La importancia de estas soluciones tecnológicas, se resumen en su capacidad para optimizar procesos, reducir la probabilidad de error y controlar de manera más eficiente los estrictos protocolos sanitarios que hoy se exigen a los viajeros internacionales.
La optimización y mejora continua del trabajo, tanto en el día a día como en la planificación estratégica, es condición indispensable para el éxito de toda empresa. Y la industria hotelera no es la excepción, especialmente en un escenario donde cada uno de sus actores debe maximizar esfuerzos para recuperar los índices de actividad previos a la pandemia.
Una de las mejores estrategias para alcanzar dicho objetivo consiste en utilizar softwares que permitan realizar checklist digitales. Se trata de programas de uso relativamente sencillo, pero que permiten trazar una efectiva lista de acciones a realizar, o de objetivos por conseguir, los cuales se van marcando a medida que se van alcanzando.
De este modo, proporcionan una visión general y concreta del estado de las tareas, así como de su grado de avance. En consecuencia, mejoran tanto la productividad como la eficiencia, y se constituyen en elemento fundamental para optimizar los numerosos procesos propios de una empresa hotelera.
Conceptos generales
Un checklist digital puede definirse como una herramienta que permite trazar una lista organizada de los elementos necesarios para concretar las metas trazadas para toda actividad o tarea. Una vez que se van cumpliendo, deben marcarse de inmediato en la misma lista. Esta es la única forma de saber, con rapidez y alto grado de certeza, que los objetivos se están cumpliendo.
Con ello no sólo se ahorra tiempo y recursos materiales o humanos, sino que también se optimizan las tareas de seguimiento.
Estas características permiten que un checklist digital se convierta en una herramienta muy valiosa para la industria hotelera, dado que permite inspeccionar y mejorar tanto la calidad y comodidad de los servicios ofrecidos, como el cumplimiento de los protocolos de higiene y de sanidad, entre otras múltiples variables. Esta última, en especial, cobra vital importancia en el actual escenario de contingencia sanitaria debido a la pandemia de SARS-COv-2.
Así, por ejemplo, mediante un checklist apropiado, y que cumpla los requerimientos de calidad necesarios, el personal del hotel puede realizar inspecciones diarias y mantenerse al día con la lista de deberes esenciales. Esto ayuda a verificar y controlar que cada habitación y área del establecimiento se mantenga de acuerdo a estándares de excelencia, incluyendo espacios comunes, recepción, comedores, baños públicos, entre otras instalaciones.
Del mismo modo, permite revisar y verificar que todos los procedimientos para un adecuado control de gestión, se implementen de manera correcta. Esto se traduce en la inmediata optimización del servicio, lo cual se refleja, consecuentemente en el incremento de la lealtad y preferencias de sus clientes habituales y potenciales. Al mismo tiempo, aumenta las opiniones positivas y mejora las calificaciones en las diferentes publicaciones o sitios web especializados internacionales.
Beneficios concretos
Las ventajas directas de un checklist digital aplicado a la industria hotelera se derivan de las siguientes funciones operativas:
Automatización
Es una de las funciones principales de un checklist. Si se utiliza con regularidad, el proceso de comprobación y verificación se convierte en automático para el personal a cargo, ganando así en agilidad, rapidez y eficiencia. Por ejemplo, ayuda a controlar que la mantención de ascensores, o la higienización de las áreas de comida, se realicen dentro de los plazos estipulados.
Reducción de fallas
Un checklist ayuda a minimizar los errores de forma simple. Por ejemplo, para garantizar con certeza absoluta que las habitaciones estarán listas cuando el pasajero arribe al hotel, o que la limpieza diaria de la misma se efectuará en el horario indicado.
Esto se debe a que, al tratarse de herramientas que funcionan en tiempo real, se comprueba de inmediato el progreso de los objetivos marcados. Ello asegura que el personal a cargo de la supervisión verifique que las acciones se realicen a tiempo, que no se repitan tareas en forma innecesaria, y que los períodos determinados para cada una de ellas se distribuyan de manera adecuada.
Organización
Un adecuado checklist digital permite sistematizar los elementos por controlar y especificarlos de acuerdo con diversas variables (como cantidad, horario, fecha, estándar de calidad, etc). Además, permite conocer el progreso del objetivo, lo cual facilita la organización, así como también el orden de ejecución de las tareas.
De esta forma, todas las partes involucradas en las tareas, tanto ejecutores como supervisores, sabrán qué es lo que deben hacer, cuándo y cómo. Por ejemplo, si arriba un pasajero que debe realizarse un examen PCR en el hotel, el checklist indicará el tiempo y lugar asignado para dicha tarea, así como la zona donde la persona deberá aguardar los resultados, y los procedimientos posteriores que se deben seguir en caso de que dicha muestra sea negativa o positiva.
Comunicación a larga distancia
Como los checklist son soluciones fáciles de usar y comprender, también pueden utilizarse como herramientas de comunicación. Por ejemplo, para conectar online a dos o más sedes de una misma cadena hotelera ubicada en la misma ciudad. Así, se conseguirá estandarizar procesos y optimizar el trabajo para, por ejemplo, trasladar de emergencia a un pasajero, o bien, para intercambiar insumos y equipamientos.
Ejemplos prácticos
La utilidad de los checklists en la industria hotelera puede expresarse en diversas acciones y tareas específicas, tales como las siguientes:
Preparación de habitaciones
Permite tener listas las habitaciones de huéspedes y garantizar que estén limpias y sin daños. Esta acción comprueba que los elementos estén en buenas condiciones, y puede realizarse antes del check-in y después del check out. De este modo el personal se asegura de que estos espacios cumplen los estándares de alto nivel de servicio que debe tener todo hotel de categoría internacional.
Control del personal de aseo
Ayuda a evaluar, por ejemplo, si los empleados visten uniformes adecuados y practican buena higiene personal. También permite revisar las diferentes áreas del hotel (como recepción, zona de fumadores o baños públicos, entre otras), y verificar si están limpias, desinfectadas y presentables.
Limpieza e higiene
Actúa como guía para la limpieza adecuada del baño de cada habitación, así como para verificar si el personal sigue los procedimientos de limpieza estándar. También ayuda a inspeccionar si hay artículos en los baños, públicos o de cada habitación, que deban quitarse, renovarse o repararse.
Inventario
Los checklist pueden utilizarse para crear una lista completa de suministros, incluyendo aspectos tales como existencias de alimentos, elementos de aseo, y otros artículos complementarios para el trabajo del personal o la atención de los huéspedes.
Protocolos Covid-19
Permiten desde aplicar los distintos pasos para la higienización de las habitaciones y espacios comunes para el personal, hasta el control adecuado de los protocolos de ingreso y salida de los pasajeros internacionales, quienes deben cumplir cuarentenas obligatorias.
Todas estas ventajas, sumadas a las funcionalidades anexas para capturas fotografías o elaborar informes en terreno, con que cuentan los modernos checklist digitales, posicionan a esta herramienta como aliado fundamental para la operatividad de las empresas hoteleras.
Tales beneficios se fundamentan en su capacidad para optimizar la organización empresarial, reducir la posibilidad de cometer errores humanos, y brindar mayor seguridad a todos los procesos operativos.
Del mismo modo, aseguran el cumplimiento cabal de la legislación y ordenanzas de cada país, especialmente las regulaciones sanitarias. Aspecto esencial para controlar, por ejemplo, el cumplimiento de las estrictas exigencias sanitarias que debe cumplir cada viajero proveniente del extranjero. Todo ello, finalmente, se traduce en mayor productividad, eficacia, seguridad, capacidad de gestión y eficiencia.
