Uno de los grandes desafíos que enfrentan quienes toman decisiones y asignan tareas a un equipo de trabajo en una empresa es tener que dar instrucciones de trabajo.
Identificar las tareas en base a los objetivos, definir prioridades, establecer quienes deben llevar a cabo el trabajo, qué resultados se esperan y muchos otros aspectos se pueden desglosar de las instrucciones de trabajo que surgen a cada instante en el ámbito laboral.
Si la lista es larga cuando se trata de definir qué tareas hay que hacer, no cuesta suponer las dificultades que existen cuando se trata de distribuir cada instrucción. Y si pensamos que una gran cantidad de ese trabajo se tiene que hacer a través de papeles y formularios, podemos suponer el desafío que implica para los involucrados llevar a cabo con éxito esa labor.
Para eso existen las planillas de trabajo y existe una serie de consideraciones a la hora de usarlas para solicitar una orden de trabajo. El objetivo es sistematizar y facilitar la tarea de quien la solicita y quien la recibe, por lo tanto debemos considerarlas para realizar un trabajo metódico y organizado.
¿Qué es una planilla de instrucciones de trabajo?
Si hablamos de organización, la planilla de instrucciones de trabajo es una de las herramientas más importantes para quienes tienen la misión de delegar funciones y responsabilidades a los demás integrantes de un equipo de trabajo.
Sea para definir tareas al interior de una empresa o para funciones que deben desempeñarse en terreno, la planilla de instrucciones se usa para demostrar información específica, secuencial y detallada sobre quién, qué, cuándo y cómo se realizará una determinada tarea.
Además, cuando se trata de procesos de inducción, donde un nuevo integrante tiene que involucrarse rápidamente al resto del equipo, una planilla proporciona una guía con todos los detalles necesarios para apoyar la labor de un trabajador, ayudando a reducir la probabilidad de riesgos y errores al ejecutar procesos de trabajo.
¿Qué importancia tiene una planilla de instrucciones de trabajo?
Cuando se trata de buscar la mayor organización, eficiencia y productividad, una planilla de instrucciones de trabajo se convierte en un elemento es esencial para las empresas de todas las industrias.
Gracias a estas planillas, quienes son responsables de proyectos, supervisores o capacitadores pueden transmitir instrucciones y objetivos de trabajo a sus respectivos equipos.
Sirven como guía para la realización de tareas, incluyendo información del paso a paso de cada proceso. También incluyen los requisitos del proyecto, las herramientas, los materiales que se utilizarán y otras políticas.
La finalidad es ayudar a realizar las tareas con precisión, así como impulsar la eficiencia y la productividad de los trabajadores.
¿Cómo generar instrucciones de trabajo?
Crear las instrucciones para realizar un trabajo en tan o más complejo que transmitirlas. Se trata de un paso crucial para establecer las bases de cualquier proyecto, por lo que el responsable de generar esas instrucciones debe poseer un gran volumen de información, capacitación y orientación sobre el tema en cuestión.
Por lo general, para que las instrucciones se consideren bien hechas tienen que:
- Ser fáciles de entender
- Estar creadas de manera clara y precisa
- Servir como referencia para todos los miembros de un equipo
De esto modo, para generar instrucciones hay que seguir los siguientes pasos:
- Proporcionar información general
Reunir toda la información necesaria antes de crear las instrucciones de trabajo. Se necesita incluir todos los procedimientos, políticas y establecer responsabilidades. También es importante proporcionar el contexto del proyecto o tarea asignada, brindando una descripción general del propósito del trabajo. Por último, es clave identificar el propietario del proyecto o la tarea.
- Establecer una cadena de procedimientos paso a paso
Las instrucciones deben seguir la idea de una ejecución paso a paso de etapas. Debe ser escrito de forma clara y sencilla, para que sea fácil de entender y se puedan seguir de inmediato. La idea es que el trabajador que reciba una instrucción sea capaz de llevar a cabo todas las acciones consideradas. Además, debe incluir los materiales, referencias o elementos visuales necesarios para respaldar las instrucciones de trabajo.
- Validar las tareas
Las instrucciones de trabajo deben estar escritas por expertos en la materia. Solo así se puede garantizar que cada detalle de la instrucción sea preciso y esté dentro del alcance del trabajo.
