Los dueños de negocios siempre están buscando formas de aumentar su eficiencia y rentabilidad; como utilizar de manera efectiva sus recursos para mejorar el rendimiento y aumentar las ganancias, y la adopción de una solución digital puede ser de gran ayuda, ya que permite tener procesos estandarizados, aumentar la producción y conseguir tasas de error más bajas. Si tus empleados pasan una cantidad significativa de tiempo buscando el documento correcto en un archivador, es tiempo de hacer algo. Al digitalizar tus documentos, tu empresa puede reducir la cantidad de mano de obra y suministros necesarios para encontrar, corregir y archivar documentación y ahorrar dinero. Si no quieres que tu empresa no pase a la historia, digitalízate y coordina el manejo y traspaso de documentos de una forma más productiva y eficiente.
Beneficios de pasar a un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS)
La digitalización de documentos ofrece muchos beneficios. A continuación, examinamos algunos de los más relevantes y que deberías tener en consideración si estás pensando en adoptar la digitalización.
Mejores datos
Los datos de alta calidad son importantes porque nos brindan información precisa y oportuna para administrar nuestros negocios y mejorar los diversos procesos involucrados. Además, nos ayuda a priorizar y garantizar el mejor uso de los recursos. Cuando recopilas datos usando formularios en papel, siempre existe la posibilidad de entradas incompletas, incorrectas o inexactas durante la transcripción manual o la doble entrada en otro sistema. La mala escritura a mano o la pérdida de datos debido a un error humano puede conducir a grandes desastres. Gracias a la tecnología de recopilación de datos digitales puedes aumentar la calidad de los datos, incluso cuando tus recursos sean limitados. Cuando se utilizan soluciones digitales, la entrada de datos se controla mejor gracias al uso de umbrales y validación de campo. Las decisiones incorrectas son el resultado de la mala calidad de los datos y de procesos de gestión de datos deficientes. Mejorar la calidad de tus datos y mantener una producción de datos de buena calidad son los principales desafíos que enfrentan las empresas hoy en día y las soluciones digitales pueden ser de gran ayuda.
Mayor eficiencia operativa
Según Developing People Globally, el 57% de los trabajadores de oficina pasan una hora por día buscando documentos, lo cual es una cantidad significativa de tiempo perdido y esto ni siquiera incluye el tiempo requerido para imprimir y papeleo. La doble entrada de datos, las verificaciones manuales de datos y la gestión, impresión, distribución y devolución de formularios en papel son otros factores que complican la entrada manual de datos y dificultan la implementación de acciones y soluciones rápidas y eficaces. Un sistema automatizado significa que, con un par de clics, los usuarios podrán encontrar los documentos que necesitan sin mayores complicaciones.
Estandarización de las listas de verificación de inspección
Las listas de verificación de inspección de controles de calidad son una gran herramienta para el control de calidad en cada etapa del proceso de producción; son una de las formas más simples, pero más efectivas, de aclarar las especificaciones y prevenir defectos en tus productos. La digitalización permite contar con listas de verificación de inspección estandarizadas que ayudan a las empresas a lograr uniformidad a lo largo de las distintas locaciones. Esta es una tarea compleja pero necesaria que se puede lograr proporcionando listas de verificación apropiadas a los trabajadores en terreno.
Mediante el uso de soluciones digitales, puedes obtener datos en tiempo real y esto es clave para adoptar un enfoque más proactivo y mejorar los procesos operativos. Al utilizar recopilación de datos digitales, cualquiera puede verificar, en tiempo real, si se cumple con la estandarización de las listas de verificación de inspección en varios lugares al mismo tiempo.
El análisis de datos siempre ha sido relevante, pero el acceso a datos en tiempo real se está volviendo cada vez más importante para los negocios. El mundo de los datos está cambiando; en lugar de analizar datos y sacar conclusiones de eventos pasados, los sistemas ahora funcionan en tiempo real para ofrecer información sobre lo que está sucediendo en un determinado negocio actualmente. Los datos en tiempo real permiten a las organizaciones comprender lo que sucede en tiempo real y brindar un asesoramiento preciso y oportuno.
No tienes que ser una corporación global para hacer uso de datos en tiempo real. Las organizaciones, tanto pequeñas como grandes, ahora están implementando estrategias analíticas que les permiten lograr objetivos que, hasta hace poco, eran considerados imposibles de alcanzar.
Acceso expedito a información
Ingresar información recopilada en formularios en papel puede llevar horas o incluso días. El acceso a esa información tomará otro par de días, ya que no estará accesible inmediatamente. De manera que no podrás saber lo que realmente está sucediendo en terreno. Si se trata de una gran cantidad de datos, esperar resultados no es lo ideal. Con una solución digital, los datos están disponibles en tiempo real. Tú y tu equipo pueden acceder a los resultados usando una tableta o teléfono inteligente para ver las tareas que deben desempeñar, verificar o aprobar documentos con un sello digital. Tan pronto como un técnico u operador en terreno complete y envíe un formulario, los datos estarán accesibles para todas las partes interesadas.
