Dejar de usar papel puede ser una gran inversión, pero a la larga vale la pena. Cuando administras un negocio, siempre estás buscando todas las formas de optimizar las operaciones, reducir costos y ahorrar tiempo y recursos.
Los beneficios de no usar papel
Hay muchas razones para dejar de usar papel y los beneficios del cambio pueden sorprenderte. Un negocio sin papel es más verde, más limpio y más eficiente debido a varias rezones. Aquí, hemos enumerado algunas de las ventajas para hacer el cambio de papel a digital.
Ayuda a proteger el medio ambiente
Como todos sabemos, nuestro medio ambiente se está deteriorando lentamente debido a la contaminación y el cambio climático. Dejar de usar papel es una forma de ayudar a proteger el medio ambiente, ya que reduce la rápida deforestación y la contaminación. Se consumen más de 20 millones de árboles para imprimir libros, y alrededor de 95 millones de árboles se para producir diarios, cada año. Más del 40% del total de la cosecha industrial mundial de madera se utiliza para hacer papel. También el papel representa el 26% de los desechos de los vertederos.
Si realmente te importa el medio ambiente y el planeta, dejar de utilizar papel es la opción adecuada para detener la deforestación y reducir la cantidad de desechos. A continuación enumeramos algunos de los beneficios.
Mayor seguridad
Los documentos en papel están mucho más expuestos a accidentes, pérdidas y robos. Es más fácil proteger el acceso a la información confidencial almacenada en formato digital, ya que permite que sólo el personal autorizado pueda acceder a los datos clasificados siendo más fácil restringir el acceso a documentos confidenciales. También es más sencillo hacer copias de seguridad, por lo que si se pierde o es robado, es posible recuperar esa información.
Comunicación e interactividad mejoradas
Con empleados que trabajan de forma remota y equipos basados en diferentes ubicaciones, contar con una plataforma digital para compartir información es esencial. La tecnología digital facilita la organización, el intercambio de documentos y el acceso a ellos desde diferentes ubicaciones y diversos dispositivos. Se puede acceder a los documentos digitales de forma remota desde más de una persona a la vez, por lo que los miembros del equipo pueden obtener información instantánea, intercambiar opiniones y llegar a una conclusión, incluso si están lejos. Los archivos digitales también reducen el tiempo en la búsqueda de información. El uso de herramientas de colaboración digital no solo reduce el papel en la oficina, sino que también puede facilitar el intercambio de información y mejorar la colaboración y el trabajo en equipo.
Eficiencia
Las tecnologías digitales permiten tener un flujo de trabajo más organizado, lo que significa que los procesos serán más ágiles y eficientes. Por ejemplo, un documento escaneado se envía automáticamente al servidor o a la nube y se puede acceder a él cuando sea necesario. No necesitas nadar en montañas de papeleo para encontrar un documento. Las tecnologías digitales mejoran los procesos, fomentan la innovación y simplifican los flujos de trabajo por lo que son un factor clave para mejorar la eficiencia y la productividad.
Ahorro de costos
El ahorro de dejar de usar papel va más allá del costo del papel, que puede ser significativo. Incluye además el costo de otros suministros de oficina como cartuchos de tinta, impresoras, copiadoras y más. Luego, debe agregar el costo de archivar gabinetes, personas para mantenerlos y el dinero requerido para enviar correos. La lista es interminable. En los EEUU, Las empresas gastan alrededor de $US 8 mil millones anuales solo en la gestión del papel. Cuesta un promedio de US$ 20 presentar un documento, US$ 120 encontrar un documento extraviado y US$ 220 reproducir un documento perdido. Dejar de usar papel puede ayudarte a reducir o incluso eliminar muchos de estos costos.
Conclusión
Todas estas ventajas están alentando a más compañías a dejar de usar papel. El cambio hacia una oficina sin papel aumenta cada año a medida que las nuevas tecnologías están disponibles para mejorar el almacenamiento de datos y la comunicación. Tomar medidas para reducir el uso de papel ayudará a tu empresa a ser más eficiente y mejorar el nivel de seguridad para proteger la información confidencial y valiosa.
En DataScope, podemos ayudarte a dejar de usar papel, pero proporcionándole una solución digital para firmar todos los documentos en línea. Los usuarios simplemente deben registrarse en nuestro sitio web, seleccionar las preguntas que desean incluir en su formulario (foto, firma, código de barras, lista de verificación, texto, etc.) y pueden dejar de lado el papel al instante y comenzar a responder sus formularios desde un celular o tablet. Con nuestra aplicación, puedes definir tareas, recopilar datos, evaluar el rendimiento del usuario y analizar la información almacenada en el portal de la plataforma móvil. No pierdas el tiempo. ¡Regístrate gratis ahora!
