Las inspecciones en terreno permiten controlar los procesos de producción, distribución y comercialización e identificar cualquier anomalía, dentro de una organización, por lo que es esencial realizarlas de forma eficiente y ordenada.
Las inspecciones en terreno, realizadas sistemáticamente, son una herramienta preventiva que proporcionan información esencial para poder definir o replantear los planes de acción y las prioridades de una organización. Las inspecciones en terreno son herramientas preventivas que ayudan a una organización a detectar y controlar aquellas condiciones o situaciones inusuales y riesgosas que se van produciendo al interior de la misma.
¿Cuál es el objetivo de las inspecciones en terreno?
El objetivo de las inspecciones en terreno es realizar un control a nivel administrativo que permita analizar los procesos de producción, distribución y comercialización e identificar cualquier anomalía que pueda derivar en situaciones riesgosas para los trabajadores, clientes y para la empresa en general.
Otros objetivos de las inspecciones en terreno son:
- Evaluar la administración y gestión del negocio.
- Identificar problemas imprevistos en el lugar de trabajo.
- Identificar carencias y deficiencias de los equipos de trabajo.
- Evaluar el trato que se ofrece a proveedores y a clientes.
- Evaluar los sistemas contables y los sistema de control internos.
- Detectar cualquier problema que pueda surgir en una organización.
- Identificar los efectos indeseados de cambios introducidos en el proceso productivo o en la gestión administrativa.
- Proponer soluciones a los problemas o deficiencias encontrados.
Las inspecciones en terreno deben ser realizadas por personas capacitadas que, además, deben contar con los implementos necesarios para realizar esta labor de forma eficiente y segura.
Tipos de inspecciones en terreno
Existen diversos criterios para realizar una clasificación de los tipos de inspecciones en terreno y éstos están relacionados con las metas y objetivos definidos por la organización.
A continuación, te mostramos una de las clasificaciones más recurrentes a nivel organizacional y que se basa en la planeación de las visitas.
1.- Inspecciones en terreno informales
Este tipo de inspecciones puede ser realizada por cualquier persona, en cualquier momento. No necesitan cronograma y no son sistemáticas y permiten identificar situaciones que son muy obvias. No requieren la realización de un informe especial con los resultados obtenidos y las situaciones subestándar detectadas son reportadas inmediatamente.
2.- Inspecciones en terreno planeadas
Estas inspecciones responden a un plan que ha sido previamente estructurado y deben ser llevadas a cabo por personal especializado en la materia. En general, para este tipo de inspecciones la organización establece un cronograma junto con un programa de ejecución de las inspecciones y de análisis de los hallazgos realizados.
3.- Inspecciones en terreno especiales
Este tipo de inspecciones están ligadas a tareas que involucran un mayor nivel de riesgos. En general, se emplean para revisar cambios en equipos o procesos de producción o para analizar accidentes o incidentes ya ocurridos.
¿Cómo realizar inspecciones en terreno?
Un primer paso para llevar a cabo una exitosa inspección en terreno es crear una check list o una lista de chequeo que es una herramienta que permite realizar verificaciones sistemáticas de actividades o productos de manera que el trabajador o inspector no olvide ningún ítem importante. También sirve para dejar constancia de cuáles han sido los puntos inspeccionados. Es importante que las listas de control incluyan todos los aspectos que puedan aportar datos de interés a la organización.
Las listas de chequeos pueden realizarse de manera tradicional, usando papel y lápiz, o de manera digital, usando una aplicación móvil.
¿Por qué es conveniente realizar una check list usando una aplicación móvil?
Realizar un check list usando un smartphone tiene ciertas ventajas sobre el uso de métodos más tradicionales. Algunos de esos beneficios son:
- No necesitan conexión a Internet.
- Las aplicaciones digitales para realizar check lists poseen mecanismos de geoposicionamiento que permiten que el formulario se ejecute desde el punto real de chequeo.
- Permiten controlar los tiempos de ejecución de las inspecciones en terreno.
- No requieren del uso de papel.
- Evitan la pérdida de datos que se produce cuando se trabaja en papel.
- Los informes y datos son enviados y subidos a una base de datos inmediatamente.
- Entregan información de las inspecciones en terreno en tiempo real.
- Detectan anomalías con mayor eficacia.
Problemas con las inspecciones en terrenos en papel
- Las inspecciones en terreno en papel conllevan una duplicación del trabajo, ya que, generalmente, requieren de una persona que rellene los formularios de inspección y de otra que se encargue de introducir los mismos en los correspondientes sistemas.
- Las inspecciones en terreno en papel son ineficientes e inconsistentes. En cambio, las realizadas con aplicaciones móviles permiten homogeneizar los criterios.
- La recogida manual de datos es lenta, por lo que aumenta la carga administrativa y conlleva el riesgo de pérdida de documentación.
Muchas organizaciones han optado por introducir soluciones tecnológicas más desarrolladas en sus procesos de auditoría y en las inspecciones en terreno. Al realizar estas últimas usando aplicaciones móviles, tu empresa puede ahorrar tiempo y dinero y podrás obtener información más precisa que te permitirá tomar las decisiones adecuadas en el momento correcto.
