¿Todavía imprimes documentos, los pones en sobres, los envías y esperas pacientemente a que sean firmados y enviados de vuelta? Las firmas electrónicas están facilitando la vida de muchos empresarios, empleados de recursos humanos y gerentes en diferentes industrias. La tecnología digital les permite reunir firmas de clientes y empleados y gestionar documentos relevantes con el mínimo esfuerzo. Atrás quedaron los días de imprimir, enviar por correo o escanear documentos en papel. Ahora tienes firmas electrónicas, que son «un sonido electrónico, símbolo o proceso adjunto o asociado a un contrato u otro registro y ejecutado o adoptado por una persona con la intención de firmar el registro». Las firmas electrónicas se han utilizado para reemplazar las firmas manuscritas en una variedad de procesos personales o comerciales, como contratos, formularios de solicitud, formularios de incorporación de nuevas contrataciones, acuerdos de confidencialidad, autorizaciones de cambio y más.
¿Cómo funcionan las firmas electrónicas?
Si bien los sistemas pueden variar de un proveedor a otro, la idea general detrás de ellos es muy parecida. Se empieza cargando un documento (Word, PDF o archivo de imagen) en un software, luego se agregan anotaciones especiales donde deber ir las firmas. El servicio envía este archivo marcado a los destinatarios especificados, quienes luego lo «firman» con unos pocos clics, con fuentes cursivas o con un garabato dibujado con un mouse (o un dedo si está usando una tableta). Firmar puede ser tan simple como marcar una casilla, escribir o dibujar una firma, o incluso una autorización verbal. Esta marca asegura el documento y certifica que ha sido firmado.
¿Por qué deberías usar firmas electrónicas?
Antes de comenzar a usar firmas electrónicas en tu negocio, deberías tener una clara comprensión de sus beneficios. Aquí examinaremos, brevemente, los más notables.
Proporcionan respaldo a toda prueba
Si alguna vez imprimiste un documento importante, probablemente sabes el miedo asociado a perder o extraviar documentos. Cuando usas firmas electrónicas, el sitio del alojamiento almacena una copia de la transacción. También permiten guardar documentos en varios lugares, como correos electrónicos, USB y discos duros externos, que facilitan el monitoreo y seguimiento de datos.
Son ecológicos
Almacenar documentos en papel no solo ocupa espacio, sino que imprimir todos los días, en todo momento es perjudicial para el medio ambiente. Para hacer una hoja estándar de papel de impresora, se necesitan 13 litros de agua y el empleado de oficina promedio usa 10,000 hojas por año. En caso de que no lo sepas, un cartucho de impresora promedio está hecho de plástico al 70 por ciento y se necesitan aproximadamente de tres a cuatro litros de petróleo crudo para producir un cartucho láser y hasta 100 mililitros de petróleo crudo para producir un cartucho de tinta.
Las firmas electrónicas ahorran recursos
Comprar una impresora de papel no es costoso, pero si agregas todos los gastos relacionados, como la compra de papel, escáner, entrega y almacenamiento y costos de mantenimiento, la cifra empieza a subir. Al usar firmas digitales, puedes ahorrar hasta US $ 20 por documento si las integras en diferentes departamentos y procesos.
Las firmas en línea también requieren menos tiempo y esfuerzo. Los clientes pueden cerrar sesiones y empezar sus proyectos o contratos rápidamente y su equipo de ventas no necesita perder un tiempo valioso en un seguimiento innecesario.
¿Cómo elegir la aplicación de firma electrónica correcta?
Elegir el software de firma electrónica adecuado para tu negocio puede ser bastante difícil. Para facilitarle la vida, aquí tenemos cuatro preguntas que debe hacer antes de tomar una decisión.
¿Proporciona una experiencia de usuario intuitiva?
Una de las cosas clave a considerar al elegir una aplicación de firma electrónica es la facilidad de uso. Crear y almacenar una firma debería ser fácil. Si los usuarios necesitan pasar horas revisando un manual antes de comenzar, esa podría no ser la solución correcta. Debes elegir una aplicación que sea simple e intuitiva; una que pueda ofrecer una experiencia positiva al cliente cada vez.
¿Se integra fácilmente con tus herramientas?
Es posible que tu equipo ya tenga muchas aplicaciones comerciales para administrar las tareas diarias. Usar un software de firma electrónica que se integre con tus aplicaciones existentes les ahorrará tiempo a tus empleados y mejorará su rendimiento. Si un software no satisface tus necesidades, prueba otro.
¿Es segura?
Otro factor clave al elegir una aplicación de firma electrónica es el nivel de seguridad ofrecido. Las aplicaciones que contienen malware son puertas de entrada para actividades maliciosas. En palabras simples, algunas aplicaciones pueden usar tu dispositivo móvil para robar datos confidenciales. La forma más segura de encontrar aplicaciones es descargarlas en sitios confiables. No descargues aplicaciones impulsivamente tómate el tiempo necesario para conocer su origen.
¿Cumple con las regulaciones que son relevantes para tu negocio?
Las aplicaciones de firma electrónica deben cumplir diferentes regulaciones dependiendo de la jurisdicción geográfica de tu negocio. Por ejemplo, en Estados Unidos se aplica la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN) y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA), mientras que la UE (Unión Europea) utiliza los Servicios de Identificación y Autenticación Electrónica (eIDAS).
