La correcta planificación de un presupuesto de seguridad y salud en el trabajo, y la asignación de los recursos a esta área crítica, permite que las empresas realicen todas las acciones necesarias para proteger y preservar a sus colaboradores.
El capital humano es esencial para el éxito de toda empresa. Por ello, implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) efectivo y eficiente, debe ser, en todo momento, parte fundamental de su planificación estratégica.
Sin embargo, como toda acción de largo plazo, un buen SG-SST requiere de múltiples análisis previos que permitan determinar su factibilidad. Solo de este modo se cumplirá satisfactoriamente el objetivo trazado desde la superioridad directiva organizacional.
El paso previo básico de todo SG-SST, consiste en elaborar el respectivo presupuesto. Este permitirá planificar, en forma eficiente, el uso de los recursos disponibles para ejecutar las diversas acciones y tareas destinadas a proteger la salud física y mental de todos los trabajadores.
¿Por qué se necesita un presupuesto de SG-SST?
El presupuesto permite planificar en forma objetiva y concreta el uso de los recursos definidos para la correcta implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo o SG-SST.
Además, un presupuesto bien definido ayuda a que los directivos de la empresa tracen una medida exacta de los costos que se deben cubrir. Así como de los recursos que se deben destinar para proyectar dicho plan durante un período preciso (generalmente de un año).
Según los especialistas, lo más recomendable es que tanto el presupuesto como la asignación de recursos para el SG-SST se realice, al menos, una vez al año.
Sin embargo, también es importante validar cada 3 o 6 meses cómo se han utilizado estos recursos. Y evaluar si es necesario hacer algún ajuste en las actividades o recursos que se tenían contemplados, así como analizar el costo de los gastos inesperados o imprevistos.
¿Qué elementos debe incluir un presupuesto de seguridad y salud laboral?
Para que sea exitoso, el presupuesto destinado a implementar el SG-SST debe considerar todas las diferentes acciones preventivas o reactivas, pertinentes a cada área específica de la empresa (recursos humanos, finanzas, ventas, producción, mantenimiento, equipos de terreno, etc.)
Por ende, es importante definir de manera precisa cómo estarán sustentadas financieramente todas estas actividades y determinar su aplicación de acuerdo con los recursos disponibles (presentes o futuros). De este modo, se podrán cubrir exitosamente todas las necesidades del SG-SST.
En conclusión, un buen presupuesto de seguridad y salud en el trabajo no debe remitirse al análisis de un solo elemento. Necesita evaluar, equilibrar y coordinar una serie de factores, que incluyen tanto la disponibilidad de dinero, como los propios activos de la empresa.
Esto implica considerar las siguientes categorías:
1. Recursos económicos o financieros
Corresponden al dinero dispuesto para desarrollar todas las acciones que contribuyan a la correcta implementación del SG-SST (compras, ventas, concesiones, consignaciones o alquileres, etc.).
En este punto se establece un monto máximo, definido por la gerencia respectiva de acuerdo con las condiciones y características de la empresa, así como el lapso durante el cual se aplicará el plan (por lo general entre enero y diciembre de cada año).
2. Recursos humanos
Corresponde al listado de todos los colaboradores, internos y externos, que con sus acciones o actividades contribuirán al correcto desarrollo del SG-SST.
Esta lista incluye a gerentes, jefes de área, supervisores, encargados, equipos técnicos, brigadas de emergencia, comités de higiene y seguridad, analistas en seguridad y contratistas externos, entre otros posibles integrantes.
3. Recursos técnicos
Son los equipos o herramientas que permitirán desarrollar correctamente las distintas actividades contempladas dentro del SG-SST.
En este apartado se incluyen tanto los elementos ya existentes en la empresa, como aquellos que se necesita comprar, alquilar, reemplazar o reparar. Por ejemplo: computadores, equipos móviles, ruteros para redes Wifi, softwares y aplicaciones especializadas, elementos de emergencia y equipos de protección personal, entre otras opciones.
El tipo de elementos y las cantidades requeridas, dependerán de las características específicas de cada empresa u organización.
4. Recursos físicos
Es la valorización de los espacios o áreas donde se desarrollarán las diferentes actividades relacionas con la implementación del SS-SGT.
Esto incluye, por ejemplo, salas de reunión, zonas de seguridad, auditorios y espacios para entrenamiento de brigadistas, entre otras alternativas.
Estos recursos físicos pueden ser propios, o bien, alquilados o subcontratados a proveedores externos.
¿Qué áreas y actividades hay que incluir en un presupuesto de seguridad y salud en el trabajo?
Como primer paso, es necesario clasificar las asignaciones presupuestarias por áreas o grandes grupos. Así se tendrá mayor claridad para definir las acciones o actividades que se deben incluir.
