La celeridad y exigencia de un mercado cada vez más competitivo, demanda a las organizaciones optimizar sus tareas de control mediante aplicaciones que agilicen procesos y optimicen resultados, aprovechando todas las ventajas que hoy ofrece la digitalización disruptiva.
La acelerada evolución tecnológica moderna se refleja en constantes avances que facilitan significativamente las actividades cotidianas, tanto de personas como de organizaciones. Y uno de los sectores que, precisamente, más beneficios obtiene de esta disrupción es el empresarial-productivo, donde la transformación digital se traduce en cada vez más eficiencia y competitividad.
Un ejemplo concreto es la oferta de nuevas tecnologías para optimizar las inspecciones en terreno permitiendo que se desarrollen de manera más segura, prolija y eficiente, en todos los múltiples campos en que se aplican. Un avance que, en el actual escenario de competitividad, resulta fundamental para lograr mejor calidad, trazabilidad, seguridad, inocuidad y disponibilidad del producto o servicio final.
ASPECTOS CLAVE
Toda inspección en terreno se elabora a partir de una lista base de verificadores de calidad, o checklist. Ésta le permite, a uno o varios inspectores-supervisores, verificar y comparar, en terreno, la calidad de un producto o servicio, con el objetivo de determinar si cumple las especificaciones previas establecidas por el respectivo fabricante u organización. Si, a partir de la comparación de estos datos, se detecta alguna falla o inconsistencia, se procede a descartar el producto o emitir una alerta de error operativo, según el caso. En especial, si la falla o error conlleva algún riesgo asociado, tanto para el proceso mismo, como para el consumidor o usuario final de dicho bien o servicio.
Sin embargo, en una alta proporción, estos check list aún se elaboran y aplican en forma manual, recurriendo a planillas o formularios estáticos instalados en un solo computador; o incluso a procesos mecanizados en papel que, por lo general, demandan más horas-hombre y presentan mayor riesgo de fallas.
Mantener estos procesos anacrónicos no sólo se traduce en alta ineficiencia, debido a la escasa trazabilidad del proceso y su poca visibilidad en tiempo real. También implica un gasto innecesario de recursos de archivo o almacenamiento manual. Además, conlleva alto riesgo de contingencias, por la mayor probabilidad de errores humanos.
Y en un contexto donde la celeridad y agilidad de procesos es clave para dar respuestas oportunas a un mercado cada vez más exigente, el desarrollo de nuevas soluciones y aplicaciones digitales que cubran específicamente esta necesidad operativa, resulta fundamental para que empresas y organizaciones ahorren costos, optimicen su rendimiento y sean, en definitiva, más competitivas.
OPCIONES ESPECIALIZADAS
El mercado, actualmente ofrece diversas opciones de aplicaciones móviles para tareas de inspección de seguridad, que entregan ventajas decisivas como:
– Dispositivos de geo posicionamiento, a través del GPS del teléfono o tableta, que permiten detectar si el checklist se realiza en el lugar correcto, así como también garantizar que las acciones respectivas se ejecuten a tiempo y en el lugar pertinente.
– Calendarización inteligente que optimiza los tiempos de ejecución, para no retrasar la producción o entrega del servicio. Esto se logra estableciendo un límite óptimo para aplicar el checklist en terreno, por parte del inspector. Con ello se evita pérdida de tiempo y/o de recursos valiosos para la organización.
CHECKLIST DIGITAL
Desde el punto de vista del ordenamiento de procesos, aseo, higiene y seguridad laboral, las nuevas aplicaciones digitales buscan mejorar todos los controles administrativos que identifican y analizan situaciones o condiciones apartadas de lo normal, y que puedan provocar cambios negativos o contingencias en el desarrollo organizacional.
Cada nuevo desarrollo tiene como objetivo facilitar el trabajo del inspector, mediante un conjunto de funciones orientado a detectar y alertar, en forma automática, la presencia de patrones negativos tales como:
- daños en insumos o activos organizacionales;
- impactos negativos en el medio ambiente;
- incidencia de enfermedades laborales y tasas de accidentes de trabajo, entre otros.
La solución más transversalmente recomendada por los expertos es el uso de aplicaciones móviles que elaboren checklist digitales, directamente instalados en los dispositivos móviles de cada inspector (teléfonos o tablets). Estas herramientas tienen la capacidad para importar data desde un CRM o ERP corporativo, de exportar documentos, y de trabajar en modo off line (cuando se pierda la señal), con envío automático de informes una vez que se recupere la conexión de red.
Tal batería de ventajas se traduce, directamente, en ahorro significativo de insumos y de tiempo para todo el proceso, pues no sólo permiten actualizaciones constantes en los parámetros de inspección, sino que además se facilita la búsqueda de errores o inconsistencias. También es posible, por ejemplo, realizar los checklist digitales desde un dispositivo móvil conectado por red GPS, para identificar en tiempo real la ubicación del trabajo o actividad que se está inspeccionando, así como del personal en terreno. Permiten, asimismo, enviar y recibir información online desde y hacia la casa matriz o central. Algo que usando sólo papeles o planillas offline sería imposible.
