As ordens de serviço são ferramentas essenciais porque ajudam a todos dentro de uma empresa a organizar, atribuir, priorizar, rastrear e concluir tarefas importantes. São documentos que fornecem informações sobre as tarefas de manutenção e as etapas necessárias para concluí-las.
As ordens de serviço são específicas para cada empresa, dependendo da atividade, tipo de indústria e tipos de mão de obra para o trabalho, entre outros fatores. No entanto, há uma série de dados comuns em qualquer setor ou serviço, que devem estar presentes neste instrumento de informação, como o número consecutivo, o tipo de atividade de manutenção, a prioridade, os registros históricos, etc.
Qualquer tipo de ordem de serviço deve responder todos os requisitos para realizar o trabalho e deve incluir os seguintes elementos:
- Os diversos tipos de requisitos operacionais do dia a dia da planta ou instalação.
- Necessita separar ou definir ordens de serviço de capital.
- Os requisitos regulatórios.
A ordem de serviço deve conter informações completas do contato da pessoa que gerou o documento, do cliente ou do representante de vendas da empresa, se for parte de um projeto. Além disso, deve incluir os detalhes do trabalho a ser executado, datas de referência e instruções de entrega. Essas ferramentas fornecem um registro das atividades comerciais que pode ser acessado para fins de planejamento orçamentário e em caso de processos judiciais.
O uso de um sistema de ordem de serviço facilita a programação da demanda de trabalho, a verificação das necessidades, o pedido de suprimentos e materiais no prazo e o rastreamento de todos os processos de produção e entrega. O agendamento eficiente melhora a contabilidade de custos e economiza o dinheiro da empresa.
Tipos de ordem de serviço
Há vários tipos de ordens de serviço de manutenção. Dependendo da organização, as ordens de serviço de manutenção geralmente se enquadram em uma das seguintes categorias:
Ordens de serviço geral
Uma ordem de serviço geral é qualquer tarefa de manutenção que não seja considerada manutenção preventiva, inspeção, emergência ou manutenção corretiva. Ordens de serviço gerais podem incluir tarefas como instalação de novos equipamentos, pintura de paredes ou limpeza de um depósito, por exemplo.
Manutenção preventiva
Uma ordem de serviço de manutenção preventiva é uma tarefa de manutenção de rotina programada e executada por um membro da equipe ou grupo de membros. A manutenção preventiva mantém o equipamento em seu estado atual e evita sua deterioração ou falha. As ordens de serviço preventivas definem os requisitos de recursos, instruções, listas de verificação e notas para cada tarefa e são essenciais para garantir que a tarefa de manutenção seja realizada em um período de tempo específico. A manutenção preventiva é feita em todos os elementos para os quais uma falha teria consequências graves.
Manutenção corretiva
A manutenção corretiva é realizada para identificar, isolar e retificar uma falha para que o equipamento, máquina ou sistema possa ser restaurado à sua condição original. Ao contrário de uma ordem de serviço de emergência, uma ordem de serviço de manutenção corretiva é planejada e programada porque uma falha foi identificada em tempo hábil. Portanto, uma ordem de serviço de manutenção corretiva pode consistir no reparo, restauração ou substituição do equipamento.
Inspeções
Uma ordem de trabalho de inspeção requer um técnico de manutenção para auditar ou inspecionar um ativo com base em um conjunto de parâmetros pré-estabelecidos. Durante uma inspeção, um técnico de manutenção pode identificar um problema e, em seguida, gerar uma nova ordem de serviço para corrigi-lo.
Emergência
Uma ordem de serviço de emergência deve ser criada quando ocorre uma falha não programada e um ativo precisa ser reparado imediatamente. Uma ordem de serviço de emergência é usada para registrar e monitorar qualquer trabalho reativo executado que não foi planejado com antecedência Uma vez finalizado o trabalho, o técnico de manutenção completará a ordem de serviço proporcionando toda a informação sobre o incidente: o porquê de sua ocorrência, o que foi feito a respeito e o que se deve fazer para evitar que se repita.
A evolução dos modelos de ordens de serviço
As primeiras ordens de serviço foram geradas manualmente. As ordens de serviço manual tinham três seções principais. No topo estavam os dados de identificação do equipamento e do problema; no meio, os dados de planejamento e, na parte inferior, os dados de execução da manutenção. Esta última parte pode ser subdividida em duas partes: dados para gerenciamento de equipamentos (resumo do serviço executado e comentários sobre o problema) e para gerenciamento de mão de obra (horas-homem consideradas e utilizadas).
