Recopilar y analizar grandes volúmenes de datos, exige comenzar a utilizar herramientas especializadas que permitan su correcto procesamiento e interpretación. Y aunque las planillas Excel fueron en su momento una buena alternativa para reemplazar al papel, la creciente agilidad demanda opciones más flexibles, ágiles y adaptativas.
Por ello, es indispensable contar con estrategias de crecimiento y desarrollo que consideren el uso de herramientas especializadas, para que los procesos se realicen en forma eficiente.
Una de estas herramientas es la lista de verificación o checklist, que puede ser utilizada para una gran variedad de tareas como: inspecciones, gestión de calidad y órdenes de trabajo. .
¿Cuáles son los beneficios de las checklist digitales?
Digitalizar las listas de verificación o checklist permite dejar constancia del cumplimiento de todas las tareas pendientes. En cambio, los formularios de papel son inseguros, lentos y generan alto riesgo de errores reiterados.
Del mismo modo, los checklist digitales permiten recopilar datos de manera automática y en tiempo real, lo cual entrega una visión más completa del cumplimiento de tareas y objetivos.
Además, la digitalización permite agregar otros elementos y formatos que enriquecen aún más la información contenida en un checklist, tales como imágenes, videos e incluso archivos de audio.
En síntesis, algunas de las ventajas concretas de los checklist digitales, son las siguientes:
- Mejoran la productividad ya que agilizan el procesamiento y análisis de datos
- Permiten personalizar el formato de las listas y los informes (eligiendo el estilo que mejor se adapta a las necesidades de la organización)
- Ahorran tiempo destinado a la transcripción de datos
- Ahorran dinero asociado a la impresión de papel
- Brindan más seguridad, ya que se pueden encriptar para que la información obtenida sea confidencial
- Centralizan la información en un mismo sistema
- Facilitan el trabajo de todos los colaboradores al poder ser rellenadas desde una tablet o celular
¿Qué herramienta es mejor para un checklist digital: Excel o Forms?
A pesar de estas evidentes ventajas, no siempre es tan simple elegir la mejor herramienta para elaborar un checklist digital.
Alternativa 1: Excel
Al comienzo de la «era digital», Microsoft Excel se posicionó como una alternativa ideal para eliminar el papel y eficientizar el almacenamiento de datos digitales.
Parte importante de este éxito se basó en sus múltiples funciones y posibilidades de integración a otras plataformas.
Esto ayudó a que Excel se utilizara para gran multiplicidad de tareas, como:
- Orden de inventarios y control de stock
- Organización de procesos productivos
- Monitoreo de procesos de compra y entrega de productos
- Control del estado y uso de EPP
- Procesos de auditoría y certificaciones
Y si bien, a diferencia de las hojas de verificación en papel, Excel ayuda a:
- Almacenar grandes volúmenes de datos
- Corregir datos erróneos en un sólo click
- Crear bases de datos personalizadas
- Integrar bases de datos a otras plataformas
- Crear gráficos automáticos a partir de datos recopilados
La creciente cantidad y complejidad de los datos que a diario se generan en una empresa, hacen que las funcionalidades de Excel hoy sean insuficientes para elaborar un adecuado checklist digital.
Alternativa 2: Formularios digitales
Frente a algunas de las limitaciones que presenta Excel como programa para crear checklists y el aumento del uso de dispositivos móviles como instrumentos de trabajo, abrió la puerta al uso de programadas especializados en la creación de formularios digitales.
Es así que, los formularios digitales hoy son una de las mejores alternativas para recopilar datos de forma ágil y masiva.
Algunas de las principales ventajas que presentan los formularios digitales frente a Excel son:
1. Más movilidad
Los formularios digitales, permiten capturar gran cantidad de datos, directamente en terreno, sin depender de equipos de escritorio o de conexiones a Internet.
2. Eliminan por completo el papel
Los formularios digitales pueden rellenarse de forma online o a través de una App (esto dependerá del software utilizado). De esta forma, imprimir planillas físicas ya no resulta necesario.
3. Información en tiempo real
Los formularios digitales permiten recopilar datos en tiempo real, lo que facilita su visualización en dashboards y la integración de esos datos a plataformas como SQL, Power Bi, entre otras posibles.
Esto representa una gran ventaja para empresas que realizan inspecciones de maquinarias, auditorías de procesos de trabajo o emiten órdenes de servicio para clientes. Ya que, la persona encargada, podrá visualizar toda la información en su computador aún cuando se encuentre trabajando en otra localidad.
4. Aumento de la productividad
Otra ventaja de los formularios digitales, es que aumentan la capacidad de respuesta del personal en terreno y al mismo tiempo facilitan la disponibilidad de datos críticos para la toma de decisiones ejecutivas. Ello optimiza la productividad y mejora la eficiencia operativa de la empresa.
5. Flujos de trabajo automatizados
Los datos capturados físicamente en papel o con una planilla Excel, deben procesados y comparados varias veces antes de ser útiles. En cambio, los formularios digitales permiten que los datos estén inmediatamente disponibles. De este modo, se pueden crear flujos de trabajo automatizados con otras plataformas que permitan integrar estos datos y así «darles vida».
DataScope: Software para construir formularios eficientes
DataScope es un software que permite construir formularios digitales y asignarlos a diferentes integrantes del equipo para que éstos los rellenen desde una tablet o su teléfono celular.
Con los formularios móviles de DataScope podrás, por ejemplo:
- Realizar auditorías, inspecciones en terreno, operaciones de mantenimiento y tareas de control de calidad, entre muchas otras opciones.
- Utilizar plantillas personalizadas y adaptadas directamente a las necesidades de la empresa.
- Recopilar datos críticos sin estar conectado a Internet y sincronizarlos al retomar la seña.
- Emitir informes en formato PDF y enviarlos por correo electrónico a la jefatura o gerencia responsable del proceso.
- Asegurar la compatibilidad de tus datos e informes, con más de 4.000 aplicaciones como MySQL, BigQuery y PowerBI.
Comienza con estos templates gratuitos:
Comenzar a utilizar un nuevo programa en toda la operación genera, naturalmente, un poco de incertidumbre. Algunas preguntas comunes que surgen son:
- ¿Será simple de utilizar?
- ¿El equipo lo adoptará fácilmente?
- ¿Cuánto tardará el proceso de implementación?
- ¿Se podrá integrar a otras plataformas que ya utilizamos?
Por eso, en DataScope, creamos más de 20.000 plantillas de formularios que puedes probar y comenzar testear hoy mismo.
Algunos de los más descargados son los siguientes:
