Utilizar esta estratégia é muito importante para a eficiência operacional e o sucesso comercial de toda empresa. No entanto, existem certas vantagens e desvantagens, assim como precisões técnicas e metodológicas, que sempre devem ser consideradas antes de elaborar e aplicar o plano.
A manutenção preventiva é muito importante para a gestão de uma empresa, já que incrementa a vida útil das equipes, reduz os períodos de inatividade não desejados e, ao mesmo tempo, amortiza os custos operacionais a longo prazo.
Tecnicamente, consiste em praticar intervenções que preveem as falhas e diminuem a probabilidade de falha nos ativos. Ou seja, é uma manutenção planejada, que é realizada inclusive quando as equipes se mantêm dentro da sua capacidade operativa.
Pode ser de diversos tipos. Ações simples como limpeza e troca de filtros, inspeções visuais ou lubrificações periódicas. Mas, também pode envolver tarefas delicadas e complexas, como a calibragem de guindaste, detecção de vazamentos ou a substituição de uma turbina a gás em uma termelétrica, por exemplo.
Principais tipos
A manutenção preventiva é classificada em duas classes principais:
– Baseada no tempo (time-based)
Consiste em realizar revisões periódicas em intervalos temporais previamente definidos, independentemente da utilização dos ativos. Por exemplo, a inspeção periódica de um elevador, a cada dois anos; ou uma empilhadeira, a cada seis.
– Baseada na utilização (usage-based)
Consiste em efetuar revisões a partir do uso dos ativos. Por exemplo, lubrificar uma máquina a cada 500 ciclos de produção; ou revisar a frota de caminhões, a cada 10.000 quilômetros.
A manutenção preventiva não deve ser confundida com a manutenção preditiva e prescritiva. Embora todos tenham como objetivo evitar quebras e colapso de ativos, existem diferenças substanciais entre eles.
A manutenção preditiva se concentra em prever quando ocorrerá uma pane, a fim de evitá-la. Portanto, ela não usa prazos predefinidos.
A manutenção prescritiva, por sua vez, possui um nível de informatização superior, pois utiliza algoritmos de Inteligência Artificial para prescrever ações a partir de dados e indicadores coletados em tempo real em cada equipamento.
Aplicações e riscos
Ainda que a manutenção preventiva seja uma ferramenta valiosa para assegurar a continuidade operacional de ativos empresariais críticos, nem sempre é aconselhada como estratégia permanente.
Quando é recomendável?
Para os ativos cuja probabilidade de falha aumenta com o tempo e o uso. Nestes casos se estabelece um padrão que permite programar a respectiva manutenção, de acordo com as estatísticas elaboradas a partir do funcionamento esperado da equipe, e as recomendações do fabricante.
Nestes casos, é possível:
A) Aumentar a vida útil do ativo em questão e,
B) Manter a sua produtividade ao longo do tempo.
Quando NÃO se deve utilizar?
Quando não é possível estabelecer um padrão recorrente nas falhas ou panes de um ativo. Por exemplo, equipes que falhem de modo aleatório como um fusível, uma bateria, um cabo ou uma tomada elétrica.
Concluindo, a manutenção preventiva deve ser aplicada somente aos ativos essenciais para o funcionamento normal da empresa; e aqueles cujo reparo ou substituição são mais custosos que as atividades preventivas regulares.
Mesmo assim, não se deve cair na manutenção preventiva excessiva, nem a aplicar em ativos de baixo valor ou prioridade. Isso pode gerar muitos custos altos em relação com o tempo de inatividade que se deriva destas ações.
Importância estratégica
A manutenção preventiva incrementa a vida útil dos ativos, assim como a porcentagem de manutenção planejada. Mas, ao mesmo tempo, gera eficiência, competitividade e melhor posicionamento de mercado. Isso é determinado a partir das seguintes vantagens:
– Redução de paradas e aumento da eficiência (OEE)
Evitar as paradas não programadas aumenta o uptime e a disponibilidade das equipes, melhorando a eficiência global. Consequentemente, se obtém maior rentabilidade da inversão inicial, cumprem os prazos de entrega estabelecidos com os clientes.
– Mais confiabilidade dos ativos
Permite que o equipamento seja mais confiável, funcione adequadamente por mais tempo e tenha uma vida útil mais longa. Essa confiabilidade fornece previsões mais realistas sobre o funcionamento da empresa, sua capacidade produtiva e receita. Características essenciais para os setores primário, secundário e terciário.