- Priorizar la simplicidad
Una de las claves para que las instrucciones sean fáciles de ejecutar es que sean fáciles de comprender. Por lo tanto, lo primero es darles un formato que facilite su lectura. Para lograrlo, hay que ordenarlas de manera secuencial, evitando el uso de palabras complejas como acrónimos, términos técnicos e incluso tecnicismos que el usuario no pueda entender. Utilice un lenguaje apropiado y haga que las instrucciones de trabajo sean breves y concisas.
- Realiza pruebas con las instrucciones de trabajo
Una vez hechas las instrucciones, es hora de ponerlas a prueba. Una buena forma de hacerlo es pedir a alguien que las revise y ejecute. El trabajo en esta etapa es observar la ejecución del trabajo, identificando si se producen confusiones por instrucciones poco claras que podrían dar lugar a un procesamiento inadecuado de la tarea. De esta forma se puede corregir de forma inmediata una planilla de instrucciones de trabajo antes de distribuirla a quienes serán los encargados de ejecutarlas.
- Conserva y documenta las instrucciones de trabajo
Después de hacer las pruebas y comprobaciones prácticas, el siguiente paso es registrar las instrucciones de trabajo y distribuirlas a quienes corresponda ejecutarlas. Cada trabajador involucrado debe leerlas y validarlas antes de aplicarlas. Una vez que éstas ya estén en uso, es necesario revisarlas con regularidad, con el objetivo de actualizarlas y perfeccionarlas, manteniéndolas guardadas en un lugar de fácil acceso para que todos los trabajadores puedan tener un fácil acceso a ellas.
Las ventajas de usar planillas de instrucciones digitales
En la actualidad, la digitalización es el gran desafío. Tanto las empresas como los trabajadores están enfrentados a esta realidad que busca implementar la tecnología digital en la economía, afectando a la producción, el consumo y a la propia organización, estructura y gestión de las empresas.
Y en esa migración, el tradicional uso de papel va en retroceso. Más allá de los factores ambientales, el uso del papel implica mucho espacio para su almacenamiento, además del riesgo de sufrir daños y pérdidas. Eso sin contar las molestias que provoca el tener documentos desorganizados en gran cantidad.
En ambientes donde se realiza un gran volumen de trabajo y la entrega de instrucciones es frecuente, la tecnología ha permitido el desarrollo de softwares y aplicaciones para realizar planillas digitales para entregar instrucciones a los trabajadores.
Estas soluciones permiten a los gerentes de proyectos, capacitadores y supervisores los recursos para personalizar, crear y distribuir instrucciones de trabajo, utilizando dispositivos que alojan, por ejemplo, aplicaciones genéricas o personalizadas fáciles de usar y que permiten:
- descargar planillas de instrucciones de trabajo listas para usar
- fácil acceso a través de dispositivos móviles en cualquier momento y lugar, incluso sin conexión a internet
- incorporar fotografías a las instrucciones de trabajo con el objetivo de facilitar la consulta y comprensión
- fácil acceso a las planillas de inspección de trabajo y la posibilidad de compartirlas con cualquier miembro del equipo
- verificar que el trabajador comprenda las instrucciones de trabajo con una firma digital
- almacenamiento ilimitado en la nube para la protección de datos
La combinación del uso de la tecnología con las planillas de trabajo posee una gran cantidad de beneficios y se puede aplicar a una gran cantidad de rubros.
Existen, por ejemplo, planillas de instrucciones para trabajar en el área de la seguridad, donde es fundamental registrar los componentes clave de las políticas internas del lugar de trabajo, incluyendo los peligros, protocolos de seguridad, procedimientos de cierre y planes de emergencia.
En el área de la construcción, las planillas de instrucciones se usan para confirmar las instrucciones verbales de los clientes sobre los materiales, el tamaño o la variación de color antes de enviar los diseños. También se pueden usar para confirmar las instrucciones a los subcontratistas antes de la orden de trabajo revisada.
Otro caso se puede observar en el área de la fabricación, donde el uso de planillas de instrucciones ayuda a los gerentes de proyectos a establecer marcos e procedimientos para una tarea específica, identificar el alcance de cada trabajo, los cronogramas y los procesos para finalizar un determinado proyecto.
Los ejemplos abundan ya que la tecnología permite crear aplicaciones específicas, a la medida de los requerimientos de cada empresa, lo que permite contar con herramientas de precisión que permiten optimizar y reducir costos, tiempos de ejecución, entre otros factores que derivan en un aumento de la productividad y una mayor eficiencia del equipo de trabajo.
