Los formularios de papel fueron los reyes indiscutidos de la recolección de información por décadas. Sin embargo, con la llegada de las computadoras, Internet y los teléfonos celulares, entre otros desarrollos tecnológicos, para el papel el futuro ya llegó hace rato.
¿Cuántas empresas tienen sus archivos repletos de formularios de papel y otros documentos parecidos, acumulando polvo, cuando pueden ser digitalizados para que la información nunca se pierda ni se malinterprete? El traspaso de los formularios de papel a formularios móviles, gracias a las ventajas claras que aporta esta maravilla de la tecnología -accesible para cualquier empleado y disponible las 24 horas-, está popularizándose con más rapidez de lo previsto, no sólo entre empresas, sino también entre organismos gubernamentales.
Por ejemplo, en Chile, en virtud del Censo que se realizó este año, el Gobierno lanzó por primera vez una plataforma web para llevar a cabo las encuestas en aquellos casos en que las viviendas no fueron encuestadas con los formularios en papel, debido a que no se encontraron moradores, señala el portal Emol. «Este sistema es pionero en nuestra práctica de realizar censos y nos va a permitir pilotear cómo está preparada nuestra sociedad para el día de mañana pensar en censos o partes de censos que se pudieran levantar de una forma dinámica», comentó la directora del Instituto Nacional de Estadísticas de ese país, Ximena Clark.
¿Pero qué explica esta tendencia? ¿Por qué a todas luces los formularios móviles son mejores que los formularios de papel? Porque hay muchas cosas que un formulario de papel no puede hacer. Aquí explicamos algunas:
- Procesar y enviar información en línea. Con formularios de papel, los tiempos de espera entre el llenado de la información en terreno y el regreso del formulario a la oficina central son altísimos, además de ser un proceso irreversible: una vez completos los campos, no queda otra opción que generar un nuevo formulario y reagendar una nueva visita al terreno. La adopción de soluciones móviles para reemplazar o complementar los formularios de papel permite en cambio modificar la información de acuerdo a las necesidades, gracias a la interacción en línea con el equipo en la oficina central.
- Sumar valor agregado a la información. ¿Qué valor agregado suman los formularios de papel? Ciertamente pueden incluir fotos o documentos adicionales, pero éstos deben ir anexados al formulario de manera que no se pierdan (lo que generalmente ocurre de todas maneras). El formulario móvil va varios pasos más allá. De cara al cliente, un trabajo verificado con ubicación GPS, firma del trabajador, fecha y hora, agrega información relevante a la recolectada por el trabajador, potencia la diferenciación de la empresa, y le otorga ventajas competitivas frente a la competencia.
- Asegurar la correcta entrega de los datos el 100% de los casos. Los riesgos que enfrenta la empresa usando formularios de papel representan son a veces amenazas muy graves para su productividad. A través de las plataformas para dispositivos móviles, completar el formulario en terreno y compartirlo en línea es parte del mismo proceso, y así, inconvenientes como la pérdida de un reporte físico, o la mala interpretación de los datos, prácticamente desaparecen (exceptuando el error humano).
- Reducir la huella de carbono de la empresa. Anualmente 115 mil millones de hojas de papel son utilizadas en oficinas de todo el mundo. Según estudios internacionales, un solo oficinista usa 10.000 hojas de papel por año, y 45% del papel impreso en la oficina termina en contenedores de basura al final del día. Una opción sustentable como DataScope, en la forma de un formulario móvil que reemplace los poco ecológicos formularios de papel, representa un ahorro aproximado de miles de hojas de papel al año en una pequeña o mediana empresa.
La transición hacia opciones innovadoras que reemplacen a los formularios de papel es una realidad alrededor del mundo, y es sólo cuestión de tiempo para que el mundo empresarial exija estándares más altos en productividad y eficiencia: dos áreas que los formularios de papel no podrán superarse más que al nivel actual.
DataScope es una plataforma que permite a diversas industrias administrar de manera eficiente su fuerza de trabajo en terreno, asignándole tareas diarias. Además permite recolectar al instante la información del trabajo realizado, mediante sus formularios 100% adaptables a cualquier necesidad.