– Redução de custos
Se comparada a uma ação reativa, toda boa manutenção preventiva se traduz em economia de recursos, tempo, peças de reposição e transporte, entre outros fatores. Agir em uma emergência sempre envolve reparos muito caros e até mesmo a substituição de ativos essenciais. Tudo isso é evitado através da realização de revisões programadas.
– Mais segurança
As revisões periódicas permitem detectar o desgaste das peças e manter o equipamento em ótimas condições. Isso oferece mais segurança para quem está em contato com o ativo, tanto operadoras quanto clientes. Por exemplo, fazer a manutenção preventiva dos elevadores de uma planta ou edifício, evitará que as pessoas fiquem presas em uma falha.
– Mais comodidade
Garante que o equipamento esteja totalmente operacional, sem a necessidade de desligar todo o sistema para reparos. Uma vantagem fundamental em sistemas críticos como, por exemplo, ar condicionado no verão ou aquecimento no inverno.
Como desenhar um bom programa passo a passo
Para implementar uma boa estratégia é preciso traçar um plano que tenha todas as suas tarefas bem definidas. Isso implica ter em conta fatores tais como materiais, peças, mão de obra necessária e, inclusive, contratação de serviços externos especializados. Tal processo tem 5 etapas:
1. Definir os objetivos
Primeiro, você deve estabelecer claramente o que deseja alcançar. Queremos reduzir o tempo de inatividade? Aumentar a confiabilidade dos ativos? Reduzir custos? Ou aumentar a taxa de manutenção planejada? Além disso, é necessário ter clareza sobre o que foi feito até o momento para atingir esses objetivos e saber onde falhou. Este primeiro diagnóstico é o ponto de partida.
2. Fazer um inventário de ativos
Para que o plano seja abrangente, você precisa mapear seus ativos. Ou seja, organize-os por famílias de equipamentos e localização. Cada ativo deve estar associado às recomendações do fabricante, garantias e padrões de qualidade que devem ser atendidos (por exemplo, ISO).
3. Estabelecer prioridades
O tempo e os recursos são limitados, e nem sempre será possível realizar toda a manutenção preventiva desejada. Para isso, é preciso priorizar os ativos mais críticos. Selecione os essenciais para o funcionamento normal da empresa, os que podem causar grandes perdas e os que oferecem mais risco em caso de quebra.
Para estabelecer prioridades de acordo com as condições atuais de cada equipe, é importante realizar avaliações de risco. Por exemplo, inspecionar escapes de gás sempre é prioridade, porque garante a segurança de todos aqueles que utilizam as instalações.
4. Criar KPIs para o plano de manutenção
Para saber se o plano cumpre com os seus objetivos, o gestor de manutenção deve ser capaz de rastrear os eventos ao longo do tempo. A melhor forma de fazer isso é através dos indicadores de rendimento (KPI).
5. Revisar e melhorar o plano
A partir dos resultados obtidos (de acordo com os KPIs definidos), devem ser aplicadas melhorias progressivas ao plano. Ainda quando se obtêm bons resultados, todo é suscetível de melhora.
Como esboçar um bom cronograma
Uma vez criado o plano, é preciso definir datas e horas de aplicação, assim como as equipes que estarão na manutenção. Este trabalho também pode ser dividido em 5 etapas:
1. Determinar a produtividade de mão de obra
Para ter um cronograma realista é necessário saber quantas horas os técnicos de manutenção se dedicam para realizar esta tarefa (e não as ações improdutivas como buscar ferramentas, se mover ou ler ordens). Se planejado de forma eficiente, a média pode ir de 25-35% a 50%.
2. Analisar o backlog de manutenção
É preciso avaliar as tarefas atrasadas e terminar as pendências, antes de executar novas ações.
3. Ajustar o cronograma a partir do plano de manutenção
Determine quantos trabalhadores, horas, materiais e ferramentas são necessários para cada tarefa planejada. Você também deve definir os melhores dias e horas para realizar as tarefas que exigem a desativação temporária de ativos.
4. Se preparar para surpresas
Sempre há falhas que ocorrem aleatoriamente. Portanto, qualquer programação deve ser flexível o suficiente para definir tempos de resposta para aqueles que requerem manutenção corretiva. Qualquer imprevisto que surja nesta fase deve ser sempre classificado como manutenção corretiva.
5. Programar as tarefas (work orders)
Devem ser determinados por dia e hora, fornecendo todas as informações necessárias para que os técnicos de manutenção os executem com segurança e eficácia.
É possível automatizar?
Uma das maiores dificuldades em fazer um plano de manutenção é mapear seus ativos e combiná-los com os reparos ou inspeções recomendadas. Em infraestruturas com grande número de ativos, é praticamente impossível organizar todo este inventário através de sistemas convencionais como “planilhas manuais”.
Felizmente, a tecnologia permite otimizar essa tarefa, graças ao uso do Software de Gerenciamento de Manutenção (GMAO).
Esta ferramenta permite inventariar os ativos e associá-los a determinados parâmetros de informação como categoria, marca, modelo do equipamento, número de série, localização, fornecedor, responsável técnico, manuais do usuário e datas de intervenções anteriores, entre outras variáveis.
Desta forma, torna-se mais fácil e eficiente criar planos de manutenção preventiva para diferentes equipamentos críticos.
Além de programar automaticamente tarefas que dependem apenas da passagem do tempo, você pode definir limites para gerar intervenções com base na utilização.
Da mesma forma, um GMAO permite monitorar a execução dos planos em tempo real. Para isso, o software analisa os dados, calcula automaticamente os principais KPIs e, simultaneamente, revisa e adapta os planos a qualquer momento.
Avaliação e examinação do plano
Independentemente do tipo de ativos que gerenciam e dos KPIs específicos definidos para cada empresa, existem métricas e metas comuns que devem ser sempre levadas em consideração. Estes são:
– Taxa de cumprimento
Corresponde ao índice de manutenção preventiva realizada dentro do prazo estabelecido. Idealmente, isso deve ser pelo menos 90%.
– Porcentagem crítica de manutenção programada
Deve ser o mais próximo possível a 100%.
– Relação 80/20 entre manutenção programada e não programada
Isso significa que pelo menos 80% (idealmente 85%) das horas gastas em manutenção devem ser para tarefas preventivas. No máximo, apenas 20% do tempo deve ser dedicado à manutenção corretiva.
– Regra de margem de 10%
Tente concluir todas as tarefas antes do prazo, com uma margem de 10%. Ou seja, se uma tarefa deve ser concluída em 100 dias, você deve tentar fazê-la apenas em 90.
Caso os resultados não correspondam às expectativas, deve-se otimizar a eficácia do plano de manutenção, de acordo com cada um desses indicadores.
Vantagens e desvantagens
Não há dúvida de que a manutenção preventiva oferece vantagens concretas para qualquer empresa. No entanto, nem sempre é a estratégia ideal. Por exemplo, sempre agir de acordo com um cronograma pode nos levar a aplicar ações em equipamentos que ainda estão em ótimas condições de operação. Isso se traduziria em gastos desnecessários de recursos, tempo e mão de obra especializada.
Isto nos leva a propor as seguintes vantagens e desvantagens, quer no funcionamento interno das suas operações, quer no impacto que têm no serviço prestado e na satisfação do cliente.
Quais são os prós?
– Aumenta a vida útil dos equipamentos, o que incrementa o rendimento do investimento.
– Evita paradas não programadas, o que melhora o funcionamento da empresa.
– Melhora a confiabilidade das equipes, o que se traduz em prognósticos mais realistas.
– Reduz os custos de manutenção em ativos de alto valor, já que é mais econômico que a manutenção corretiva e os métodos de manutenção preditiva disponíveis hoje.
– É mais fácil seguir um orçamento para ações de manutenção, porque prediz de forma confiável como serão alocados os recursos ao longo do ano.
– Economize recursos, já que os equipamentos com falhas operativas tendem a gastar mais energia e a perder qualidade.
– Entrega mais segurança nas instalações, já que todos os ativos se mentem nas melhores condições e sem desgaste.
– Permite cumprir prazos com os clientes, já que há menos paradas e é mais fácil prever o output.
– Proporciona melhor experiência aos clientes, ao cumprir com as suas expectativas sobre a qualidade do serviço. Isso resulta em clientes leais.
Quais são os contra?
– Leva mais tempo, tanto para planejar como para inspecionar.
– Requer reajustar os hábitos da equipe e, possivelmente, adotar um novo software.
– Não se pode usar em equipamento que falham de maneira aleatória.
– Como não se encaixa na condição, pode resultar em ações desnecessárias.
– Pode resultar em custos mais elevados, se aplicada em ativos de menor valor ou prioridade.
– Pode exigir mais trabalho de Outsourcing, forçando a busca de novos provedores.
– Para assegurar que os prazos sejam cumpridos, é preciso negociar os Acordos de Nível de Serviço, SLA, com provedores e sócios.
