Se estima que las empresas que adoptan una estrategia reactiva, para enfrentar sus averías, destinan un 50% de su tiempo en hacer reparaciones de emergencia, las cuales son hasta cinco veces más costosas. Es por esto que tomar una estrategia de mantenimiento preventivo resulta clave.
Si bien es imposible prever todas las averías que pueden afectar a nuestra organización, centralizar todas las tareas y definir un plan de mantenimiento preventivo permite estar preparados para enfrentar este tipo de situaciones.
El mercado de la producción industrial se encuentra más exigente y competitivo que nunca, por lo que ya no es posible adoptar antiguas estrategias como revisar o reparar las máquinas recién cuando se registra, o se sospecha, de una avería. Además, adoptando esta actitud frente a una competencia que cuenta con planes de mantenimiento preventivo, estamos claramente en desventaja.
En este escenario es necesario ser más eficiente, pero en especial, reducir al máximo los costos de producción. Esperar que se produzcan problemas en nuestras diferentes maquinarias significará un aumento de valores importantes y que pudieron haberse evitado. Nos veremos enfrentados a escenarios como la pérdida de producción, deficiencias en nuestra calidad de servicio, el aumento de los tiempos muertos por la falta de estas unidades y por supuesto, la pérdida de ganancias.
Un plan de mantenimiento preventivo nos entrega una serie de beneficios importantes.
En primer lugar, obtendremos una mayor confiabilidad, ya que nuestros equipos operarán en óptimas condiciones de seguridad, además, podremos conocer al detalle el estado en que están funcionando, y cuáles son sus condiciones. Esto no solo nos ayuda a tener un mejor diagnóstico del estado de nuestros equipos, sino que también nos permite mostrar confianza y calidad a nuestros clientes.
Una revisión proactiva de nuestros equipos nos permite reducir los costos de almacén y el uso de repuestos, con esto, podremos ajustar los stocks de repuestos de mayor y menor consumo, generando ahorros importantes.
Al mismo tiempo, el personal del mantenimiento tendrá una carga de trabajo más organizada, constante y planificada, mediante una programación de actividades.
A esto, podemos sumarle una serie de ventajas y beneficios más concretos, como son la disminución de los tiempos muertos, la mayor duración –y mejor funcionamiento- de nuestros equipos e instalaciones y una reducción importante de los tiempos de parada de las máquinas.
Para esto, el mantenimiento correctivo debe complementar al preventivo y predictivo, lo que requiere la necesidad de desarrollar un plan de mantenimiento, que puede construirse en cinco pasos:
1. Definir objetivos
Lo primero debe ser determinar qué queremos lograr con el plan de mantenimiento. ¿Queremos aumentar la confiabilidad de los activos o del cumplimento de las mantenciones preventivas? o quizás buscamos reducir los costos de la operación.
También debemos mirar las cosas que no han funcionado bien y han provocado fallas a la hora de conseguir nuestros objetivos. Por ejemplo, si está funcionando bien el software de gestión de mantenimiento (GMAO) o si la comunicación entre nuestros técnicos es la correcta.
Es importante comprender los fallos para poder entender cuáles son las soluciones que debemos implementar.
2. Hacer un inventario de activos
Para este punto es muy recomendable usar el GMAO, ya que además de hacer más simple la implementación del plan, permitirá asociarlos con nuestra ubicación, los técnicos, las recomendaciones del fabricante, además de las garantías y normas de calidad.
3. Establecer prioridades
Cuando ya tenemos todos los activos organizados en el GMAO, es necesario establecer prioridades. En ese caso tenemos que pensar cuales son los equipos que no pueden dejar de funcionar o cuáles han sido los mantenimientos correctivos más costosos que hemos debido enfrentar.
Existen fallas que debemos evitar a toda costa porque pueden perjudicar el funcionamiento de todo el negocio. También se debe evaluar el riesgo, porque se puede estar poniendo en peligro la seguridad de su equipo técnico, clientes, de nuestro personal e incluso, de la comunidad, exponiéndonos a una crisis que puede evitarse perfectamente.