Los expertos recomiendan, por ejemplo, trabajar con los siguientes grupos o áreas críticas:
1. Seguridad industrial
Pude incluir acciones tales como:
- Inspección, reparación o reemplazo de Elementos de Protección Personal: botas, cascos, protectores, antiparras, guantes, protectores auditivos, mascarillas y trajes de seguridad, entre otras.
- Adquisición y mantenimiento de equipos de protección contra caídas: arneses, mosquetones, líneas de vida, y otras.
- Elementos adicionales como extintores, camillas, señales, avisos, simulacros y entrenamientos para brigadas de emergencia.
2. Higiene industrial
Debe considerar actividades tales como, medición de ruido, adecuación de puestos de trabajo, asistencia técnica para controlar factores de riesgo ergonómico y estudio preventivo de lesiones por malas posturas.
3. Medicina del trabajo
Puede incluir evaluaciones médicas para el personal que ingresa y egresa; exámenes de laboratorio preventivos para manipuladores de alimentos; cursos de capacitación para prevenir brotes infecciosos; y actividades educativas para prevenir contaminación cruzada.
4. Psicología laboral
Debe considerar acciones como diagnósticos psicosociales, y actividades tanto de integración como de motivación individual y colectiva.
5. Cuidado del medio ambiente
Puede incluir actividades como jornadas colectivas de aseo; recolección de residuos sólidos, líquidos, orgánicos y peligrosos; adquisición de contenedores para reciclaje; cursos de economía circular y sustentabilidad; y contratación de expertos externos.
6. Educación, formación y capacitación
Considera actividades como:
- Capacitación a supervisores, comités de convivencia y personal (según las necesidades de cada cargo)
- Entrega de material de divulgación y difusión
- Programación de actividades de sensibilización y cursos preventivos
- Capacitación de auditores en SG-SST
- Entrenamiento de brigadas de emergencia
7. Talento humano
Debe incluir los salarios del personal a cargo de coordinar e implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como también viáticos y gastos de representación asociados con sus actividades.
3 tipos de presupuestos más conocidos
A nivel financiero, existen tres tipos de presupuestos de seguridad y salud laboral. Estos son los siguientes:
1. Presupuestos planeados recurrentes
Son los que se aplican en forma periódica, normalmente una vez al año. Son muy fáciles de diseñar, porque siempre toman como base los costos del año anterior.
Pueden incluir, por ejemplo:
- Recarga de extintores
- Exámenes y capacitaciones períodicas
- Subcontratación de servicios de outsorcing
- Adquisición o reemplazo de Elementos de Protección Personal (EPP)
2. Presupuestos planeados únicos
Son aquellos que incluyen la adquisición recurrente, pero no periódica, de elementos muy específicos.
Por ejemplo pueden incluir:
- Compra de camillas
- Reposapiés
- Detectores de humo
- Duchas de seguridad
- Sillas con protección cervical
- Escritorios modulares
3. Presupuestos no planificados
Son los que también consideran situaciones no previstas o de contingencia, que requieren el uso de recursos especialmente destinados.
Por ejemplo, podrían incluir:
- Compra urgente de insumos para prevenir el contagio de COVID-19 en una empresa (como mascarillas, dispensadores de alcohol gel y medidores de temperatura).
Seguimiento y cumplimiento de objetivos
Un buen presupuesto es indispensable para que los encargados del área de Seguridad y Salud en el Trabajo, cumplan en forma satisfactoria sus funciones.
Para ello, debe ser coherente y estar permanentemente alineado con los objetivos estratégicos de la empresa u organización.
De este modo se tendrá un panorama global de los costos, inversiones y gastos necesarios para implementar exitosamente un programa de seguridad y salud en el trabajo.
Esto implica, a su vez, contar con herramientas de seguimiento que evalúen en terreno la ejecución del presupuesto, y determinen si se cumplen los objetivos trazados.
Para asegurar el correcto seguimiento y el cumplimiento de los objetivos, es importante:
- Mantener las partidas presupuestarias siempre al día.
- Medir la correcta ejecución del presupuesto en forma periódica (mensual, trimestral o semestral).
- Contar en todo momento con las respectivas validaciones, tanto del ejecutor del presupuesto, como del jefe o gerente del área comercial, y de la alta gerencia o dirección responsable.
El valor final del presupuesto de seguridad y salud, está sujeto a las características o necesidades específicas de cada empresa u organización, por lo cual puede variar significativamente.
En DataScope conocemos la importancia de contar con un presupuesto que permita implementar Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo eficientes y exitosos. Y también sabemos que la tecnología puede ser un aliado vital para alcanzar este trascendental objetivo.