Antes de invertir en una aplicación específica, revisa y verifica las características de seguridad ofrecidas para saber si satisfacen tus necesidades comerciales o personales. Lo que califica como firma legalmente vinculante puede variar según el país, y los diferentes tipos de documentos pueden tener diferentes requisitos. Hacerse estas preguntas antes de tomar una decisión final sobre la aplicación de firma electrónica te ayudará a elegir la solución adecuada para tu empresa.
Las mejores aplicaciones de firma digital
La mayoría de las aplicaciones en esta lista ofrecen características básicas, como la capacidad de proteger con contraseña un documento para que solo la persona correcta pueda firmarlo. Algunas aplicaciones de firma electrónica van más allá y solicitan que el firmante reciba un código de verificación por SMS antes de poder firmar. Otras aplicaciones usan cifrado de nivel bancario cuando transmiten y almacenan documentos para mayor seguridad.
DocuSign
Es una de las aplicaciones de firma electrónica más populares disponibles. Empezar a usar DocuSign es bastante fácil: cuando te registras, la aplicación te mostrará cómo cargar un documento, prepararlo para la firma, seleccionar destinatarios y enviarlo. También puedes administrar sus borradores desde el tablero de DocuSign. La barra lateral de vista rápida simplifica el seguimiento del estado de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. De esta forma puedes ver qué documentos requieren acción, cuáles están esperando a otras personas y cuáles están listos. Incluso puedes ver cuáles caducan pronto.
Adobe Sign
Los usuarios esperan mucho de Adobe y esta app no los decepciona. Adobe Sign funciona en un navegador web o en una aplicación móvil y se utiliza para enviar, firmar, rastrear y administrar procesos de firma. También se puede usar dentro de otras aplicaciones. Puedes enviar documentos para su firma y realizar otras tareas mientras trabajas en aplicaciones de productividad empresarial como Microsoft Office 365 Word y PowerPoint, Box, Dropbox y Google Drive.
Con Adobe Sign, puedes automatizar firmas y aprobaciones en toda tu organización, reduciendo los tiempos de procesamiento, mejorando la colaboración y desempeño del personal, y creando excelentes experiencias para los clientes. Los destinatarios pueden abrir y firmar un documento desde cualquier navegador o dispositivo móvil, incluso si no tienen una cuenta de Adobe.
Yousign
Es similar a otro software de firma electrónica, aunque su UX es más moderno que la mayoría. Lo que diferencia a Yousign de otras aplicaciones son sus procedimientos: un conjunto de pasos, firmas y notificaciones que puedes volver a usar cada vez que envíes documentos similares. Esta característica es excelente si tiense que enviar regularmente mucho papeleo a las mismas personas o si trabajas con documentos estandarizados. Por ejemplo, si tienes una pequeña empresa que contrata a muchos empleados de temporada y necesitas enviarles el mismo contrato general, con Yousign, no tiene que preparar ni enviar el contrato manualmente a cada empleado. Simplemente puede crear un procedimiento que establezca una fecha límite de firma, proteja con contraseña el contrato y envíe automáticamente recordatorios personalizados a cada nuevo empleado en un horario. Gracias al hecho de que puedes personalizar la configuración de notificaciones para cada procedimiento, te será más fácil asegurarte de obtener las firmas a tiempo.
HelloSign
HelloSign es una de las formas más sencillas y fáciles de firmar documentos o recolectar firmas para empresas con un presupuesto limitado. Con una extensión de navegador, HelloSign permite firmar documentos en Gmail. También puede usar las aplicaciones móviles para iOS y Android. Sus firmas guardadas ahorran tiempo. Puedes crear una nueva firma cargando un archivo de imagen, arrastrando el dedo sobre el panel táctil o tomando una foto de la firma con su celular. También puedes usar una de las fuentes de escritura a mano de HelloSign para escribir la firma.
Right Signature
Es una gran solución para las necesidades de firma electrónica. Simple de aprender y fácil de usar, Right Signature tiene varias características de seguridad que puedes agregar a los documentos para verificar la identificación del destinatario y ayudar a prevenir fraudes. También funciona bien para cartas de compromiso y contratos. Cada destinatario recibe una copia del documento en su correo electrónico y firman en los espacios designados. La persona que envía los documentos recibe un correo electrónico que le notifica que estos han sido firmados y una copia de todas las firmas adjuntas. El programa incluso enviará recordatorios a los destinatarios que hayan olvidado firmar su documento. Esta aplicación tiene un interfaz de usuario muy fácil y también permite hacer un seguimiento de los documentos enviados.
Si aún no has empezado a usar firmas electrónicas, estás perdiendo tiempo y dinero porque éstas simplifican la tarea de obtener firmas y agilizan el proceso de firma de contratos, de una manera eficiente y fácil. Al generar tiempos de respuesta más rápidos para las tareas administrativas, las firmas electrónicas te permitirán ahorrar tiempo para que lo destines a asuntos más urgentes. Además, estas aplicaciones mejoran la seguridad y aumentan la eficiencia. También te permiten reducir el uso de papel. De manera que son beneficiosas tanto para tu negocio como para el medio ambiente.
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