Óptima integración de información
Usando papel, necesitarás pasos adicionales para obtener la información que necesitas. Una solución digital puede integrar todos tus otros sistemas, intercambiando datos, tareas e información. Esa integración profunda y efectiva será de gran beneficio para tu negocio, ya que te permitirá activar procesos y tareas rápidamente y de manera remota. El uso de una herramienta de integración digital adecuada puede ayudarte a ahorrar tiempo al proporcionar acceso a todos tus datos comerciales en un solo lugar. Al tener una mayor visibilidad e información sobre las operaciones de tu negocio, podrás tomar mejores decisiones más rápidamente.
Cualquier software comercial por sí solo proporciona características que ayudan a simplificar los procesos comerciales y pueden ahorrar tiempo, pero para maximizar el potencial de estas herramientas, es necesario que se complementen. La integración de tus sistemas y aplicaciones empresariales permite que tus empleados colaboren y se comuniquen de una manera más eficiente, lo que tendrá un positivo efecto en la productividad.
Mayor y mejor colaboración
La colaboración entre las diferentes partes interesadas dentro de las organizaciones se está volviendo más compleja a medida que se subcontratan más operaciones. Las soluciones digitales pueden mejorar los procesos existentes, generando nuevos flujos de trabajo y permitiendo que tu equipo puede tener acceso a información y servicios que necesiten cuando lo requieran.
El sistema de gestión electrónica de documentos (EDMS) tiene la capacidad de mejorar la colaboración tanto interna como externamente utilizando herramientas digitales y flujos de trabajo efectivos.
Reducción de costos
La gestión y el archivo de documentos en papel pueden ser un trabajo intenso y costoso. Al adoptar una solución digital, tu equipo reducirá la cantidad de tiempo dedicado a tareas innecesarias y las posibilidades de error humano disminuirán. Además, al permitir que más personas participen en proyectos, tu empresa podrá operar de manera más eficiente mientras reduce los costos. La necesidad de espacio de almacenamiento físico para los registros en papel también desaparecerá o se reducirá significativamente y esto tendrá un impacto positivo en los costos. Al automatizar todo, ya no tendrás la necesidad de administrar documentos físicos. Los dispositivos digitales pueden costar más que resmas de papel, sin embargo, a largo plazo, te permitirán ahorrar dinero.
Mayor seguridad
Mantener seguros los datos confidenciales es imprescindible. Lograr esto a través de sistemas de gestión de documentos basados en papel o archivos compartidos es extremadamente difícil. La transformación digital está alterando las necesidades de seguridad y la administración electrónica de documentos puede ayudarte a mejorar la seguridad de tu información y a cumplir con las regulaciones o las pautas de la industria. Si bien es técnicamente factible restringir el acceso a sus archivos en papel, puede ser bastante complicado. Usando un sistema de gestión electrónica de documentos, las reglas se pueden establecer en función de una serie de criterios: por usuario, por grupo, por departamento o, alternativamente, por la carpeta o el documento. Esto asegurará que solo las personas adecuadas tengan acceso a la información que necesiten.
Trazabilidad efectiva
Cuando se trata de información confidencial, como inspecciones de seguridad o informes de incidentes, es esencial saber de dónde proviene toda la información. Si alguien comete un error en la «cadena de custodia» del documento, es importante identificar al usuario responsable. También es importante saber y controlar el acceso a información confidencial. Esto es casi imposible cuando se trabaja con papel. Las soluciones digitales proporcionan mecanismos de auditoría de control, derechos de acceso de usuarios y permiten mantener la información.
Usando almacenamiento digital, los administradores pueden saber rápidamente quién completó, vio o cambió los formularios o archivos, y cuándo lo hicieron. Si bien las opciones de cifrado pueden variar según la tecnología, estas proporcionan una solución avanzada que el papel no ofrece. Todas estas herramientas permiten tener un control completo sobre la recopilación y el acceso a los datos.
Copias de seguridad más confiables
Usando prácticas tradicionales de gestión de documentos, el almacenamiento de archivos se lleva a cabo en computadoras locales y archivos compartidos cuyo acceso no está controlado. Esto significa que, con bastante frecuencia, es posible que cierta información no se guarde correctamente y se filtre. A menudo descubrimos esto cuando es demasiado tarde y los datos ya han desaparecido. Un sistema de gestión electrónica de documentos centraliza todos los documentos y registros y alienta la creación y administración de estos registros en una ubicación, lo que mejora significativamente nuestra capacidad de hacer una copia de seguridad adecuada que nos permita recuperar la información fácilmente en caso de cualquier imprevisto
La transformación digital puede ser un camino largo y sinuoso, pero es un viaje que las empresas no pueden darse el lujo de rechazar o incluso retrasar. Si bien la mayoría ya ha comenzado, para aquellos que aún no lo hacen, o que recién están comenzando, este es el momento adecuado para ponerse al día. La transformación digital es, sin duda, un desafío, pero traerá mejoras incrementales a tu organización y es un proceso que debe implementarse lo antes posible. Hoy, cualquier empresa con visión de futuro debe incluir la transformación digital o enfrentará el riesgo de quedarse atrás a medida que sus competidores continúen avanzando.
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