Hoje em dia as ferramentas de tecnologia digital oferecem benefícios que, se aproveitados, ajudam a melhorar a performance de qualquer processo tradicional ainda dependente de um recurso físico. É o caso da assinatura eletrônica: um conceito legal e equivalente eletrônico da assinatura física, feita no papel. O seu uso significa que uma pessoa aceita o conceito de uma mensagem eletrônica a partir de qualquer meio eletrônico validado.
O uso da assinatura eletrônica está ganhando força e se expandindo dentro do setor privado enquanto o setor governamental ainda está começando a implementá-lo.
Nesse sentido, um artigo do jornal Estrategia, de Raúl Ciudad, Presidente da ACTI (Associação Chilena de Empresas de Tecnologia da Informação), destaca que em apoio à modernização do Estado, o governo chileno implementou há um ano a Assinatura Eletrônica Avançada, que permite que documentos públicos e privados e instrumentos jurídicos sejam certificados graças ao sistema encriptado que protege dados pessoais e assinaturas, a fim de identificar um usuário que desenvolve tarefas administrativas via Internet de forma mais segura possível.
“A implementação desse mecanismo é um sistema de identificação de terceiros com alto padrão de segurança e tecnologia de ponta” acrescenta Ciudad. “A carteira de identidade funciona como um token de autorização a ser utilizado como um processo transacional.”
O que é necessário para que o uso da assinatura eletrônica se torne popular, substituindo as assinaturas tradicionais no papel? Apenas informação. Saber os benefícios que o uso da assinatura eletrônica pode trazeré um fator muito importante para a digitalização se expandir ainda mais. Por esse motivo, apresentamos abaixo uma série de vantagens que a assinatura eletrônica pode oferecer, de acordo com o blog Firma-e:
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Validade legal dos documentos assinados eletronicamente
Uma vez que a empresa tenha implementado a assinatura eletrônica, é possível gerar documentos assinados digitalmente com total validade legal, com todas as garantias que essa validação pode trazer em qualquer operação comercial.
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Aumento da produtividade
O uso regular da assinatura eletrônica otimiza processos do trabalho, diminui a probabilidade de erros e acelera a recepção e envio de documentos. O resultado, dessa forma, é o aumento da produtividade das organizações que confiam nesse sistema.
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Simplificação e automatização do gerenciamento de documentos
Com o sistema de assinatura eletrônica, podemos esquecer velhos problemas tais como preencher manualmente documentos, classificá-los, cuidar de sua manutenção e escaneá-los, substituindo todos esses processos por outros automatizados.
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Corte de gastos
Em geral, os custos de automatização e digitalização são um caminho para, no curto ou no médio prazo, poupar o dinheiro de organizações e empresas que fazem esses investimentos. De fato, em muitos casos essa é a principal razão para que o façam.
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Redução do uso de papel
Não há muito o que explicar nesta seção, mas ao fazermos o trabalho administrativo operacional ou ao administrar uma média ou grande empresa, logo é possível calcularmos todos os benefícios em termos de custos e processos na adoção de ferramentas digitais, o que representa uma redução drástica na quantidade de papel que a empresa usa.
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Redução de erros com a eliminação do trabalho manual
A simplificação que a assinatura eletrônica traz pode ser traduzida como menos risco de cometer erros nos processos. Menos gente envolvida, menos falhas.
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Disponibilidade em qualquer lugar
Graças aos recursos que novas tecnologias móveis oferecem, é possível ter a assinatura do seu cliente instantaneamente, capturada em um smartphone. A disponibilidade instantânea da Internet, além da onipresença dos smartphones, torna a execução de transações algo mais simples é rápido e permite que a assinatura do cliente seja obtida em tempo real, superando obstáculos impostos pelo tempo e pela distância.
Esses são alguns dos benefícios da implementação da assinatura eletrônica, mas não os únicos. Cada empresa ou organização pode encontrar por si própria os benefícios relacionados ao uso da assinatura eletrônica, considerando suas próprias necessidades e a capacidade do sistema do qual faz parte para se adaptar a essa mudança.
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