uso de aplicaciones móviles, simplifica y organiza el proceso de recolección de datos, por lo tanto, toda la información es más accesible. Los formularios móviles son fáciles de completar y se pueden gestionar desde cualquier dispositivo móvil. El uso de esta tecnología tiene un impacto en la productividad de la empresa.
Desde una perspectiva operativa, las empresas que empiezan a usar formularios digitales pueden ver una mejora en la velocidad con la que se comparten los datos y en la gestión de sus operaciones, lo que lleva a un aumento importante de la productividad. Las empresas incluso pueden configurar flujos de trabajo condicionales para validar la información ingresada en el formulario. Por ejemplo, enviando un formulario de confirmación de entrega podría provocar que se envíe un recibo de PDF personalizado al usuario.
Aplicaciones de formularios móviles
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