No modelo a seguir, utilizado durante a fase de transição do controle manual para o sistema automatizado, apenas a última seção corresponde à identificação do equipamento. A duração da manutenção, perda de produção, uso de mão de obra e custos ainda são registrados, mas não recebem o mesmo tratamento nos dados de histórico. O formulário foi utilizado para criar um cartão perfurado, que continha 80 caracteres para processar, sendo os quatro primeiros reservados para identificação do documento.
A seguinte ordem de trabalho no processo evolutivo foi desenvolvida para o sistema de controle automatizado, com a produção de um cartão perfurado. Possuía um código de serviço de quatro caracteres, o primeiro para Evento (O), que indicava a origem da necessidade de intervenção no equipamento, o segundo para Ação (A), indicando o que foi feito pela equipe de manutenção, e o último dois para o Complemento (CPL) dessa ação. A melhor terminologia para esse código seria “código de ocorrência”, que indicaria intervenções por falhas ou defeitos. O termo “código de defeito” também foi usado para esse propósito.
A evolução do modelo de ordem de serviço, utilizado no sistema de controle automatizado de manutenção, gerou dois cartões perfurados e apresentou, em relação ao anterior, as seguintes particularidades:
- Um campo associado a um número consecutivo para correlacionar com duas ou mais ordens de serviço, quando a execução das atividades ultrapassa o período mínimo para processamento dos relatórios de gestão, que é definido como “horizonte”;
- O código de manutenção composto pelo código do equipamento associado ao componente, atividade e setor.
- O código de ocorrência composto por quatro células: Causa: que indica o motivo da ocorrência (falha ou defeito) no equipamento; Efeito: indica como a falha ou defeito foi encontrado; a Ação: que indica o ato associado ao serviço executado e o Complemento: que completa a mensagem da ação.
Modelo de ordem de serviço de manutenção preventiva emitida por computador de forma contínua
Com a implementação da ordem de serviço de manutenção preventiva, emitida através do computador, surgiu a ideia de utilizar a máquina para reprogramar atividades que não fossem executadas em um prazo aceitável. Esse trabalho de reprogramação automatizada fortaleceu o conceito de Classe.
Durante o desenvolvimento do projeto, o tempo de espera para o computador retornar as ordens de serviço foi determinado por cada atividade. Caso esse prazo superasse o estabelecido, acarretava o pagamento de uma taxa de não execução e, posteriormente, essa informação era armazenada em banco de dados para posterior registro no relatório de gestão de não conformidades.
Para reduzir ainda mais as responsabilidades burocráticas dos gerentes de manutenção e garantir que os serviços programados sejam executados de acordo com um padrão pré-estabelecido, a ordem de serviço emitida por computador também pode conter instruções de manutenção pré-impressas. Era necessário ter essas instruções escritas para evitar a proliferação desses documentos. Foi recomendado que o número de filas para cada atividade programada em cada componente não ultrapassasse trinta.
Modelo de ordem de serviço para atividades não programadas
Neste modelo, para utilizar os serviços de manutenção (denominado “cliente”), encontraremos as seguintes opções de avaliação: “totalmente executado”, “executado provisoriamente”, “reservado” e “não atendido”, como fator de medição da qualidade dos serviços de manutenção . Esse tipo de registro, que permitirá avaliar o gerenciamento de manutenção em relação às necessidades de produção, também pode ser incluído em ordens de serviço para atividades programadas.
Nos modelos de ordens de serviço para atividades programadas e não programadas, um código de barras criado digitalmente pode ser observado para facilitar a leitura em sistemas embarcados.
Para atividades diferentes da manutenção, que envolvem a mão de obra do pessoal de manutenção, as seguintes ordens de serviço podem ser usadas: a ordem de serviço de rota ou a ordem de serviço coletiva ou ordem de serviço para várias atividades.
Ordem de serviço de várias atividades ou “coletiva” ou “rota”
Uma vez que este formulário tem um “horizonte” mensal, para permitir que seus dados sejam processados e passem a fazer parte dos relatórios de gestão de custos e mão de obra, poderá receber um número de identificação mensal consecutivo, que servirá de referência para o seu registo, nos cartões de ponto dos executantes, para cálculo das horas-homem utilizadas neste tipo de actividade.
Conclusões
A programação eficiente melhora o uso eficaz de recursos e economiza dinheiro para a empresa. Para uma pequena empresa com apenas alguns clientes, a apresentação e administração de ordens de serviço pode não ser o maior problema a ser resolvido. Porém, para aquelas empresas que estão crescendo, a ordem de serviço pode ser muito útil para organizar tarefas e resultados.
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