Además, un inspector que trabaje con un checklist digital que conecte directamente su teléfono o tableta con el servidor o la nube de la empresa, tendrá acceso a una reseña más específica y ágil de los parámetros a revisar. Ello le permitirá analizar más rápidamente las distintas fases del proceso, y reconocer, al instante, los eventuales errores o fallas que pudiesen registrarse. Incluso, podrá actualizar por sí solo los parámetros del checklist y no tendrá que esperar a que, por ejemplo, su supervisor haga un upgrade del programa en su computador o notebook.
FORMULARIOS MÓVILES Y REDES DE MONITOREO
Si trasladamos el valor de las inspecciones móviles digitales en terreno, directamente a una línea de producción fabril, comprobaremos que esta tecnología le brinda a todo el proceso de control de calidad una nueva dimensión de eficiencia, que se traduce en más seguridad, fiabilidad y confianza. Todo ello, mediante aplicaciones que permitan también mayor automatización de los procesos de revisión.
Esto garantiza, a su vez, que la inspección en terreno se incorpore de manera más activamente a la gestión integral de toda la cadena de suministro, producción y logística de la empresa, transmitiendo, al instante, información crítica para el éxito de estos procesos.
En estos casos, la solución más pertinente radica en implementar, por ejemplo, formularios móviles y de notificaciones online, que pueden incluso aplicarse tanto en la línea de producción como en la propia red de distribución del producto. Así operan, por ejemplo, las aplicaciones que se utilizan en la industria alimentaria, y que combinan el uso de estos formularios móviles con redes de sensores ubicadas en plantas envasadoras, vehículos de transporte y centros de acopio final.
Ello entrega una herramienta óptima de trazabilidad, que permite, en definitiva, mejor gestión de contingencias. También hace posible optimizar las acciones correctivas pertinentes, y organizar en mejor forma la agenda de trabajo de los encargados del control de calidad. A su vez, esto hace más fluida la colaboración entre el equipo y sus líderes, pues no sólo compartirán el mismo formulario, sino que además podrán ser notificados al instante y simultáneamente, de cualquier falla o acción correctiva que deba aplicarse, en algún punto de la cadena productivo-logística.
Otro campo de las inspecciones en terreno que también puede optimizarse mediante aplicaciones móviles, es la seguridad. Por ejemplo, se puede controlar que las actividades ejecutadas por distintos participantes de una cadena productiva, se realicen de acuerdo con un estándar previamente definido en el checklist correspondiente.
De este modo, se podrá también homogeneizar los criterios de cumplimiento o no cumplimiento de los distintos parámetros establecidos, para llevar a cabo una inspección en terreno más eficiente, segura y productiva.
Esto aplica no sólo para industrias o fábricas, sino para cualquier empresa u organización, incluyendo desde comercios, hasta oficinas y entidades públicas, entre otras, pues todas ellas se estructuran sobre la base de procesos y actividades que se deben ejecutar de manera eficiente y en las mejores condiciones, para beneficiar el core de negocio.
Un caso de éxito reciente corresponde a una empresa que, gracias a las inspecciones de seguridad realizadas mediante aplicaciones móviles, redujo el uso de 48.000 folios de papel por año. Esto se tradujo en múltiples beneficios para la productividad de la administración, y en menor impacto en el medio ambiente. Lo cual reafirma la utilidad de este avance tecnológico tanto para el empresario como para toda la sociedad.
Otro caso exitoso en Chile es el de una conocida cadena de retail, que implementó, a mediados de 2019, en su área de administración y finanzas, una solución de gestión que incluía inspecciones de seguridad online. Esta implementación le ayudó a reducir en más de 30% la emisión de Órdenes de Compra y Facturas nulas, lo cual no sólo mejoró su gestión interna, sino que también optimizó el uso de recursos como electricidad y red de telecomunicaciones. Consecuentemente se redujo su huella de carbono y el impacto en el medio ambiente.
Claro que, para aprovechar al máximo todas estas ventajas, se requiere de personal capacitado, y que cuente con las competencias y conocimientos necesarios para que el proceso se lleve a cabo de manera eficiente. Objetivo que, gracias a la inmediatez y al desarrollo de productos que hoy cuentan con interfaces muy sencillas y amigables, resulta cada vez más sencillo y rápido de lograr.
DataScope es una plataforma que permite agilizar, ordenar y evaluar el trabajo en terreno, gracias a sus formularios en línea que proveen indicadores en tiempo real 100% adaptables a cualquier necesidad.
Con DataScope puede digitalizar el flujo de trabajo de su equipo, asignando tareas desde la central y con esto, verificar el cumplimiento de las asignaciones en tiempo real.
