Supervisar el control de inventario es esencial para organizar el trabajo de todo el equipo y garantizar el posicionamiento en el mercado de la organización.
El funcionamiento exitoso de una empresa depende de la coordinación oportuna, armónica y eficiente de diversos equipos y unidades operativas que se encargan de realizar múltiples tareas.
Una de estas funciones es la administración eficiente de los almacenes o bodegas donde se guardan los elementos esenciales para las actividades propias del negocio. Por ejemplo, herramientas, equipos, materias primas y productos finales, entre otros.
Más allá de su naturaleza y función básica, estas áreas no son solo simples espacios físicos para almacenar materiales. Por el contrario, conforman la base de un elemento clave para la continuidad operativa de la organización: el control de inventario.
Sin control de inventario, las empresas no podrían atender las necesidades de sus clientes, ni cumplir sus objetivos estratégicos.
¿Qué es el control de inventarios?
El inventario es el registro detallado de todos los bienes tangibles y existentes de una empresa, destinados a uso directo, transformación, alquiler, consumo o venta.
Todo inventario desempeña una doble función:
- Mantiene el control de los productos vendidos a clientes.
- Ayuda a comprobar qué elementos componen el patrimonio de la empresa.
Para cumplir estas tareas satisfactoriamente debemos implementar un proceso conocido como “control de inventario” o “control de existencias”.
Este consiste en una serie de procedimientos que garantizan que las existencias en el almacén se mantengan en buen estado y, además, sean suficientes para cumplir los objetivos de corto y largo plazo.
Para que un control de inventarios sea eficiente, debe recopilar toda la información disponible sobre la entrada y salida de productos.
De este modo, las empresas podrán mantener el suministro apropiado de productos en buenas condiciones, comprobando su fecha de caducidad, nivel de deterioro y eventuales problemas de calidad, entre otros aspectos críticos.
Asimismo, el análisis de la información recopilada durante el control de inventario ayudará a incrementar el ahorro de materiales, recursos y horas de trabajo.
¿Por qué el control de inventarios es tan importante?
El control de inventarios es esencial en la gestión de toda empresa, pues permite evaluar múltiples aspectos que van desde el resguardo de herramientas y materias primas, hasta el almacenamiento y distribución oportuna de productos terminados.
Es decir, no se trata de un simple conteo manual de artículos. Muy por el contrario, permite salvaguardar todos los elementos que forman parte de la cadena de suministro.
Característica esencial para la competitividad, sobre todo de las empresas de distribución y logística, si se considera que el consumidor moderno exige plazos cada vez más breves para recibir los productos que compra. Especialmente cuando utiliza canales de venta como los e-commerce.
Algunas de las funciones centrales de todo control de inventario son las siguientes:
- Recibir, almacenar y trasladar mercancías.
- Colocar los productos en lugares estratégicos y accesibles.
- Hacer seguimiento de productos y mercancías.
- Controlar el estado de los productos.
- Responder oportunamente a los pedidos de compra.
- Documentar el orden, clasificación e historial de los productos y mercancías almacenados.
Como la mayoría de los ingresos de una compañía se obtienen de la venta de sus productos, un adecuado control de inventario brinda información indispensable para conocer con exactitud la disponibilidad y estado de los mismos.
También se puede determinar qué artículos tienen más o menos salida, cuál es su valor actual y en qué momento se debe reabastecer un determinado stock.
Por ende, el control de inventario es esencial para tomar decisiones estratégicas oportunas basadas en la situación real de los mercados en diversos períodos comerciales.
Además, una eficiente implementación del control de inventario, minimiza los costos operativos por almacenaje y reduce la pérdida de recursos de la empresa.
Esto permite generar e invertir excedentes en otras áreas de la empresa que impulsen la rentabilidad general. Por ejemplo, control de calidad, postventa y servicio al cliente, entre otras.
Si bien el control de inventario ayuda a tomar mejores decisiones cuando hay productos faltantes en stock, también permite resolver los problemas derivados del exceso de existencias.
Esos casos también pueden conllevar pérdidas y contingencias. Especialmente si los productos caducan, se dañan o quedan desfasados de las respectivas temporadas comerciales.
¿Qué ventajas proporciona un buen control de inventario?
Además de reducir costos, mejorar la toma de decisiones y optimizar el desarrollo de las actividades productivas y comerciales, el control de inventarios brinda los siguientes beneficios:
- Permite contar con almacenes más organizados, estructurados y coordinados.
- Reduce costos de mantenimiento.
- Emite alertas oportunas ante robos, pérdidas y mermas de mercancía.
- Mejora el control de daños y la rotación de productos.
- Brinda información actualizada para determinar faltantes y excesos de stock.
- Ayuda a identificar y programar los momentos de reposición.
- Optimiza las decisiones de inversión relativas a compras en periodos específicos.
- Entrega información oportuna sobre el valor monetario de los productos almacenados.
Todas estas ventajas confirman el enorme valor que representa para las empresas contar con un sistema de gestión y control de inventario moderno y eficiente.
Característica que hoy se potencia gracias a la posibilidad de utilizar sistemas digitales y aplicaciones móviles, que permitan contar con información actualizada y disponible en todo momento.