4. Crear KPIs para el plan de mantenimiento preventivo
En el primer paso, vimos la necesidad de definir objetivos, ahora es tiempo de evaluarlos y ver si se han conseguido. Para que nuestro plan esté completo, debemos definir indicadores de desempeño que nos permitan definir su eficacia.
Entre los indicadores de desempeño más utilizados destaca el porcentaje de mantenimiento preventivo, el índice de cumplimiento del mantenimiento preventivo, la eficacia del equipo, el porcentaje crítico de mantenimiento programado y el tiempo medio entre fallas.
5. Revisar y mejorar
Finalizado un período es necesario revisar los resultados del plan y ver en qué ítems podemos mejorar y qué cosas se pueden hacer mejor. Esto resultará fundamental a la hora de planear la misma iniciativa para el año siguiente. Revisando los resultados del plan, es posible corregir los KPIs y los puntos donde no se cumplieron las expectativas. Revisar los resultados nos permitirá mejorar los objetivos para el año siguiente, mejorar el plan y especialmente, reducir costos en mantenimiento correctivo.
Existen diferentes softwares y aplicaciones que son capaces de hacer un plan de mantenimiento preventivo y se conocen como CMMS (Computerized Maintenance Management Software). Aunque en castellano, esta tecnología generalmente se conoce como GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador).
¿Qué beneficios podemos obtener de este tipo de software?
Los tres principales son el aumento de la productividad, el control de los costos y la optimización de los inventarios. Pero también existen una serie de aportes que pueden hacer a nuestra organización.
Por ejemplo, está la centralización de la información, ya que un software de gestión de mantenimiento permite introducir toda la información, de mantenimiento, manuales o inventarios, en la plataforma y luego buscarla de manera sencilla.
También hace que la comunicación del equipo de trabajo sea más efectiva, porque permite enviar notificaciones vía correo, o SMS, a todos los miembros de la organización involucrados en un determinado proceso. Esto repercute directamente en un descenso en los tiempos de inactividad, porque este tipo de comunicación más directa, facilita la programación y el control de los planes de mantenimiento.
Entre los GMAO destacados, está Commet GMAO, sistema que dispone de todas las herramientas necesarias para crear órdenes individuales de mantenimiento preventivo o desarrollar planes completos de mantenimiento para diferentes máquinas, donde el sistema permite especificar periodos, indicaciones, y otras funcionalidades.
Por ejemplo, se pueden especificar todos los requerimientos que necesita un determinado mantenimiento preventivo, como el tipo de procedimiento a seguir, el valor y los tiempos teóricos, quien será el mecánico responsable y otras indicaciones.
Además, permite especificar hasta seis fechas fijas de vencimiento para la realización del mantenimiento, y también permite desarrollar un mismo mantenimiento, pero para máquinas distintas. Otra opción disponible es especificar que los mantenimientos se deben realizar con una frecuencia diaria, semanal o mensual.
Una vez configurado con todos nuestros requerimientos, el sistema commet GMAO generará las órdenes de mantenimiento necesarias y las comunicará a los responsables.
¿Cuándo es necesario utilizar un GMAO?
No importa el tamaño de la empresa, sino que los procesos que utiliza.
Por ejemplo, esta tecnología sería de gran ayuda si su organización utiliza varios equipos industriales, y si estos equipos tienen mantenimientos o averías costosas, o si requiere gestionar infraestructuras y grandes instalaciones, como hoteles, centros comerciales, edificios industriales, entre otros.
Otro criterio que podría requerir el uso de un GMAO es en el caso que su empresa tenga que reportar sobre criterios de higiene, seguridad y calidad (como las normas ISO).
Con todas estas ventajas y beneficios que pueden entregarnos los planes de mantenimiento preventivo, es hora de dejar de sorprenderse por fallas o averías imprevistas en nuestros equipos y comenzar a adoptar un rol más activo, y sobre todo, propositivo para que podamos aumentar nuestra calidad de servicio y el manejo de nuestros activos.
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