El “quiebre de stock” es una de las contingencias más comunes en el sector del retail, y a su vez, una de las más peligrosas. La falta de stock puede provocar grandes problemas como la interrupción de la cadena de ventas, hasta la pérdida de competitividad estratégica.
¿Qué son los quiebres de stock y cómo impactan al retail?
Desde el punto de vista técnico-operativo, el quiebre de stock es el momento preciso cuando una empresa o negocio se queda sin productos del inventario.
Las consecuencias de un quiebre de stock pueden ser muy diversas, aunque en general provocan los siguientes efectos negativos:
1. Pérdida de ventas
Una de las consecuencias más inmediatas de problemas de stock es la disminución de las ventas. Los clientes que deseen adquirir un producto que no está disponible en ese momento pueden optar por comprarlo en otro lugar o incluso cambiar de marca.
2. Pérdida de clientes
Si la falta de stock se prolonga por mucho tiempo, los clientes pueden perder la confianza en la empresa y buscar otras opciones. Esto puede resultar en la pérdida de clientes a largo plazo.
3. Daño a la imagen de marca
Otra consecuencia directa es el impacto negativo que genera sobre la reputación de la empresa. Cada vez es más común que los clientes expresen su frustración a través de las redes sociales y otras plataformas, impactando así en la credibilidad de la marca.
4. Costo alto de reposición
En caso que la empresa necesite reponer stock rápidamente, es posible que tenga que comprar los productos a un precio más alto de lo habitual. Esto puede aumentar los costes de operación y disminuir aún más el margen de ganancia.
5. Problemas de planificación y producción
Un quiebre de stock puede revelar deficiencias en la planificación y producción de la empresa. Si no existen suficientes medidas de control y seguimiento del inventario, es probable que se produzcan más faltantes en el futuro.
¿Cuáles son las principales causas de una rotura de stock en supermercados?
Una de las principales causas del quiebre de stock en un supermercado, es la mala gestión de inventarios, especialmente en el ámbito de control y reposición de productos.
Sin embargo, también existen otras causas relevantes. Entre estas podemos mencionar las siguientes:
- Mala gestión de pedidos e inadecuada recepción de productos
- Demora en los despachos y entregas del proveedor
- Incapacidad del proveedor para entregar la cantidad de mercancía solicitada
- Fallas, errores o accidentes que alteren el normal desarrollo de la cadena de suministro
- Proyección errónea de la demanda estimada de un producto
- Demanda inesperada de un producto por una situación contextual particular (crisis social, escasez internacional, emergencias sanitarias, etc.)
- Incumplimiento de los acuerdos por parte del proveedor
¿Cómo evitar el quiebre de stock?
Prevenir roturas de stock en un supermercado es una de las tareas primordiales de todo supermercado. Sin embargo, no siempre es una tarea sencilla.
Para evitar estos escenarios, la gerencia del supermercado debe desarrollar e implementar una estrategia que contemple lo siguiente:
- Análisis del contexto de la cadena logística
- Conocimiento común de los factores de riesgo y detalle de acciones para mitigarlos de forma controlada
- Recopilación de métricas y datos diarios sobre el funcionamiento de la operación
- Designación de roles y responsables frente a tareas comunes
- Revisión periódica de proveedores
- Análisis regulares de mercado y tendencias de consumo
Al mismo tiempo, es fundamental que los encargados del área de logística y almacenamiento del supermercado, apliquen indicadores específicos de medición. Estos les ayudarán a determinar con mayor grado de certeza cuándo puede producirse un quiebre de stock.
Algunos de los KPI más utilizados para prevenir faltas de stock son:
- Velocidad de rotación de inventario
- Nivel de demanda del producto
- Costo de las ventas no realizadas
- Nivel de insatisfacción del cliente
- Plazo de entrega del proveedor (en circunstancias normales y atípicas)
Como hemos analizado, no existe una única solución para prevenir estos contextos. Cada empresa tiene sus propias estructuras logísticas, sobre las cuales se pueden aplicar diferentes tipos de estrategias.
Sin embargo, sí podemos reducir los márgenes de una rotura de stock, en la medida que ejecutemos en forma eficiente las siguientes acciones:
- Realizar informes y análisis periódicos de la demanda e inventario
- Mejorar la comunicación entre las diferentes áreas de la empresa
- Establecer relaciones cercanas y de confianza con los proveedores
¿Cómo reaccionar ante un quiebre de stock?
Si una falta de inventario es inevitable o ya se produjo, es importante que el supermercado cuente con una adecuada política de reabastecimiento.
Esto implica poner en práctica las siguientes medidas:
1. Utilizar pronósticos para planificar el inventario
Debemos estudiar los datos de distribución del inventario para detectar su crecimiento y ajustar el stock con la ayuda de proveedores ciento por ciento confiables.
2. Definir el tipo de rotación
Además de prevenir la variación o crecimiento inesperado de la demanda, debemos analizar cuánto tiempo pasa la mercancía en bodega antes de enviarla a los puntos de venta. En particular si la demanda experimenta rotación estacional o variable. La clasificación puede ser “alta”, “media” y “baja”.
3. Calcular plazos de entrega
Los plazos de entrega deben de ser los más cortos posibles, para así poder cubrir la demanda. Para conseguir este objetivo, debemos mantener una comunicación eficaz y en tiempo real con los proveedores, informando cualquier imprevisto y asegurando que los pedidos lleguen a su destino.
¿Cómo la tecnología ayuda a prevenir la falta de stock?
La suma de todos estos factores, así como el dinamismo de los mercados, convierte a la prevención de los quiebres de stock en una tarea extremadamente compleja.
Esto se traduce en la necesidad de digitalizar y automatizar la gestión de las operaciones logísticas y en bodega.
Actualmente es posible, por ejemplo, implementar soluciones tecnológicas para recopilar datos estratégicos y analizar la evolución de la demanda de un determinado producto.
Además, es posible optimizar los controles de inventario mediante aplicaciones o softwares que ayudan a prevenir escenarios de contingencia y a responder de forma eficiente a las necesidades de los clientes.
DataScope: Software para retailers
DataScope es un software especializado para las áreas de logística, operaciones e inspecciones. Mediante su versión web o app móvil, los equipos pueden optimizar el monitoreo y la gestión de inventarios para evitar contextos críticos de quiebre de stock.
A partir de sus funcionalidades, este software permite:
- Crear listas de verificación digitales y formularios móviles adaptados a las necesidades y requerimientos de la empresa
- Implementar un sistema de distribución eficiente
- Identificar y gestionar los principales factores de riesgo de quiebre de stock
- Mejorar la coordinación con proveedores
- Visualizar métricas en tiempo real de entregas en puntos de venta y centros de distribución
- Aprobar entregas con firmas digitales por parte de proveedores y gerentes
- Visualizar la geolocalización de los conductores para un monitoreo eficiente de las entregas
- Comunicar contingencias a través del chat
Cómo funciona DataScope
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DataScope cuenta con más de 20.000 templates gratuitos para comenzar a probar el uso de la plataforma.
Puedes comenzar con estos formularios modelo para realizar la gestión de inventario de las diferentes tiendas o realizar la inspección del supermercado o punto de venta.