¿Cómo generar una buena gestión de inventarios?
Para que el control de inventario sea eficiente, es necesario seguir los siguientes pasos:
- Identificar los productos que se registrarán: Debemos identificar todos los productos que incluiremos o excluiremos del inventario.
- Definir los sitios donde se realizarán los inventarios: Una vez que definimos los productos o materiales que registraremos en el inventario, debemos controlar los lugares donde se almacenarán estos materiales.
- Generar y capacitar al equipo encargado: Es fundamental contar con un equipo capacitado para realizar esta actividad y que constantemente perfeccione sus conocimientos y competencias.
- Análisis y registro: Una vez realizados todos los pasos anteriores, procedemos a establecer los días y horas en que se realizará el control de inventario.
- Incorporar tecnología: Realizar un seguimiento del inventario mediante un software permitirá automatizar tareas, contar con información trazable y asegurar los datos.
3 métodos de gestión contable para un control de inventarios exitoso
A su vez, desde el punto de vista contable existen tres métodos para determinar el costo final de salida de las existencias que están dentro del inventario:
FIFO: (First in First out)
La primera existencia en entrar es la primera en salir. De acuerdo con este método, las existencias se valoran a su salida y su valor corresponderá al precio de costo de la primera existencia en el almacén. Es decir, la existencia se valorará al precio de costo más antiguo.
LIFO (Last in First out)
La última existencia en entrar es la primera en salir. Estas existencias se valorarán al precio de costo más actual. Es decir, al que tenga la última existencia que entró en el inventario.
PMP (Precio Medio Ponderado)
Este método establece que el precio de costo de la existencia corresponde a la media ponderada de los distintos precios de entrada.
¿Cuáles son los principales tipos de control de inventarios?
La elección del sistema de gestión de inventario más apropiado dependerá del tipo de empresa, su tamaño y las características específicas de sus existencias.
Tomando esto en consideración, podemos establecer dos tipos específicos de sistemas de gestión:
1. Control de inventario periódico
Corresponde al recuento recurrente de mercancías en intervalos específicos. En este sistema, los jefes de almacén cuentan manualmente su inventario de forma mensual, bimestral, trimestral o anual, según sea más conveniente.
El periodo exacto dependerá de las necesidades de la organización y de las actividades realizadas.
Sus principales ventajas son las siguientes:
- Es relativamente sencillo y fácil de gestionar para bajos volúmenes de existencias.
- No requiere ninguna tecnología ni equipo especializado.
Sin embargo, su aplicación genera las siguientes externalidades negativas:
- Implica un proceso largo y tedioso para empresas grandes con inventarios extensos.
- Es muy propenso a errores humanos.
Por ende, el sistema de gestión periódico es mayoritariamente utilizado por pequeñas empresas con bajos volúmenes de stock y existencias.
También lo usan compañías que venden productos de gran tamaño físico u orientados a nichos muy específicos.
2. Control de inventario permanente
Es el que proporciona un recuento preciso de los niveles de inventario en tiempo real. Utiliza más apoyo de tecnologías para seguimiento de productos, como códigos de barras, códigos QR y etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID), entre otras opciones.
A su vez, la información recopilada se registra en una base de datos central, a la que acceden directamente los responsables del almacén y sus equipos.
Sus principales ventajas son las siguientes:
- Elimina la necesidad de contar manualmente las existencias.
- Ofrece a los responsables de los almacenes una imagen certera del recuento de existencias, durante un periodo de tiempo determinado.
- Permite tomar decisiones basadas en datos precisos.
Por otro lado, presenta las siguientes desventajas:
- Los software especializados en control de inventarios puede ser costosos para algunas compañías.
- Si la tecnología escogida no es la más adecuada, es posible que no siempre capte las discrepancias ocasionadas por robo de productos, pérdidas, daños y errores de escaneo.
Este sistema es preferido por empresas con múltiples sedes y que mantienen grandes volúmenes de inventarios.
La importancia de la tecnología para el control eficiente de inventarios
En un mercado cada vez más digitalizado y cambiante, las nuevas soluciones tecnológicas brindan importantes ventajas para automatizar tareas, reducir tiempos de ejecución, mejorar la trazabilidad de los productos y hacer seguimiento de las mercancías a lo largo de toda la cadena logística.
Del mismo modo, brindan información en tiempo real para tomar mejores decisiones estratégicas y optimizar los procesos de negocio. Todo ello se traduce en mayor competitividad y más perspectivas de éxito para las empresas.
En DataScope sabemos que el control de inventario es esencial para la competitividad y éxito de tu empresa.
Por eso contamos con formularios digitales, a la medida de tus necesidades, que te permitirán optimizar procesos de gestión, mediante funcionalidades tales como:
- Disponer de información en tiempo real y almacenarla en dispositivos móviles, sin tener que estar conectado a Internet.
- Reportar y obtener datos trazables sobre los movimientos de stock y localización de activos.
- Optimizar las rutas de recorrido de las mercancías mediante posicionamiento GPS, para usar en forma más eficiente los recursos.
- Aumentar la seguridad frente a errores administrativos derivados del uso de papel.
- Agilizar la gestión para ofrecer mejor servicio de distribución y entrega.
